Проверка работы главного бухгалтера

Без правильного ведения бухгалтерии проблем с налоговой инспекцией, пенсионным фондом, ФСС и другими организациями не избежать. Если бухгалтер допускает оплошности в работе, неаккуратно ведет документацию или несвоевременно выполняет отчетность, это чревато штрафами и другими, более неприятными вещами.

Именно поэтому, лучше всего своевременно проверять работу главного бухгалтера, руководствуясь определенными правилами.

Основные способы проверки работы бухгалтера

Итак, как проверить главного бухгалтера? Существует несколько способов убедиться в том, что бухгалтерия ведется правильно или, напротив, бухгалтер допускает ошибки и неточности. Вот основные из них:

• Проверка своевременной сдачи необходимых деклараций. В наши дни, как правило, все отчеты сдаются в электронном виде, поэтому и квитанции, подтверждающие отчетность обычно хранятся в электронном архиве. Чтобы проверить работу бухгалтера, нужно обязательно убедиться в наличие квитанций и проверить даты их выдачи.
• Проведение экспресс проверки. Для этого нужно воспользоваться программой «1С:Бухгалтерия», выбрав в графе «Отчеты» пункт «Экспресс-проверка» и указать период, за который нужно проверить работу бухгалтера.
• Получение справки в ИФНС. В такой справке должно быть указано состояние расчетов с бюджетом за необходимый период времени.
• Проверка наличия документов с крупными поставщиками. Все документы должны обязательно иметь подписи двух сторон и печати.
• Проверка остатка на складах. Если реальные данные и данные в документах, фиксирующих остатки, расходятся, значит, имеет место плохо поставленный учет или же обычное хищение.

При проверке документации особо пристальное внимание следует уделить «странным» контрагентам и старым долгам. Почему стоит это сделать? Дело в том, что чем старше долги, тем сложнее затребовать финансовые средства назад. Также может случиться так, что долг погашен, а в документах это не отображено.

Что касается проверки контрагентов, то здесь, опять же, на помощь придет программа «1С:Бухгалтерия». Нужно просто зайти в раздел «руководителю» и сформировать отчет о задолженностях поставщиков и покупателей. Все выделенные недостатки являются веским поводом к проведению более детальной проверки.

Где заказать проверку деятельности бухгалтера

Даже зная, как проверить работу бухгалтера, многие руководители желают перестраховаться и доверяют эту работу профессионалам. Такой подход вполне оправдан. Квалифицированный специалист не только выявит малейшие недочеты в работе бухгалтера, но и поможет устранить их в сжатые сроки.

Оставьте онлайн заявку

«Главбух Партнер» — бухгалтерские услуги в Москве, Московской области, Красногорске.

Адрес: м. Тушинская, Офисный центр «Эдельвейс» г. Москва, Волоколамский пр., 4к1, офис 5

Как руководителю контролировать своего бухгалтера

Бухгалтер – это один из ключевых сотрудников в любой компании. Если рядовой специалист допустит ошибку, могут возникнуть проблемы с партнерами или покупателями. Однако если ошибку допустит бухгалтер, возникнут претензии со стороны контролирующих органов. Это может привести к наложению административной и даже уголовной ответственности и даже к закрытию фирмы. По этой причине работу бухгалтера нужно контролировать. Для этого используется аудит, однако это затратное мероприятие, а потому актуально оно не во всех случаях.

Способы контроля деятельности бухгалтера

Частая причина действительно серьезных кризисов в компании – безграничное доверие руководителя к бухгалтеру. Даже если оно основывается на рекомендациях знакомых, это не является панацеей. Мнение других людей может быть необъективным. Иногда руководитель контролирует часть бухгалтерских дел, но и в этом случае он видит только часть картины. Возможен ли эффективный контроль деятельности бухгалтера? Да, и в этом помогут следующие инструменты.

Проверка статуса расчетов с партнерами

Руководителю нужно удостовериться в том, что бухгалтер фиксирует все поступления, траты и выплаты. Они должны быть зарегистрированы и правильно отражены. Все выплаты при качественной работе осуществляются в полном объеме и вовремя. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.

Руководитель должен следить за долгами контрагентов.

Нужно создать отчет о долгах в программе «1С» в разделе «Руководителю». Таким образом можно получать сведения о взаиморасчетах на протяжении отчетного периода, изменении размера долга.

Нужно также отслеживать состояние отработанных и неиспользованных авансов. Для экономии времени следует выборочно проверять «первичку». Если обнаружатся ошибки, проводится расширенная проверка. Также, для того чтобы сэкономить время, управленец должен знать, на что именно обращать внимание. Первоочередные детали – это старые задолженности, а также контрагенты, вызывающие вопросы.

