Документы для заключения трудового договора

Заключение трудового договора между работодателем и сотрудником основывается на документах.

Заключение трудового договора между работодателем и сотрудником основывается на документах, которые предоставляет соискатель, претендующий на вакантную должность. Перечень документов закрепляется российским законодательством, а именно, статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Общий перечень документов, необходимых для заключения трудового договора

Независимо от направления деятельности организации, на работу в которой претендует субъект правоотношений, существует официально разработанный законодателем перечень основных документов, который включает в себя:

• документы, удостоверяющие личность субъекта трудовых отношений (паспорт или любой другой документ);
• трудовая книжка, но лишь в том случае, если соискатель устраивается на работу не впервые;
• СНИЛС;
• документы, которые подтверждают состояние лица на воинском учете или принадлежность к категории граждан, подлежащих призыву в Вооруженные силы РФ;
• документы об образовании или о присвоении гражданину квалификации.

Зачастую работодатель может потребовать от соискателя дополнительный набор документов, которые необходимы для подтверждения квалификации и профессиональных навыков будущего сотрудника. В большинстве случаев это происходит тогда, когда соискатель устраивается на работу, где от него могут потребоваться дополнительные узкоспециальные знания и умения.

Документы, необходимые при трудоустройстве впервые

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора впервые, в целом не отличаются от основного перечня, указанного в ст. 65 ТК РФ. Однако как было указано выше, если у соискателя это будет первая основная работа, оформляемая по трудовому договору, то он может не предоставлять трудовую книжку по причине ее отсутствия. Работодатель в таком случае обязуется выдать лицу подобный персональный документ, что прописано в ст. 66 ТК РФ.

При этом следует отметить, что согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225, предусмотрена официальная форма ведения, хранения и выдачи трудовой книжки. Так, работодатель оформляет этот персональный документ о трудовой занятости человека на каждого сотрудника, который протрудится в организации свыше 5 дней. Заполнение сведений работодателем (юридическим лицом) происходит только на государственном языке РФ. Информация, включенная в этот документ, может свидетельствовать:

• о принятии соискателя на работу;
• о выполняемом типе трудовой деятельности;
• о переводе на иную специальность и пр.

Не вносится в трудовую книгу информация о взыскании с работника. Однако предусмотрено и исключение – в персональный трудовой документ вносятся необходимые сведения о дисциплинарной ответственности лица, в частности, об увольнении.

Перечень документов, необходимых при трудоустройстве на должность, требующую особых знаний

В некоторых случаях от соискателя работодатель может потребовать дополнительные и более специфичные документы, которые необходимы для занятия должности в организации, требующей особых знаний и навыков.

В частности, ТК РФ устанавливает, что для привлечения субъектов правоотношения в условиях Крайнего Севера необходимо представить медицинское заключение, в рамках которого будет прописано о возможности лицом работать в подобных крайне тяжелых погодных условиях (см. ст. 324 ТК РФ).

Потребуется персональная медицинская книжка и тем работникам, которые желают устроиться на производства, связанные с пищевой промышленностью (Приказ Роспотребнадзора № 402).

Кроме того, специфичные документы требуются от водителей транспортных средств (в частности, наличие прав с определенной категорией), представителей правоохранительного порядка (так как их должность связана с ношением огнестрельного оружия) и пр.

Если на работу устраивается резидент другой страны, то работодатель имеет законное право потребовать от соискателя вакантной должности дополнительные документы: полис ДМС, разрешение на временное проживание в России или же вид на жительство, что регламентировано ст. 327.3 ТК РФ.

Какие документы не имеет права запрашивать работодатель?

Если обратиться к российскому законодательству, то полноценный перечень документов, какие не может требовать работодатель от соискателя, не прописан ни в рамках Трудового, ни Гражданского кодекса. Поэтому ответить на этот вопрос можно, но лишь отталкиваясь от содержания ст. 65 ТК РФ. В частности, работодатель не может требовать от будущего сотрудника:

• справки о наличии у родственников соискателя инфекционных заболеваний и психических расстройств;
• справка от женщины об отсутствии беременности;
• документы о собственности движимого или же недвижимого имущества и пр.

Если работодатель требует от соискателя подобные документы, то согласно действующему законодательству, такие действия признаются незаконными. В частности по той причине, что это может нарушать закон «О персональных данных». Кроме того, некоторые документы, в частности, справка о наличии у женщины беременности, могут стать причиной дискриминации при приеме на работу. В таких случаях гражданин имеет законное право обратиться в органы по защите и охране труда, а именно, в Трудовую инспекцию.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Список документов для заключения трудового договора и оформления на работу ограничен законодательно, чтобы избежать дополнительных сложностей и упорядочить процедуру приема на работу.

