Что относится к признакам документа

Документ — это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят:

Атрибутивность — это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа — это содержание (мысли, идеи), материальная — это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность — это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа — это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным, с целью его использования и хранения.

К основным признакам документа относится:

Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расп-ложенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

  • 1. Что такое документ?
  • 2. Назовите основные признаки документа и дайте характеристику каждого из них?
  • 3. Назовите основные свойства документа и дайте характеристику каждого из них?

Основные признаки документа

Читайте также:

  1. A) Основные термины и определения
  2. Borland C и его основные режимы с характерными окнами
  3. D. Основные принципы.
  4. I. Основные права граждан
  5. I. Основные правила и принципы переноса слов
  6. II ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА МЕР БЕЗОПАСНОСТИ
  7. II. Основные понятия
  8. II.3.3. Основные направления денежно-кредитной политики
  9. III. Основные задачи и функции поисково-спасательных формирований ПСС МЧС России.
  10. III.2. Основные методы и критерии разрешения педагогических конфликтов
  11. V1: Предмет, метод и основные категории статистики как науки
  12. XIV. Основные понятия и методы математической статистики.

1. Наличие смыслового содержания (Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.)

2. Стабильная вещественная форма ( обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени).

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. (Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации).

4. Завершенность сообщения.( Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).)

Основные признаки документа, определяющие его родовое понятие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую классификацию отдельных видов документов. При этом используются не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются : назначение; доказательное значение (юр.сила) ;время появления документа ; стадии изготовления ; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности ; характер правоотношений и т.д.

По назначению документ может быть подлинным, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа – это «первый или единичный экземпляр официального документа»

Дубликат документа- это «повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копиядокумента- это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.»

Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическую силу копия приобретает только после её завершения в соответствиями с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и подложными.

Подлинный документ -это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Это интересно:  Документы для усыновления ребенка в 2020 году

Подложный документ (фальсифицированный)- это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично имененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным – это такий документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель. Ни внешние признаки : почерк, рисунки и т.д.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков , но с искажением содержанием; подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки.

По времени появления документов во внешней среде различают оригиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания «умножения» оригиналов, т.е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общепринятой классификации документов.

Унифицированная форма документа (УФД)– это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

— унифицированная система организационно-распорядительной документации

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Вопрос 1. Понятие и признаки документа. Общая характеристика документа

Появление документа связано с появление начертательного способа фиксации информации.

В переводе с латинского языка слово «документ» означает «учу» или «извещаю».

В России данный термин появился в XVIII веке. Петр I перевел его как «письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия» (подробная трактовка документа сохраняется и в современном мире).

В XX веке документ приобретает управленческий или организационно-управленческий аспект, который тесно связан с информацией и её управленческой ценностью, поэтому документ стал рассматриваться в качестве важнейшего управленческого инструмента.

В настоящее время в законодательстве существует два варианта определения понятия «документ»:

1) документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ);

2) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ).

В теории разработано несколько иное по содержанию определение термина «документ»:

3)документ – это юридически признанная форма, подтверждающая, утверждающая или опровергающая определенные факты или взаимоотношения, имеющие правовое значение, отвечающая требованиям правомерности и законности.

Документ характеризуется внешними и внутренними признаками.

Внешние признаки документа представляют собой признаки, отражающие:

1) форму и размер документа,

2) носитель информации,

3) способ фиксации информации,

4) элементы оформления документа.

Носитель документированной информации представляет собой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Внутренним признаком документа является содержание.

Содержание является главным признаком документа, его информационным комплексом.

В обществе документы являются носителями человеческой мысли и включают в себя первичную информацию, т.е. в документах информация фиксируется впервые. Данное свойство позволяет отличать документ от других, вторичных источников, например книг, статей, реферативных сборников и работ, диссертаций, которые содержат переработанную и интерпретированную автором информацию.

Форма документа всегда вторична, и представляет собой регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей или реквизитов документа, а также схему их расположения на носителе информации.

Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на носителе информации, составляет формуляр документа.

Формуляр, характерный для определённого вида документа называется типовым формуляром (приказ, письмо и т.д.).

В зависимости от характера юридической силы документа и его организационно-управленческой значимости, документы могут быть оригиналами и копиями.

Оригинал — это первоначальный, единственный, уникальный документ. Умноженный оригинал — это оригинал в нескольких идентичных экземплярах (контракты, соглашения).

Оригинал может быть черновым или деловым экземпляром документа.

Черновой экземпляр или черновик отражает процесс работы автора над текстом. Разновидностями черновика является варианты и редакции текста документа.

Деловой вариант (или беловик) это машинописный документ, текст которого перенесён с черновика без помарок и исправлений в окончательной редакции, при автоматизированном изготовлении документов.

Деловой вариант становится подлинником при оформлении его в установленном порядке. В этом случае деловому варианту документа придается юридическая сила. Подлинник — это заверенный оригинал.

Повторное воспроизведение оригинала с его внешними особенностями и признаками является копией документа. Копия сама по себе юридической силы не имеет. Копия должна быть заверена должностным лицом или нотариусом и после этого она приобретает юридическую силу.

Копия части документа называется выпиской из документа.

Дубликат так же является копией, но обладает юридической силой подлинника, т.к. представляет собой повторно изготовленный оригинал документа, оформленный и подписанный в установленном порядке, но не заверенный.

