Номенклатура дел кадровой службы образец

Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 1

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье.

Состав кадровой документации

Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003). Разделы 7 и 8 («Трудовые отношения», «Кадровое обеспечение») могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.

Все документы условно можно разделить на несколько групп:

1. Локальные нормативные акты:

— коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ;

— правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ);

2. Организационные документы:

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления;

— журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Кроме того, ст. 79 ТК РФ указывает, что, если заключен срочный трудовой договор, о его прекращении работодатель должен уведомить работника не менее чем за три календарных дня до увольнения. При отсутствии такого уведомления условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ). Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал;

— журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов;

— штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Хотя законом не установлены нормы, обязывающие работодателя оформлять штатное расписание, оно важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы;

— график отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ;

— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Установленная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) форма N Т-12 распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений. В последних используется форма, установленная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (ред. от 03.07.2009);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ;

— журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

— трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Напомним: ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя. Нормативные правовые акты могут предусматривать особенности заключения трудовых договоров. Например, Приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н утверждены Рекомендации по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерная форма; порядок заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий установлен Постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 (ред. от 11.03.2008). С работниками прокуратуры, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, а также осуществляющими профессиональную деятельность по профессии рабочего, трудовые договоры заключаются по формам, установленным Приказом Генпрокуратуры России от 26.11.2008 N 242 «Об утверждении форм трудового договора и соглашений об изменении условий трудового договора»;

— приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т. д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные;

— документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение). Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях. Однако ведомственными правовыми актами могут быть установлены иные формы. Например, Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации» (ред. от 09.12.2008) предусмотрены и иные виды документов, обязательные для оформления при направлении сотрудников в командировку;

— личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС). Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником;

— трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225;

— прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

Конечно, это далеко не полный перечень. В различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.

Понятие номенклатуры дел

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а в архиве организации — для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Пунктом 3.4.4 Правил установлены три вида номенклатур:

1. Типовая — устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Например, Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена Судебным департаментом при ВС РФ 30.12.2008.

2. Примерная — устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Носит рекомендательный характер. В качестве примера можно привести:

— Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988 N 41 «О документации детских дошкольных учреждений», содержащий Примерную номенклатуру дел детского дошкольного учреждения и Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел детских дошкольных учреждений;

— Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденные Минобразованием России 11.05.1999.

3. Индивидуальная — устанавливает состав дел конкретной организации, формируется на основе типовой и примерной номенклатур дел.

Как правило, номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении организации, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации. Мы особое внимание уделим порядку составления номенклатуры дел кадровой службы.

Работу по составлению номенклатуры дел рекомендуется поручить службе документационного обеспечения управления организации совместно с архивом. Форма сводной номенклатуры дел утверждена в Приложении 7 к Правилам. Приведем образец данной формы и пример заполнения, используя выдержку из Примерной номенклатуры дел театра, утвержденной протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от 19.12.2003 N 14 (далее — Примерная номенклатура дел театра).

Индекс│ Заголовок дела │ Кол-во│Срок хранения│ Примечание

дела │ │ед. хр.│ и N статьи │

01-01 │Устав, свидетельство о │ │Пост. │

│государственной регистрации │ │13А, 15 ПТД │

01-02 │Свидетельство о постановке │ │5 л.* │*После

│юридического лица (театра) на │ │169 ПТД │снятия с

│учет в налоговом органе │ │ │учета

01-03 │Инструкции, методические │ │3 г.* │*После

│указания и рекомендации │ │10Б ПТД │замены

│Министерства культуры России, │ │ │новыми

06. Работа с кадрами

06-01 │Персональные должностные │ │75 л. ЭПК │*Включаются

│инструкции работников театра │ │Реш. ЦЭПК от │в состав

│ │ │27.10.2003 │личных дел

06-02 │Типовые должностные инструкции │ │3 г.* │*После

06-03 │Инструкции, методические │ │3 г.* │*После

│указания о работе с кадрами │ │10Б ПТД │замены

06-04 │Приказы директора театра по │ │75 л. ЭПК │

│личному составу │ │6Б ПТД │

Из п. 3.4.6 Правил следует, что номенклатура дел организации составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год. В конце каждого года номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением, уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Индивидуальная номенклатура дел составляется на основе типовой и примерной номенклатур дел путем перенесения предусмотренных ими заголовков дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированных с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

При составлении номенклатуры дел вначале определяют список документов, образующихся в деятельности организации, путем изучения состава и содержания имеющихся в организации документов. Учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел (п. 3.4.7 Правил).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации, нашедшая отражение в штатном расписании. Разделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) (п. 3.4.8 Правил). Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел учебного заведения можно установить следующие разделы: дирекция, учебная работа, учебно-воспитательная работа, производственная практика и др.

Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел отдельных подразделений. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации определена в Приложении 8 к Правилам. Она должна быть подписана руководителем соответствующего подразделения. Ниже приведем образец заполнения формы номенклатуры дел структурного подразделения организации, руководствуясь Примерной номенклатурой дел театра.

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

• Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
• Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть — структурное подразделение. Вторая часть — порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Далее следуют:

1. Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте — документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
2. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
3. Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
4. Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2018 — 2024 годы

Что такое номенклатура, ее функции, виды

Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения.

Основными нормативными источниками, регулирующими порядок ее ведения, являются:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
3. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
4. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов…», утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее Правила хранения документов).

Ее основными функциями являются:

• упрощенный поиск, размещение бумаг по папкам;
• наличие индексации имеющихся материалов;
• установление периодов хранения;
• учет документов со сроком хранения менее 10 лет;
• упрощенное составление описей дел с большим временем сохранности (свыше 10 лет);
• составление актов организации на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Различают 3 вида номенклатур:

1. Типовую — утверждаемую и обязательную для применения на однотипных предприятиях.
2. Примерную — носящую рекомендательный характер для определенных организаций.
3. Индивидуальную — создаваемую и утверждаемую в конкретной компании. Этот вид принято делить на 2 подвида:
   • для определенного подразделения;
   • сводную, которая формируется по всей компании на основании номенклатур подразделений.

Для чего нужна номенклатура

Одной из основных задач сотрудника кадровой службы является сохранение кадровых бумаг (приказов о приеме на работу, увольнении, отпусках и т. д). Разобраться с этим вопросом поможет оформление номенклатуры дел. А значит, ее основное назначение — обеспечение сохранности документации.

Для того чтобы определить период хранения дел, необходимо для начала их классифицировать.

Сроки хранения дел регламентируют:

• Правила хранения документов;
• постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
• «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Следующей задачей работника кадровой службы является проведение экспертизы на предмет ценности документов, по результатам которой их можно подразделить на следующие виды:

• подлежащие сохранению длительный период;
• подлежащие хранению определенное время, по истечении которого они могут быть утилизированы;
• подлежащие передаче на уничтожение вследствие истечения срока их хранения.

Успешно справиться с поставленными задачами поможет составление номенклатуры дел, в которой отражаются:

• список документации, с которой работают сотрудники всей организации, подлежащей хранению определенное время;
• срок ее сохранения.

Требования к составлению

Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:

1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
   • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
   • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
   • от степени их важности;
   • необходимого периода хранения.

На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:

• 1-й хранится в отделе делопроизводства;
• 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
• 3-й хранит архив компании;
• 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив.

Особенности номенклатуры дел кадровой службы

Каждое предприятие ведет учет кадровых бумаг исходя из своей личной практики.

