Оформление титульного листа трудовой книжки образец

Трудовая книжка — обязательный кадровый документ, история которого насчитывает более 80 лет. Несмотря на то, что в настоящее время трудовая книжка перестает играть прежнюю роль при оформлении пенсии, она продолжает оставаться одним из важнейших личных документов граждан России. Трудовую книжку не случайно называют «вторым паспортом» гражданина, удостоверяющим его профессиональный стаж, квалификацию, достижения в труде. Но в отличие от паспорта, в трудовой книжке нет фотографии, а значит, особое значение приобретают все сведения, указанные в титульном листе этого документа.

Трудовой кодекс РФ называет трудовую книжку основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Без трудовой книжки довольно трудно было бы решать проблему отбора претендентов на должность, не случайно в ч. 1 ст. 65 ТК РФ она указана вторым документом после паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, предъявляемым при заключении трудового договора.

Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:

1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым утверждены:

  • новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, введенные в действие с 01.01.2004;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

В названном постановлении указывается, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат.

2. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которым утверждены:

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция);
  • форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

3. Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым утверждены:

  • образцы трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Сложные ситуации возникают при оформлении трудовой книжки впервые, а также новой трудовой книжки при необходимости изменить или исправить какие-либо сведения в ее титульном листе. К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся: наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми; несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте; отсутствие оттиска печати на титульном листе трудовой книжки и др. В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать.

ОФОРМЛЕНИЕ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Трудовая книжка — сложный по структуре и составу информации многостраничный документ, который включает:

  • твердую обложку, выполняющую не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые в титульный лист книжки);
  • титульный лист (первую страницу), содержащий сведения о владельце трудовой книжки;
  • разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.

Обратите внимание! Оформление новой трудовой книжки взамен утраченной осуществляется в порядке, аналогичном оформлению трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

Трудовая книжка оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Последний случай не следует путать с ситуацией, когда работник, утративший трудовую книжку, желает ее восстановить и обращается за оформлением дубликата по последнему месту работы (а не в организацию, куда он намерен трудоустроиться).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

Ситуация 1. У работника есть трудовая книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы.

Ситуация 2. У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить.

Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1.-2.4. Инструкции):

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • образование;
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта — основного документа, удостоверяющего личность. Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры — для года).

Например: дата рождения — 09.04.1983.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

  • аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;
  • диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Основанием для заполнения строки титульного листа «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции.

К нам на работу устроились два студента. Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет. Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых им трудовых книжках, и нужно ли вообще это делать?

Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки, а не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно вписывают в титульный лист трудовой книжки информацию о выполняемой им работе (например, курьер).

В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.

Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как одно и то же, отсюда — типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» в титульном листе трудовой книжке записывают квалификацию «экономист».

Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции, так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места. В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между требованиями Инструкции, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Дата заполнения трудовой книжки обычно не совпадает с датой начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки. Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Обратите внимание! Без печати на титульном листе трудовая книжка недействительна

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений. Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается. Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

Титульный лист заверяется печатью работодателя, который впервые оформил работнику трудовую книжку.

Недавно устроилась на работу в отдел кадров крупной организации. Меня назначили ответственной за ведение и хранение трудовых книжек. Проверив, как заполняются трудовые книжки, обнаружила, что при заполнении используется маленькая печать, на которой указаны только сокращенное название организации и слова «Отдел кадров». Но ведь это неправильно, нужно использовать печать организации! Или я что-то неправильно понимаю? Помогите разобраться.

Порядок применения печатей для удостоверения записей в трудовых книжках действительно требует пояснения в связи с наличием терминологических различий в нормативных правовых актах, регламентирующих работу с трудовыми книжками.

Прежде всего, отметим, что оттиски печатей ставятся не только на титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки, но и в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях (поощрениях). Совершенно очевидно, что во всех разделах трудовой книжки должна быть проставлена печать одного вида, что и было закреплено в 2003 г. в Инструкции (п. 2.2. — удостоверение титульного листа, п. 2.3. — удостоверение на внутренней стороне обложки трудовой книжки внесенных в титульный лист изменений) и Правилах (п. 35 — заверение записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника за время его работы). В этих документах говорилось о простановке печати организации или печати кадровой службы.

Это интересно:  Заявление об отсрочке исполнения решения суда образец

Однако в 2008 г. постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225» в Правила были внесены изменения, связанные со вступлением в силу Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ. Согласно названному Закону работодателей — физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, обязали вести трудовые книжки работников. Ранее они не имели права вносить записи в трудовые книжки и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Принятие нормы о ведении трудовых книжек работодателями — физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, вызвало необходимость замены в п. 35 Правил словосочетания «печать организации (кадровой службы)» на термин «печать работодателя», охватывающий как работодателей — юридических лиц, так и работодателей — физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями (изменение вступило в силу 22.03.2008).