Через «1С» можно проверить партнеров. В частности, проверяется актуальность КПП. Если он недействителен, это обозначает процесс ликвидации компании. Если размещены бумаги, по которым есть вопросы, они будут выделены красным. Подобное выделение обозначает процесс реорганизации компании-контрагента или неверное указание реквизитов. Также компания может не состоять в реестре налоговой. Для чего нужна такая проверка? Если у фирмы есть платежи в адрес недействующего партнера, при направлении декларации по НДС придет требование о проверке операций. Если ничего не будет проверено, компании выписывается штраф.

Контроль над движением средств по расчетному счету

Руководитель должен удостовериться в том, что отсутствуют сомнительные платежи. Они возможны тогда, когда ключ первой подписи, для экономии времени, передан бухгалтеру. Сомнения платеж вызывает в том случае, если он отправлен по неясному каналу. Передача ключа бухгалтеру иногда приводит к курьезным ситуациям. Самый яркий пример – перевод средств со счета фирмы на счет самого бухгалтера, обоснованный тем, что специалист мало получает.

На завершение отчетного времени требуется проверить в «1С» остаток по счету. Важно, чтобы все показатели сходили. Важно это потому, что налоговая может запрашивать информацию о движении средств по счету прямо у банковского учреждения. Если банк не предоставит запрашиваемые сведения, он понесет ответственность на основании пункта 2 статьи 86 НК РФ. Руководителя также может заинтересовать поступление средств, приход которых не ожидался.

ВАЖНО! Не всегда сторонние поступления – это хорошо. Иногда они могут свидетельствовать о махинациях со стороны руководителя.

Проверка кассового аппарата

Для того чтобы проверить кассовый аппарат, нужно взять в бухгалтерском отделе кассовую книгу. Существенным недочетом является образование «минуса» в кассе, поэтому его нельзя допускать. Если кассовый разрыв погашается за счет личных средств руководителя, должен быть оформлен договор займа. Отсутствие его считается существенным недочетом.

Проверка склада

Склад нужно сверять с учетными данными. Ведением оборотов может заниматься исключительно бухгалтер, однако остатки ценностей обязательно проверяются руководством. Насторожить должны отрицательные остатки. Распространенные ошибки: материалы приобретаются и не списываются или списываются не полностью.

Контроль соблюдения законодательства

Для изучения законов о бухучете нужно много времени. Однако можно пойти более простым путем. Обнаружить нормативные недочеты можно с помощью самой программы «1С». Технические ошибки обнаруживаются посредством экспресс-проверки. Находится она в разделе «Отчеты». Также программа позволяет обнаружить счета с отрицательными остатками. Она сообщает о нарушении лимитов. Еще одно направление автоматической проверки – правильная последовательность кассовых ордеров.

Контроль денег

Для обеспечения контроля над средствами нужно регламентировать процесс снятия и перевода денег. В частности, нужно установить необходимость проставления подписи руководителя при любых операциях со средствами. Если счет подсоединен к клиент-банку, имеет смысл ввести систему подтверждения, предполагающую два шага: первый ключ принадлежит бухгалтеру, а второй – руководителю. При формировании платежа подпись сначала ставит бухгалтер, а потом – руководитель. Ключи находятся на флешке. Нужно следить за ее сохранностью.

К СВЕДЕНИЮ! Некоторые банковские учреждения предлагают дополнительную услугу – подтверждение всех операций руководителем с помощью смс-пароля. Такая форма подтверждения займет минимум времени. Если расчеты ведутся по корпоративной карте, имеет смысл установить по ней лимит расходования.

Контроль отчетности

Отчетность сдается в установленные сроки. В обратном случае на компанию будет наложена ответственность. Кроме того, фирма будет поставлена на особый учет налоговой. Распространенная практика нерадивых бухгалтеров – подача неполной отчетности с последующим направлением уточняющего документа. Актуально это в том случае, если бухгалтер не успевает сдать полную отчетность своевременно. Подобные действия не предполагают наложение штрафов, однако налоговая будет особенно внимательна к фирмам, применяющим такую практику.

Для предотвращения негативных ситуаций руководитель должен проверять отчетность. Отправляется этот документ только после того, как на нем проставлена подпись управленца.

Контроль налогообложения

Для проверки правильности ведения налогового аспекта нужно наладить работу в компании таким образом, чтобы сведения о начисленных налогах предоставлялись руководителю своевременно. Желательно, чтобы они были предоставлены за 2-3 недели до сдачи документации в налоговую. Ежегодно производится сверка взаиморасчетов с налоговой.

Как контролировать бухгалтера

если вы не бухгалтер

Бухгалтер обманывает

Не каждый, не всех и не всегда, но это слабенькая гарантия для тех, кто доверяет бухгалтеру деньги.

Обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник. А кто не обманывает, может честно ошибиться в расчетах и
заработать санкции налоговой.Что еще хуже — работа бухгалтера для многих кажется темным лесом, отчего проверять ее
кажется запредельно сложной задачей. На самом деле нет. Наш читатель и бухгалтер Елена Глоткина подготовила советы
для руководителей компаний, которые хотят быть уверенными в своем бухгалтере.

Контроль денег

Чтобы контролировать деньги, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода. Сделайте так, чтобы без подписи
руководителя деньги не уходили.

Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухшаговая система подтверждения платежей. Один
из вариантов — два ключа с подписями: один у бухгалтера, второй у руководителя. Бухгалтер создает платеж
и подписывает своей подписью, а руководитель проверяет и подписывает платежи своим ключом.

В такой ситуации я не рекомендую подписывать документы целым списком. Лучше потратить немного времени, но открыть
каждую платежку и увидеть, куда, кому и за что отправляется платеж. Да, это займет больше времени. И, да, это
обезопасит ваш расчетный счет.

В некоторых системах платежи создаются без ключа с подписью (по логину и паролю), но «уйдут» только при наличии
электронной подписи руководителя. Ключ подписи хранится на флешке. Не оставляйте флешку на постоянное место
жительство в бухгалтерском компьютере.

НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ ФЛЕШКУ НА ПОСТОЯННОЕ МЕСТО ЖИТЕЛЬСТВО В БУХГАЛТЕРСКОМ КОМПЬЮТЕРЕ

В некоторых системах перед платежом руководителю приходит смс-пароль, после ввода которого банк исполняет платеж.
Узнайте в своем банке, оказывают ли они такую услугу.

Если речь о наличных деньгах, которые снимаются по чековой книжке, то здесь рекомендация такая: не держите чековую
книжку с заранее подписанными листами.

Если в компании есть корпоративная карта, к ней следует подключить лимит расходования. Можно также попробовать
защитить ее смс-паролем, но в большинстве банков это работает только для интернет-платежей.

Контроль отчетности

Все знают: отчетность должна быть сдана в сроки, установленные законодательством. Иначе будут штрафы и повышенное
внимание налоговой со всеми вытекающими последствиями.

Но не все знают, что некоторые бухгалтера сначала сдают абы-какую декларацию (главное — вовремя) а потом отправляют
«уточненку» — правильную декларацию, но уже после срока сдачи отчетности. И все бы ничего, ведь за это не штрафуют,
но зато из-за такой самодеятельности организация может попасть на карандаш налоговой. Удачи на проверке.

ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД

Самостоятельно подписывайте отчетность, даже электронную.

Имейте перед глазами календарь подготовки и сдачи отчетности с утвержденными сроками.
Сверяйтесь с ним, когда подписываете отчетность.

Отмечайте в календаре, что и когда сдано. Так и вы увидите общую картину, и бухгалтер
поймет, что вы контролируете процесс. Поручите бухгалтеру составить календарь на год вперед.

Контроль налогов

Если при слове «налоги» вы подумали «минимизация» (то есть, конечно, «оптимизация»), вы не одиноки. Это разумно.
Но пусть минимизацией занимается не тот, кто ведет учет. Это отдельная и сложная тема.

Начнем с более простых вещей. В налогах ваша первая задача — выстроить процессы так, чтобы налоги
оплачивались:

вовремя — чтобы не платить потом пени;

без ошибок в платежных документах — иначе будет считаться, что налог не оплачен.

Для этого закрепите в обязанностях бухгалтера своевременное предоставление информации о начисленных налогах
(сроки поставьте на пару недель раньше предусмотренных законодательством, если для оплаты нужно аккумулировать
средства на счете). Раз в год давайте задание сверять взаиморасчеты с налоговой. Отчет на стол.

Как работать с бухгалтером

Цель всех этих действий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно
снижает шанс обмана. Вы удивитесь, как мало предпринимателей готовы в вникать в работу бухгалтера, а ведь это
элементарные правила финансовой безопасности.

Не стесняйтесь своей некомпетентности и задавайте много вопросов. Вы не должны разбираться
во всем, для этого и существуют профессионалы.

Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера. Приглашать аудитора часто бывает излишним,
но не отказывайтесь от этой идеи окончательно. В проверке нет ничего постыдного.

Договоритесь об ответственности со стороны исполнителя за его ошибки, из-за которых
организация несет потери. Пропишите в договоре штрафы бухгалтера за штрафы налоговой.

НЕ СТЕСНЯЙТЕСЬ СВОЕЙ НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ И ЗАДАВАЙТЕ МНОГО ВОПРОСОВ

Материал для этого выпуска рассылки подготовила Елена Глоткина: читатель рассылки и руководитель
бухгалтерской компании «7бизнес».

Елена помогает наладить работу бухгалтера в компании, найти правильного стороннего бухгалтера
и проконтролировать его работу. Бухгалтерам Елена помогает работать эффективнее и зарабатывать больше.

Как проверить бухгалтера

Ни на чем не основанное доверие бухгалтеру – это распространенная причина, почему руководитель компании может потерпеть крах после прихода налоговой инспекции. Нужно доверять, но и периодические устраивать проверки было бы неплохо.

Экспресс-проверка качества работы бухгалтера

Не стоит контролировать всю работу бухгалтера и ежедневно проверять документацию. Стоит только периодично уделять время сверке документов.

Как проверить бухгалтера: заглянем в отчетность?

Чтобы узнать, вкладывается ли бухгалтер в сроки с отправкой отчетности, руководителю следует изучить соответствующую папку. То есть проверить:

• Есть ли на отчете штамп о сдаче, подпись принявшего лица и указана ли дата совершения передачи.
• Наличие квитанций №1, №2, которые бы подтверждали принятие отчета в электронном виде.
• Находится ли в папке квитанция об оплате почтовых услуг для отправки отчета. Проверьте дату.

Предварительно разузнайте у бухгалтера, в какие сроки какие отчеты должны быть отправлены в соответствующие службы. Дальше несложно сравнить дату на печатях отчетов, наличие/отсутствие квитанций. Если все совпадает, тогда нет повода переживать о дальнейшем начислении штрафов.

Компанией интересуются внепланово: действия бухгалтера

Еще один способ, как проверить главного бухгалтера, узнать справляется ли он с внеплановыми проверками. Для этого руководителю следует ознакомиться с корреспонденцией. Просмотреть входящие письма от контролирующих органов и узнать были ли даны на них ответы. Без ответа оставлять подобного рода запросы – грубое нарушение.

Проверка учета налога на добавленную стоимость

Аудиторы советуют, как правильно проверить бухгалтера, и один из пунктов – узнать контролирует ли сотрудник учет НДС. Если руководитель попросит объяснить сумму НДС, бухгалтер должен аргументировано это сделать. Если же обоснованного ответа нет, вам понадобится изучить расшифровку налогового кредита и налоговые накладные на сумму заявленного в отчете налогового кредита. Отсутствие накладных – первый тревожный звонок к получению штрафных санкций.

Проверка учета товара

Руководителю это несложно сделать самостоятельно. Стоит только на примере 1С открыть бухгалтерскую базу, выбрать в меню «Отчеты» «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», указываете период и счет 28 (товары). Таблицу взаиморасчетов с поставщиками сверьте с движением товара по сданному балансу. Стоит немедленно проводить инвентаризацию, при каких либо расхождениях: учет на уже реализованные товары, неоформленные отгрузки. Это означает, что бухгалтер плохо контролирует товар.

Самому не справиться? Зовем специалистов!

Не каждый руководитель сумеет разобраться во всех бумагах, связанных с имуществом компании, и ее обязательствах. Тогда нужно учитывать, что все проанализировать могут:

• Консалтинговая и аудиторская компании. Аудитор, налоговик и юрист – специалисты, которые помогут проверить работу бухгалтера. Услуги такой команды стоят немало и оценку проводят несколько недель.
• Проверяет работу бухгалтера и частный аудитор. Его услуги стоят дешевле, но главное здесь – найти хорошего специалиста.
• Бухгалтер аналогичной компании с большим опытом работы и видимыми заслугами.

Все эти варианты помогут все тщательно проанализировать, но также вы рискуете потерять доверие вашего бухгалтера. Его может уязвить подобного рода проверка. Если для вас ценно мнение сотрудника, тогда осуществите проверку бухгалтерского учета тайно. Некоторые компании предоставляют услуги подобного рода.

Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, megaplan.ru, xn—-7sbb1bgkgzlll.xn--p1ai.

»