Шаблон гарантийного письма на оплату
Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.
При взаимодействии компании между собой, а также с частными лицами нередко возникает необходимость составить гарантийное письмо, образец опубликован в нашей статье. В законодательстве отсутствуют конкретные требования к такому документу, поэтому каждая фирма вправе сама выбирать ту или иную форму. О том, как правильно его составить, а также реальные примеры написания – далее.
Что должно содержать гарантийное письмо
Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:
- от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
- реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
- дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
- суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
- должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
- печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
- если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.
Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.
Содержание
- Форма гарантийного письма
- Как вручить гарантийное письмо?
- Скачать образец гарантийное письмо
- Образец заполнения и бланк гарантийного письма на ремонт
- Образец заполнения и бланк гарантийного письма в банк
- Образец заполнения и бланк гарантийного письма на оборудование
- Образец заполнения и бланк гарантийного письма в налоговую
- Пример гарантийного письма об оплате
- Правила составления и оформления
- Гарантийное пиcьмo нa юpидичecкий aдpec
- Правильное оформление гарантийного письма по оплате: образец написания для скачивания
- Определение
- Цель составления
- Правила написания
- Вариант оформления
- Кому и как отправляется оно?
- Когда необходим документ на английском языке?
Форма гарантийного письма
Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).
Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.
Гарантийное письмо – как написать?
Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.
В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.
Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.
Как вручить гарантийное письмо?
Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами: лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации; через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении; факсом; по электронной почте. Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).
Скачать образец гарантийное письмо
Образец заполнения и бланк гарантийного письма на ремонт
Образец заполнения и бланк гарантийного письма в банк
Бланк письма от юридического лица:
Образец заполнения и бланк гарантийного письма на оборудование
Образец заполнения и бланк гарантийного письма в налоговую
Налоговые органы часто при регистрации ООО требуют от начальника фирмы гарантийное письмо, которое бы подтвердило, что у компании есть юридический адрес. Такой документ должен написать собственник, предоставляемый организации помещение.
Бланк гарантийного письма:
Пример гарантийного письма об оплате
Директору ООО «Гарант»
Иванову Игорю Викторовичу
от Петрова Владимира Ивановича,
проживающего по адресу:
г. Ульяновск, ул. Ленина, д. 1 кв. 1.
Правила составления и оформления
Вне зависимости от конкретного образца, при составлении желательно исходил из следующих правил:
- Стиль изложения только официально деловой.
- Объем не более 1-2 печатных страниц
- В тексте нежелательно употреблять сложные синтаксические конструкции, которые затрудняют восприятие.
- Недопустимы любые грамматические ошибки.
- Поскольку письмо должно гарантировать определенные действия, которые намерена выполнить сторона, то прописывать их следует отдельным абзацем и выделять разными средствами (курсивом, полужирным или более крупным шрифтом).
- Сам текст обещания должен быть предельно конкретным – например: «Ручаемся внести оплату за услугу подключения к сети Интернет в соответствии с договором возмездного оказания услуг от 22.05.2014 г. в срок не позднее 30.11.2017 года» (а не в ноябре этого года).
Важно усилить свое ручательство, подкрепив ее соответствующими документальными подтверждениями, если это возможно.
Всегда составляется в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись генерального директора и синяя печать. Один экземпляр остается на хранении у отправителя и регистрируется в журнале учета документооборота.
Гарантийное пиcьмo нa юpидичecкий aдpec
Для пepвичнoй гocyдapcтвeннoй peгиcтpaции кoмпaнии, либо пpи «пepeeздe» yжe дeйcтвyющeй, cpeди кoмплeктa дoкyмeнтoв, пoдaвaeмых в peгopгaн, дoлжнo быть гapaнтийнoe пиcьмo oт coбcтвeнникa юpидичecкoгo aдpeca. Oбpaзeц дaннoгo пиcьмa бyдeт выглядеть пpимepнo тaк:
OГPН _____________ИНН/KПП_______________ Aдpec: г. Mocквa, yл. Элeктpoзaвoдcкaя, д. 45, кopп. 2, oфиc 15/5
Нacтoящим OOO «Poмaшкa» в лицe Диpeктopa Cepгeeвa Mихaилa Mихaйлoвичa, гapaнтиpyeт пpeдocтaвить нeжилoe пoмeщeниe пo aдpecy:
Г. Mocквa, Пpoeктиpyeмый пpoeзд 5678, дoм 56, cтpoeниe 5, oфиc 67.
в кaчecтвe aдpeca мecтa нaхoждeния и нaхoждeния eдинoличнoгo иcпoлнитeльнoгo opгaнa, для цeлeй гocyдapcтвeннoй peгиcтpaции oбщecтвy c oгpaничeннoй oтвeтcтвeннocтью «Вyлкaн».
Правильное оформление гарантийного письма по оплате: образец написания для скачивания
Деловая переписка может содержать важные элементы и сопровождаться различными документами.
Одним из документов, участвующих в переговорах, является гарантийное письмо на оплату, которое незаменимо в товарно-денежных отношениях и операциях.
Что представляет собою этот важный документ и как верно его составить, рассмотрим подробно в этой статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Определение
Одним из способов для подтверждения оплаты (или погашения с графиком платежей) за оказание каких-либо услуг(например оплата по счету электроэнергии ), отгрузку товара, а также выполнения работ являются гарантийные письма на оплату. Их составляют и направляют необходимым получателям (это могут быть частные лица, а также компании и т. д.).
Часто такие письма направляют в случае, когда договориться на словах является невозможным, или есть сомнения в невыполнении обязательств по оплате.
Гарантийные письма на оплату не относятся к коммерческим документам (как и другие виды писем о гарантии). Их часто используют в предпринимательстве и бизнесе, но установленные правила и нормы по их оформлению и использованию в законодательстве РФ отсутствуют. Поэтому в служебной переписке руководствуются основами делопроизводства. Лучше всего стараться ясно и максимально точно формулировать и излагать намерения любой из сторон.
Цель составления
А вот письма о гарантии на оплату составляются и направляются в соответствующие компании (с которыми непосредственно ведётся сотрудничество) с целью напоминания и предостережения от неуплаты оказанных услуг, товаров и во избежание накопления задолженности, а также в качестве информирования о уже накопившемся долге. Гарантийное письмо может быть отправлено:
- чтобы подтвердить просроченный платёж;
- в качестве подтверждения оплаты за отгруженные товары, оказанные услуги;
- целью может быть намерение о взаимовыгодном сотрудничестве, связанном с товарно-денежным оборотом (если соглашение ещё не подписано).
Хотя такие документы не имеют юридической силы, на сегодняшний день уже существует судебная практика с их использованием. Более того, если письмо оформить на уровне условий договора и его силы, то такой документ сменит юридический статус.
Такой документ очень распространён и даёт гарантию того, что компания (или частное лицо) погасит задолженность, или оплатит какой-либо счёт за оказанные услуги, выполненные работы, отгруженные товары и т. д. (образец гарантийного письма об оплате товара найдете тут).
Правила написания
Главной отличительной особенностью такого письма является его визирование, которое происходит не только управляющим компании (директором, руководителем или гендиректором), но и вторым уполномоченным сотрудником, в качестве которого может выступать финансовый руководитель или главный бухгалтер. В крупных компаниях эту роль может выполнять финансовый менеджер, а также другие назначенные лица.
Гарантийные письма на оплату могут использовать как физические, так и юридические лица. К правилам оформления можно отнести:
оформление документа на бланке, утверждённом компанией; указание корректных данных (даты, порядкового номера по журналу корреспонденции, адреса компании-должника);
Для чего нужно и как составить гарантийное письмо об оплате мы более подробно рассказываем в отдельном материале.
Вариант оформления
- Берём фирменный бланк или форму (сформированную компанией), пишем название документа посередине и ставим текущую дату, порядковый номер (его можно увидеть в журнале исходящей корреспонденции), адресат – это компания, которой мы должны произвести оплату.
- В теле указываем следующие моменты:
- сумму, которую необходимо оплатить;
- основание для выплаты (документ с реквизитами – соглашение, счёт-фактура, акт или иные);
- сроки внесения оплаты или задолженности;
- реквизиты организации в банке (должника, плательщика);
- описание штрафов и их размеров в случае невыполненных обязательств по внесению оплаты (в большинстве случаев этот пункт отсутствует, так как такое условие не в интересах компаний-должников).
- Подписываем документ, ставим оттиск печати и несём на визирование второму уполномоченному лицу. Итак, гарантийное письмо готово.
Шаблон гарантийного письма
ООО «Народные промыслы»
№39 11 февраля 2017 года
Просим вас оказать услуги по ремонту оборудования по договору №546 от 25.05.2016 года
Оплата будет произведена в срок до 25 февраля 2017 года.
В случае неуплаты в оговоренный срок будет наложен штраф в размере 2,5% от общей суммы долга за каждый календарный день.
Реквизиты в банке:
ПАО «Бинбанк»
Управляющий ООО «Крит»
Мостаков Илья Петрович подпись
Финансовый директор Морж Пётр Ильич подпись
Оттиск печати организации
Подробную инструкцию по составлению гарантийного письма и его образец найдете тут.
Кому и как отправляется оно?
Письмо может быть передано:
- запросом по факсу или направлено на электронную почту;
- через курьера сторонних организаций (курьерской службой);
- направлено в виде заказного письма через почту России.
Когда необходим документ на английском языке?
Если компания сотрудничает с иностранными организациями, то в таком случае, соответственно, и текст письма должно быть оформлено на этом языке. Поскольку английский язык признан международным, то чаще всего используют именно его.
Подводя итоги, можно отметить, что гарантийные письма на оплату являются одним из важных документов в деловых отношениях, поэтому следует серьёзно подходить к их оформлению. Написание и составление такого рода документов – процесс несложный. Важно знать правила и особенности, а также уметь применять их на практике. Материал этой статьи поможет грамотно оформить гарантийное письмо на оплату, и вопросов возникнуть не должно.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Статья написана по материалам сайтов: 101million.com.
»
Загрузка...