Поэтому в настоящее время и на титульном листе, и во всех разделах трудовой книжки необходимо применять печать работодателя.

Можно ли печать кадровой службы считать печатью работодателя?

Cовет При наличии в организации нескольких печатей закрепите правила их применения в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, или установите порядок их использования в приказе

Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать. Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным наименованием общества на русском языке и указанием места его нахождения. Печать общества также может содержать наименование общества на языке народов России и (или) иностранном языке.

Отметим, что законодательством не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации. В сложившейся практике нередки случаи использования организацией нескольких печатей с различными дополнительными надписями в зависимости от целей применения: печать структурного подразделения с его наименованием (например, «Отдел кадров», «Канцелярия»), печать для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»). При наличии в организации нескольких печатей целесообразно закрепить правила их применения в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.

Что же касается печати кадровой службы, то при условии ее соответствия требованиям законодательства, т.е. при наличии в печати полного наименования организации на русском языке и места ее нахождения, включение в печать дополнительных слов «Отдел кадров» не «мешает» признанию ее печатью работодателя, а значит, оттиск такой печати можно ставить для заверения записей, внесенных в трудовую книжку, как на ее титульном листе и внутренней стороне обложки, так и в разделах трудовой книжки (при увольнении работника).

Итак, титульный лист оформлен, работник проверил правильность заполнения всех строк и поставил свою подпись, проставлен оттиск печати. Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения в титульный лист трудовой книжки данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. реквизит называется «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции — «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково.

Cовет При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию

В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»: ставят неразборчивую личную подпись; ставят личную подпись и ее расшифровку; не ставят подпись, а пишут фамилию. В связи с этим мы рекомендуем при подписании титульного листа ставить не личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Также отметим, что в этой строке не требуется указывать расшифровку подписи.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.

Пример неправильного оформления титульного листа трудовой книжки

Пример правильного оформления титульного листа трудовой книжки

ИЗМЕНЕНИЯ В ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Внесенные в титульный лист трудовой книжки сведения о работнике со временем могут изменяться.

Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

В пункте 26 Правил и п. 2.3. Инструкции указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение», на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые, действительно, могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая. В титульном листе трудовой книжки образца 2003 г. это необходимо сделать выше или рядом, на той же строке. Кстати, при заполнении титульного листа «новой» трудовой книжки рекомендуется вписывать фамилию как можно ближе к левому краю строки, чтобы в дальнейшем, в случае ее изменения, была возможность вписать другую фамилию.

Пример оформления изменений фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.

Как правильно оформить ссылку на внесенные изменения?

Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:

Вариант 1. Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании.

Вариант 2. Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании.

Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй — когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.

Обратите внимание: изменение фамилии в трудовой книжке образца 1973 г. делается несколько иначе. Там в титульном листе для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.

Пример неправильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Пример правильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности.

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Дополнение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).

В пункте 2.4. Инструкции не сказано о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий дополнение сведений об образовании или профессии, специальности. Полагаем, что такую ссылку сделать необходимо.

На практике могут возникнуть различные ситуации, требующие дополнения указанных сведений в титульном листе трудовой книжки.

Ситуация 1. Работник получает образование нового уровня по полученной ранее специальности. В этой ситуации заполняется только строка «Образование».

Пример дополнения сведений об образовании в титульном листе трудовой книжки

Ситуация 2. Работник получает второе образование соответствующего уровня и получает вторую профессию (специальность). В этой ситуации заполняется только строка «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений о профессии, специальности в титульном листе трудовой книжки

Ситуация 3. Работник получает образование соответствующего уровня впервые и приобретает новую профессию (специальность). В этой ситуации заполняются строки «Образование» и «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений об образовании, профессии и специальности в титульном листе трудовой книжки

ИСПРАВЛЕНИЯ В ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Обратите внимание! По фамилии, имени, отчеству и дате рождения при сравнении их с паспортными данными определяется принадлежность трудовой книжки данному гражданину

При оформлении трудовой книжки впервые очень важно правильно внести в титульный лист фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника.

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Можно ли исправлять неправильные записи в титульном листе?

Это интересно:  Протокол о ликвидации кооператива образец

В пункте 27 Правил говорится об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта — личного документа гражданина), т. е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях). Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Обратите внимание! Ошибки в титульном листе исправить невозможно, бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит замене на новый

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил, где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.