Однако среди работников кадровой службы сложилось несколько правил, которые помогут значительно упростить работу, а также заполнение номенклатуры:

1. Трудовые соглашения допустимо хранить как отдельно, так и в составе личных дел. В 1-м случае информация вносится отдельной строкой в номенклатуру под наименованием «Трудовые договоры», во 2-м сведения вносятся под названием «Личные дела».
2. Учет дополнительных соглашений отдельно не ведется, так как они являются неотъемлемой частью договора.
3. На предприятиях с большой численностью работников допустимо систематизировать трудовые договоры по фамилиям согласно алфавиту.
4. Договоры уволенных лиц подлежат изъятию из дела. Из них формируется новый альбом с недействующими договорами.
5. Личные карточки являются основным учетным документом, поэтому подлежат хранению отдельно. Соответственно, и в номенклатуру их следует вносить в виде отдельного массива.
6. Личные карточки уволенных лиц также подлежат перемещению в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
7. Распоряжения по личному составу должны распределяться строго в зависимости от срока их хранения: 75 или 5 лет.
8. Штатное расписание, а также все его изменения удобнее всего выделять в отдельный комплекс, но при этом стоит понимать, что в этом комплексе будет учитываться его копия (штатное расписание является приложением к приказу по основной деятельности, а значит, его оригинал должен храниться, учитываться в этом массиве номенклатуры).

Структура номенклатуры

Типовая форма этого документа утверждена в Основных правилах работы архивов организаций (приложения 7, 8), согласно которым она обязательна для применения на предприятиях вне зависимости от их формы собственности.

Ее структура состоит из следующих граф:

1. В графе 1 указываются индексы дел, отражающие информацию:

• о номере, присвоенном структурному подразделению предприятия;
• конкретном номере указанного дела.

1. Графа 2 содержит заголовки, то есть наименования категорий бумаг (например, приказы, срочные трудовые договоры и т. д.).
2. В графе 3 фиксируется конкретное количество дел данной категории.
3. В графе 4 проставляется срок хранения указанной категории дел со ссылкой на статьи правовых актов, регламентирующие этот период.
4. Графа 5 содержит примечания, такие как факт изъятия, уничтожение и пр.

После заполнения основной табличной части необходимо прописать точное количество дел, распределив их по сроку хранения:

• до 10 лет;
• длительно, то есть более 10 лет;
• постоянно, на время работы всей организации.

Начать формирование номенклатуры рекомендуется в конце года, после чего ее необходимо утвердить и только потом, с 1 января следующего года использовать.

Утверждение

Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:

• окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
• согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
• представить ее на утверждение руководителю предприятия.

Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:

• дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
• передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.

В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью.

Пересмотр, уточнение и внесение изменений

Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.

Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.

Уточнение проводится в 2 этапа:

• обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
• выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно.

Пересмотр, уточнение этого документа производится в последнем квартале уходящего года с той лишь целью, чтобы перед началом следующего года была сформирована, утверждена и введена новая номенклатура.

При ее составлении на следующий год допустимо оставлять несколько строк для внесения дополнительной информации, то есть для указания новых дел, вести которые начали в текущем году. Указанные сведения следует записывать от руки с присвоением порядкового номера.

При этом надо учесть, что если в процессе рабочего года необходимость в ведении каких-либо разделов отпала, зачеркивать их не следует.

Номенклатура дел отдела кадров представляет собой унифицированный список, который выполняет функцию справочника. Ее ведение обязательно для всех предприятий. В ней отражаются сведения обо всех документах, с которыми работает организация, с указанием срока их хранения. Ее оформление позволяет улучшить документооборот предприятия, систематизировать имеющиеся бумаги, а также значительно сократить время на их поиск.

Номенклатура дел отдела кадров на 2024 год

Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами. Номенклатура дел отдела кадров на 2024 год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги. В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров.

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации. Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения. Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Варианты номенклатуры дел

В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

• Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
• Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
• Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Принципы организации документооборота

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел

Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

• Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
• Систематизация этих документов, выявление основных групп.
• Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована. Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Как уточнить номенклатуру дел на будущий год

Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год. Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.

После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Статья написана по материалам сайтов: uristhome.ru, rusjurist.ru, buhguru.com.

»