Для соискателя и будущего сотрудника важно знать, каков список документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Важно знать это и работодателю, чтобы требовать лишь необходимый минимум, а остальное запрашивать только в случае согласия работника.

Документы, предусмотренные ТК РФ

ТК РФ определяет следующий перечень:

• Документ, удостоверяющий личность принимаемого на работу (паспорт);
• СНИЛС (кроме тех, кто впервые поступает на работу. Таким лицам работодатель сам оформляет данный документ);
• Трудовая книжка установленного образца (кроме тех, кто впервые поступает на работу. Таким лицам работодатель сам оформляет данный документ);
• Документы воинского учета (военный билет, паспорт офицера, приписное и т.п.) для военнообязанного круга лиц;
• Документ об образовании (диплом, свидетельство и т.п.), если предполагаемая работа требует специальных умений, навыков, знаний;
• Справка о наличии/отсутствии судимости;
• Справка о наличии/отсутствии административного наказания за употребление наркотических средств (если по федеральным законам должность предусматривает отсутствие таковой).

Дополнительные документы, необходимые для заключения трудового договора

Перечень документов, которые встречаются как запрашиваемые для оформления на работу в большинстве компаний, отличается от приведенного выше минимума. Он дополнен следующими пунктами с объяснениями причин включения:

• ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика). Запрашивается по инициативе бухгалтерии, облегчает налоговый учет и предоставление налоговых вычетов сотруднику и справок о доходах;
• Справка 2-НДФЛ. Также инициатива бухгалтерии, используется для подсчета среднего заработка для расчета листков нетрудоспособности;
• Свидетельства о браке и рождении детей. Используются для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
• Фотография – для карточки Т-2 и/или оформления пропуска;
• В зависимости от конкретной должности список дополняется документами, предусмотренными отраслевыми соглашениями, законодательными актами;
• Справка о регистрации по месту пребывания (для тех, у кого адрес прописки отличается от адреса фактического проживания).

Регламентация перечня документов для трудоустройства по основному месту работы и при работе по совместительству

Статья 65 ТК РФ определяет набор документов, которые должны быть предъявлены потенциальным работником при заключении трудового договора по основному месту работы. Особенности приема на работу совместителя рассмотрены в статье 83 ТК РФ. Перечень этих документов отличается от документов, предъявляемых при заключении основного трудового договора. Не требуется предъявлять трудовую книжку, документы воинского учета. Дополнительный документ при трудоустройстве совместителя – справка с основного места работы о том, что там он не трудится в опасных или вредных условиях труда. Такая справка необходима в ситуации, когда работа по совместительству связана с выполнением такой работы, а также для тех, чья трудовая функция связана с управлением транспортными средствами.

Какие сведения запрашивать у принимаемого на работу запрещено законом

Конституция РФ в статье 23 защищает частную и семейную тайну (возможность непредоставления ряда документов, связанных прямо или косвенно с этим аспектом), честь и доброе имя.

Документы, необходимые для заключения трудового договора

Когда гражданин ищет себе работу, он приходит на собеседование с потенциальным нанимателем. Он приносит документы, которые подтверждают его возможности для того, чтобы занять именно эту вакансию. А какие документы понадобятся соискателю, если его решат оформить на работу?

Документы по ТК РФ

В ст. 65 ТК РФ приведён точный и исчерпывающий список документов, которые необходимо обязательно представить при трудоустройстве. В этот список входит:

• заявление о приёме на работу;
• документ, который подтверждает его личность. В России, таким документом является паспорт;
• СНИЛС. Если его нет, то работодатель должен помочь его оформить. Для этого нужно обратиться в территориальное отделение ПФР;
• ИНН. Если его нет, то в обязанности работодателя входит помощь в оформлении этого документа. Он отсутствует у тех граждан, которые трудоустраиваются впервые и нигде раньше не работали;
• документы об образовании и квалификации. Это могут быть:
  • аттестаты;
  • дипломы;
  • сертификаты;
  • свидетельства;
• военный билет для военнообязанных граждан или другие документы воинского учёта;
• трудовая книжка, если она есть. Если соискатель ещё нигде не работал, то трудовую книжку оформит работодатель.

Это список обязательных для представления документов. В зависимости от того, на какую должность соискатель трудоустраивается, работодатель имеет право потребовать от него представления дополнительных документов.