Вопрос 2. Способы документирования: текстовый способ документирования, техническое документирование, фотодокументирование, аудиодокументирование, видеодокументирование, матричное документирование

Способ документирования представляет собой систему последовательных действий, связанных с фиксацией и изложением информации на определенном материальном носителе и обусловленных используемым для фиксации и изложения носителем.

Это интересно:  Какие документы нужны для получения шенгенской визы

К способам документирования относятся:

1) текстовый способ – самый простой и доступный способ документирования. Текст может быть как рукописным, так и машинописным. Рукописный текст носит более оперативный характер (например, при осмотре места происшествия; при фиксации хода судебного разбирательства по гражданским делам).

Машинописный текст может быть выполнен на пишущей машинке или изготовлен с помощью компьютера. Машинописный способ позволяет быстрее фиксировать текст и в хорошо читаемом виде, кроме того, использование компьютера предоставляет возможность использовать типовые формы с внесением в них лишь отдельных частей текста, содержащих необходимые сведения.

2) техническое документирование – предполагает составление схем, планов, таблиц, графиков, диаграмм, содержащих сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Техническое документирование наиболее часто применяется по делам о нарушении техники безопасности, о дорожно-транспортных происшествиях, убийствах, о признании права собственности на часть строения, жилого помещения и др.

Использование технического документирования даже при составлении схем в самом упрощенном виде позволяет лучше воспринять обстановку места происшествия, дорожно-транспортного происшествия и др., расположение наиболее значимых деталей, механизм протекания определенных процессов и т.д.

3) фотодокументирование, видеодокументирование, аудиодокументирование – данный способ документирования наиболее детально и достоверно передает информацию, но при этом фото, кино или видеоматериал может служить лишь приложением к текстовому документу.

Фотодокументирование является повсеместно освоенным и наиболее доступным способом фиксации информации, применяемым по всем уголовным делам, в редких случаях по гражданским делам. Кинодокументирование в настоящее время вытеснило видеодокументирование, используемое в зависимости от сложности дела и материально-технической оснащенности правоохранительных органов. Видеодокументирование имеет значение при закреплении признаний в совершении тяжких и особо тяжких преступлений, при проверке их с выходом на место преступления, при производстве следственного эксперимента. Видеодокументирование применяется и при проведении оперативно-розыскных мероприятий, но для приобретения доказательственного значения видеоматериал должен быть легализован.

4) матричное документирование – производится с использованием матрицы – полиграфической углубленной формы для отливки наборных литер или картонной, винипластовой, свинцовой пластины с углубленным оттиском печатной формы, служащей для отливки стереотипов или получения гальваностереотипов, данный способ документирования имеет исключительно промышленное применение (изготовление документов знаками для слепых).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

Свойства документа:

1) Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух взаимосвязанных слагаемых: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная — это форма, которая служит для закрепления и передачи информации (носитель фиксированной информации).

2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.

3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.

Признаки документа:

1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.

3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.

4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

1) информационные функции:

информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;

социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.

политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах.

коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).

Это интересно:  Список документов для биржи труда

2) функции, обеспечивающие процесс управления:

управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).

учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.

3) функции, носящие культурно-исторический характер:

культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.

функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.

— кино-, фото- и фонодокументирование.

Классификация документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Различают следующие виды документов:

Признак Виды документов
1. по видам деятельности — научно-технические, — проектно-сметные, — нормативные, — финансово-расчетные, — организационно-распорядительные, — отчетно-статистические, — учебно-методические, — бухгалтерские и др.
2. по наименованию — чертежи, — схемы, — приказы, — распоряжения, — заявления, — протоколы, — инструкции, — письма и др.
3. по способу документирования — рукописные, — электронные, — графические, — типографские, — кино-, фото-, фонодокументы
4. по месту составления — внешние: — входящие – поступившие в организацию, — исходящие – отправляемые из организации, — внутренние – составленные и используемые в организации
5. по степени сложности — простые – рассматривают только один вопрос, — сложные – рассматривают несколько вопросов
6. по грифу ограничения доступа — открытые — с ограниченным доступом: — для служебного пользования – только для работников организации, — секретно, совершенно секретно, особой важности – содержат государственную тайну, — конфиденциально – доступ ограничен законодательством РФ, — коммерческая тайна – используются для достижения коммерческих целей, разглашение которых может нанести ущерб предприятию
7. по происхождению — официальные – созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке, — личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
8. по юридической значимости — подлинный – сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, — действительный, — недействительный (в связи с истечением срока действия или отмены другим документом), — подложный (фальсифицированный) – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ с частично измененными реквизитами
9. по времени создания — подлинник – первый и единичный экземпляр, — дубликат – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, — копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, — заверенная копия – копия документа с необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу
10. по срокам исполнения — срочные – срок исполнения установлен законодательством РФ или руководителем организации, — несрочные – срок исполнения не установлен
11. по форме изложения — индивидуальные – содержание излагается в свободной форме, — трафаретные – часть документа заранее подготовлена, а часть заполняется при составлении, — типовые – созданы для документирования стандартных ситуаций во всех организациях
12. по срокам хранения — постоянного хранения, — долговременного хранения (свыше 10 лет), — временного хранения (до 10 лет)

Статья написана по материалам сайтов: studopedia.su, studopedia.ru, lektsii.org.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector