Опись приказов по личному составу образец

Опись дел по личному составу – учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций. Она включает в себя:

наименование организации
номер фонда
индекс дела
заголовок дела
дата дела
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
личные дела;
карточки по учету личного состава;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Правила заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивается. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если в компании несколько архивных фондов, например, она хранит документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Номер дела по описи

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

Опись дел по личному составу

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 23,5 кб

Кадровая служба или бухгалтерия любого предприятия обязана вести учет кадров. Поэтому необходимо составлять опись дел по личному составу. Данная опись представляет собой документ, который содержит список всей документации по личным делам работников компании, имеющийся в архиве. В этом документе обязательно следует отображать такую информацию:

• название предприятия и его структурных подразделений;
• номера фондов и индексов дела;
• заголовки документации;
• даты их составления;
• число страниц в деле;
• дополнительные примечания.

Правила оформления описи дел по личному составу

Опись может составляться в структурном либо хронологическом порядке. В каждом конкретном подразделении существуют свои правила распределения документации в описи. Важным моментом является то, что правила деятельности архивов позволяют вносить изменения в описи заголовков дел, если они обнаружились дополнительно. В таких ситуациях номера документов отображаются с помощью литер или они вносятся в самый конец раздела за конкретный год.

В нижней части документа прописью и цифрами отображаются итоговые записи, в которых фиксируется общее число дел, а также первый и последний номер документации данной описи. Этот документ должны завизировать руководитель отдела кадров предприятия и начальник архива. При этом они в обязательном порядке должны расшифровать свои подписи.

Внутренняя опись документов личного дела: образец 2024

Статьи по теме

Кадровик любой организации не раз сталкивается с составлением описи дел по личному составу для дальнейшей передачи в архив. В какой форме вести документ? Каких ошибок стоит избегать? Читайте о порядке подготовки, скачайте образец

Для чего нужна опись

Для начала нужно отметить, что формирование личных дел обязательно лишь для госслужащих, а для всех прочих работников нет законодательных норм по этому вопросу. Однако, большинство компаний ведут личные дела персонала по той простой причине, что это удобно и значительно упрощает делопроизводство.

Обычно досье работника выглядит как папка, в которую подшиты копии его документов, представленных при трудоустройстве и образовавшиеся в процессе работы. На основании этих бумаг могут приниматься кадровые решения в отношении сотрудника, поэтому лучше, если состав личного дела будет максимально полным. А для упорядочивания и облегчения поиска сведений удобно составить внутреннюю опись документов личного дела. Это обычный лист с перечнем бумаг, содержащихся в папке. Его заводят одновременно с заведением самого дела, последующие документы фиксируются в хронологическом порядке.

Такой реестр может быть очень полезен при передаче папки в архив, когда требуется полный список передаваемых бумаг. Лицу, ответственному за хранение, следует со всей внимательностью оформлять такой документ, поскольку ему он может пригодиться в первую очередь.

Скачайте документы из статьи

К каким личным делам должна составляться опись

В этом вопросе ориентируемся на приложение к приказу Минкульта №526 от 31.03.2015 (п. 4.19), которое регламентирует полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков их хранения в архиве. Личные дела, хранящиеся более 10 лет, должны оформляться полно, что подразумевает составление описи.

«Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 (п. 3.6.3) поясняют, что частичное оформление дел подходит для папок временного хранения (до 10 лет) и систематизацию документов в них (т.е. составление внутренней описи) проводить не нужно. Однако, опытные кадровики советуют составить опись к каждому личному делу, даже если этого и не требует закон. Составление ее не представляет никакой сложности, а лишней она никогда не будет.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

Для начала нужно разобраться с тем, кто будет такой реестр составлять. Ответ на вопрос очевиден – тот человек, который ведет личные дела, кадровик, секретарь или сам директор. Важно, чтобы документ был понятен, достоверен и грамотно оформлен.

Удобнее всего вести учет в виде таблички с графами. Первыми записями будут документы (и их копии), полученные от гражданина в день его принятия на работу. Не стоит расписывать их реквизиты, достаточно означить лишь наименование.

В дальнейшем внутренняя опись документов личного дела будет постепенно пополняться новыми записями – копиями приказов, свидетельств о повышении квалификации и получении наград и т.п. Любая информация, которая относится к трудовой деятельности служащего и подтверждена документально, отражается в его личном деле и, соответственно, входит в реестр.

Каждый документ содержится в отдельном файле (листе), которые пронумерованы. Если по какой-то причине одна (или несколько) бумаг изымаются из папки, это необходимо зафиксировать. На место изъятого документа временно вкладывается другой, поясняющий, куда делся основной. Это может быть расписка, копия приказа, либо другой оправдательный документ. Также по возвращении бумаги об этом делается запись.

Как оформить опись документов личного дела

Нечасто встретишь внутреннюю опись, оформленную от руки с начерченной по линейке табличкой. Обычно форма реестра набирается на компьютере, распечатывается в нужном количестве экземпляров в формате А4. К делу подшивается один экземпляр, но, если служащему понадобится копия, кадровый отдел обязан ее предоставить.

Некоторые сотрудники имеют солидное портфолио, в таком случае перечень всех документов может не уместиться на одном листе. Ничего страшного в этом нет, не нужно переписывать, уменьшая шрифт, следует просто продолжить на втором и последующих листах, нумеруя при этом странички.

Хотя внутренняя опись личного дела в 2024 не всегда является обязательным документом, относиться к ее заполнению нужно внимательно, стараясь не допускать ошибок.

Если компания относится к категории госучреждений, то обязательна к использованию форма из прил. 27 к приказу № 526. Для прочих предприятий утвержденных форм не существует, но самым разумным решением станет применение уже готового бланка из вышеуказанного приказа. Если же руководство сочтет его неподходящим, то можно:

• составлять в вольной форме каждый раз по необходимости (что громоздко, неудобно и времязатратно);
• разработать и утвердить ЛНА собственный шаблон.
• Если бланк реестра составляется самостоятельно, следует учесть, что вверху нужно указать название предприятия, затем заголовок документа и ФИО служащего.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

• Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
• За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
• Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
• Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Табличка содержит графы:

• номер п/п;
• номер по внутреннему документообороту предприятия (если он имеется);
• дата;
• название документа (указать, оригинал или копия);
• номера листов;
• примечание (выдача и возврат, состояние документа).

Под таблицей есть такой реквизит, как количество листов. Понятно, что пока человек продолжает работать, и его личное дело может пополняться документами, эта строка не заполняется. Цифра проставляется при передаче дела в архив. Самой последней записью в описи будет автограф лица, ее заполнявшего, с указанием должности.

Что касается хранения перечня, то вопрос этот строго не регламентируется. Можно приклеить его к внутренней стороне обложки, но это затруднит продолжение реестра, если количество листов в нем окажется со временем более одного. Удобно держать опись в самом первом файле папки.

Передавая дело в архив, кадровик перечеркивает строки, оставшиеся незаполненными, во избежание внесения задним числом недостоверных сведений.

Формируем в дела приказы по личному составу

Обратите внимание!Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения

При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.

Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения: • 75 лет ЭПК ; • 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).

Следовательно, приказы по личному составу необходимо разделять как минимум на два массива и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела — 5 лет.

Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ № 1-к или № 5-лс.

Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ№ 1-о.

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.

При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.

В дела с приказами по личному составу не помещаются документы -основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы — основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

Формируем в дела личные карточки работников

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.

Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов — по алфавиту.

После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.

Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.

Статья написана по материалам сайтов: dogovor-obrazets.ru, www.pro-personal.ru, studfiles.net.

»