Все бумаги приносятся работодателю в оригиналах. Он должен снять с них копии и заверить их. Можно просто поставить штамп «копия верна». Оригиналы документов должны быть отданы соискателю на вакантную должность.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то СНИЛС, ИНН и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Если на момент трудоустройства предыдущая трудовая книжка была утеряна, то работник должен написать при трудоустройстве письменное заявление на имя нового начальника. В заявлении нужно указать причину отсутствия этого документа. Тогда в обязанности работодателя входит обязанность по оформлению новой трудовой книжки.

Заявление о приёме на работу оформляется сразу же, на месте. Нет смысла писать его заранее, так как многие работодатели разработали специальные бланки для различных заявлений. Они уже содержат всю необходимую информацию, остаётся только внести личные данные. Рекомендуется писать заявление от руки, а не заполнять на компьютере. Тогда можно будет провести почерковедческую экспертизу, если возникнет такая необходимость.

Дополнительные документы

В ст. 65 ТК РФ сказано, что работодатель имеет право потребовать от своего соискателя дополнительные документы для оформления на работу. В этот список включены следующие бумаги:

• ИНН. Он относится и к основным, и к дополнительным документам. Для некоторых компаний этот номер является обязательным, так как облегчает ведение персонального бухгалтерского учёта. В некоторых компаниях, где бухгалтерский учёт ведётся по упрощённой схеме, ИНН не требуется;
• справка по форме 2-НДЛФ. Она необходима для того, чтобы новый работодатель знал, какую сумму налогового вычета уже израсходовал новый работник. Но этот документ не всегда нужен;
• справка о среднем заработке сотрудника. Она необходима лишь тем работникам, которые ранее уже были трудоустроены. Справка используется для расчёта среднего заработка на случай болезни работника и оплаты ему листка нетрудоспособности;
• справка о наличии / отсутствии судимости. Она выдаётся в МВД по месту жительства работника. Она требуется не всегда, а лишь в том случае, если соискатель трудоустраивается на должность, на которую, в соответствии с действующим законодательством, не допускаются лица, имеющие судимость;
• справка о наличии / отсутствии привлечения гражданина к административной ответственности за потребление наркотических или психотропных средств без соответствующего медицинского заключения. Она тоже нужна не всегда, а лишь в тех случаях, когда соискателя нельзя допускать до работы, при наличии такого случая;
• медицинская книжка, при трудоустройстве на должность, подразумевающей наличие сведений о здоровье работника;
• документы, подтверждающие семейное положение или документы детей. Эти документы нужны для предоставления вычетов или оформления полиса ДМС, если такое предусмотрено у работодателя;
• фотография определённого размера для оформления пропуска на предприятие;
• иные документы, по необходимости. Например, справка о регистрации по месту пребывания. Такой документ спрашивают у иногородних, так как адрес их места жительства может находиться в другом субъекте федерации.

Работодатель не имеет права требовать с нового работника другие документы, которые не прописаны в ТК РФ или иных нормативных актах, предусматривающих специфику занимаемой должности.

Разные документы для основной работы и совместительства

Совместительство – это трудоустройство помимо основного места работы. То есть совместителем может быть человек, достигший возраста совершеннолетия и уже имеющий постоянную оплачиваемую работу. Говоря простым языком, совместительство – это приработок, необходимость и возможность зарабатывать больше.

Существует 2 различных вида совместительства – внутренне и внешнее. Внутреннее – это работа у того же работодателя, с которым заключён основной трудовой договор. Внешнее – это подработка у другого работодателя. Но и в том, и в другом случае, заключение трудового договора является обязательным.

Если работник устраивается на работу в рамках внутреннего совместительства, то работодатель обязан заключить с ним дополнительный трудовой договор. Не дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору, а именно новый трудовой договор.

Также работодатель должен издать соответствующий приказ о приёме на работу сотрудника в рамках внутреннего совместительства. Для оформления совместителя на работу, необходимо потребовать с него документы.

Список документов, необходимых для трудоустройства по совместительству несколько отличается от того списка, который представлен в ст. 65 ТК РФ. Список документов для приёма на работу на условиях внешнего или внутреннего совместительства представлен в ст. 283 ТК РФ. Здесь сказано, что соискатель должен предъявить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• если такая работа требует дополнительных знаний и умений, то соискатель должен предъявить документ, свидетельствующий о том, что соискатель получил эти специальные знания. К таким документам относятся дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты;
• если речь о трудоустройстве на работу с опасными или вредными условиям труда, то нужно принести справку об условиях труда по основному месту работы.

Закон этого не требует, но работодатель, к которому устраивается на работу совместитель, может попросить его написать заявление о приёме на работу, а также принести разрешение с основного места работы.

Также работодатель – «совместитель» может попросить предъявить:

• СНИЛС для того чтобы он смог корректно уплачивать взносы в ПФР РФ. Так как эти сведения уже хранятся по основному месту работы, то достаточно будет лишь номера;
• ИНН для корректного отчисления НДЛФ. Также достаточно будет только номера, приносить оригинал не нужно. Трудовую или медицинскую книжку предъявлять не нужно, так как они хранятся по основному месту работы.

Оформление приема на работу

В ст. 68 ТК РФ указан порядок, которому должен следовать работодатель при приёме на работу нового работника. После того как соискатель прошёл собеседование или иное испытание, и было принято решение о его трудоустройстве, необходимо предпринять следующие действия:

• соискатель пишет соответствующее заявление;
• работодатель формирует текст трудового договора. С этим документом будущий работник должен быть ознакомлен до того как будет издан приказ о трудоустройстве. Вместе с договором он должен ознакомиться и с другими документами, имеющими отношение к его будущей работе. Ознакомление происходит посредством подписания работником этих документов. Также он должен поставить надпись «ознакомлен» и указать дату. К документам, с которыми должен быть ознакомлен будущий работник, относятся:
  • его должностная инструкция, в которой прописаны все его основные трудовые обязанности;
  • правила внутреннего распорядка;
  • коллективный договор, если он заключается;
  • иные нормативные локальные акты;
• во время формирования текста трудового договора работник снимает копии с необходимых документов;
• на основании заявления издаётся приказ с указанием должности и даты, с которой соискатель может приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Трудовой договор приобретает свою юридическую силу с момента подписания. То есть если в договоре не указано иное, то соискатель может приступить к выполнению своих должностных обязанностей уже на следующий рабочий день. В течение трёх дней после издания приказа работник должен быть ознакомлен с ним под подпись. Если работник потребует, то работодатель обязан снять с приказа копию, заверить её должным образом и передать работнику.

Заключение

Работодатель обязан соблюдать порядок приёма на работу нового сотрудника. Если он этого делать не будет, то новый работник имеет право пожаловаться на него в надзорные органы. А они, в свою очередь, привлекут работодателя к ответственности.

Какие документы необходимы при заключении трудового договора?

Заключая трудовой договор, многие работники не знают какие документы, необходимые для заключения трудового договора, надлежит предоставлять работодателю. Вследствие чего работодатель запрашивает самые разнообразные документы, например, справку о наличии или отсутствии беременности. Так, наличие беременности сделает работника менее предпочтительным, поскольку работодатель не заинтересован в тех гарантиях, которые предоставлены беременным женщинам. Однако, законодатель предусмотрел какие документы, необходимые для заключения трудового договора, необходимо предоставить работодателю.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

К иным документам относятся:

• военный билет, временное удостоверение (выдается взамен военного билета) или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);
• временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта в порядке;
• документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в страну (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории России).

2. Трудовая книжка

Данный документ предъявлять не требуется в случаях: когда трудовой договор заключается впервые или когда работник поступает на работу на условиях совместительства.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

В том случае, если Вы потеряли данное свидетельство, то Вы обязаны написать страхователю соответствующее заявление о выдаче ему нового (взамен утраченного) страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

4. Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

5. Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

6. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Данную справку имеют право требовать не все работодатели. Данная справка требуется:

• в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних
• в службах авиационной безопасности
• на работах, непосредственно связанных с обеспечением безопасности объектов топливно-энергетического комплекса
• в государственных военизированных организациях, если человек хочет получить должность, связанную с учетом, хранением, выдачей или использованием огнестрельного оружия, боеприпасов и патронов к огнестрельному оружию
• на работах, непосредственно связанных с обеспечением транспортной безопасности
• в негосударственных пенсионных фондах, если человек претендует на должность единоличного исполнительного органа, члена коллегиального исполнительного органа и главного бухгалтера фонда
• в Службе судебных приставов, если человек претендует на должность судебного пристава
• в полиции, ведомственной охране, учреждениях прокуратуры, Следственного комитета, таможенных органах.

Необходимо помнить о том, что при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. При этом, он не вправе взимать с Вас стоимость трудовой книжки или заставлять Вас ее покупать.

Таким образом, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных выше. Нарушение данного правила может повлечь для работодателя неблагоприятные последствия, в виде административного штрафа или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток. Если Вы столкнулись с нарушением трудовых прав и вам необходима юридическая консультация, можете написать о Вашей проблеме юристу.

Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, trudinspection.ru, argumentplus.ru.