При оформлении трудовой книжки работнице, впервые поступающей на работу, я допустила ошибку: написала имя «Наталья», в то время как в паспорте работницы указано имя «Наталия». Как следует поступить в такой ситуации?

Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. Пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется работодателем (приложение).

Акты об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

И все же в жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе.

При оформлении на работу принятого сотрудника обнаружили несоответствие сведений о дате рождения, указанных в титульном листе его трудовой книжки и в паспортных данных. Впервые на работу он устраивался уже очень давно. Организации, в которой была оформлена трудовая книжка, больше не существует. Как нам следует поступить?

В связи с отсутствием установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать поступить так же, как и тогда, когда требуется внести изменение в запись фамилии, имени, отчества и даты рождения работника: одной чертой зачеркнуть прежнюю запись и записать новые данные. Ссылки на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием его серии, номера и даты выдачи должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки, заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как это иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Но еще раз отметим, что такой порядок исправления не предусмотрен нормативными актами, и действовать кадровику придется «на свой страх и риск». Возможен и еще один вариант. Вы можете ничего не исправлять в титульном листе трудовой книжки, а в будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность ему данной трудовой книжки в судебном порядке.

Следует сказать еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, должны были оформляться трудовые книжки нового образца. В связи с тем, что приказ Минфина России об утверждении образцов новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них был издан только 22 декабря 2003 г., многие работодатели не смогли своевременно приобрести новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них и продолжали в начале 2004 г. оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.). Конечно, организации остались в начале 2004 г. без новых бланков трудовых книжек не по вине работников кадровых служб, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными, было уже нельзя.

Некоторые работники, поступившие на работу впервые в начале 2004 г., получили заполненную книжку старого образца. При возникновении у работника каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки, оформленного в период, когда он уже не действовал, можно обратиться в организацию, выдавшую такую книжку, за соответствующей справкой об отсутствии бланков нового образца в указанный период, а лучше оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы.

В любом случае необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Особого внимания требует титульный лист. При наличии ошибок во внесенных в него сведениях о работнике вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу нередко может быть решен только в судебном порядке.

В следующих номерах «Справочника кадровика» мы подробно рассмотрим сложные ситуации, не урегулированные нормативными актами, которые возникают при заполнении разделов трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрениях)».

Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 07.11.2012, Год: 2012, Номер: №12
Автор: Андреева Валентина Ивановна

Как выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2020 году

В трудовой книжке отражается почти вся жизнь человека – где, кем, и сколько лет он трудился, каких профессиональных высот и значительных успехов в карьере ему удалось достичь.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Этот документ порой важнее паспорта. Потому что записи в трудовой книжке (ТрК) при трудоустройстве определяют стаж, уровень заработной платы, выслугу лет и прочие выплаты со стороны работодателя, а в пенсионном возрасте – размер пенсии, пособий, компенсаций и льгот.

Заставить работодателя своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату, выполнять прочие свои важные обязательства по отношению к работнику, паспорт, увы, не может.

Трудовая книжка является защитой настоящего и будущего каждого трудящегося человека.

Что нужно знать

При трудоустройстве в ТрК каждого работника вносятся соответствующие сведения о приеме на работу. Документ хранится у работодателя.

При увольнении сотрудника работодатель обязан указать в документе основания для прекращения трудового договора.

Для работника, не имеющего ТрК, работодатель обязан ее завести не позднее чем через 5 рабочих дней.

Основанием для ее оформления, должно быть, письменное заявление работника с указанием причин отсутствия ТрК. Заполняется документ в присутствии заявителя.

При увольнении граждан работодатели должны выдавать ТрК с соответствующими формулировками и ссылками на нормативные акты. Выдача документа осуществляется в последний рабочий день.

Иногда нанимателю при трудоустройстве предоставляют несколько ТрК. Запись о приеме на работу можно вносить по желанию работника, в одну из предоставленных трудовых книжек.

Но все предъявленные ТрК следует также хранить в сейфе. Они понадобятся бухгалтерии для расчетов трудового стажа.

В нашей стране с 1 января 2004 года согласно Постановлению Правительства РФ № 225 введены ТрК и вкладыши нового образца.

Имеющиеся у трудящихся документы ранее действующего образца менять на новые нет необходимости.

Бланками ТрК и вкладышами работодатели обеспечиваются в соответствии с приказом Минфина РФ № 117н специальными службами доставки полиграфической продукции или иным способом, предусмотренным указанным нормативным актом.

Обязанность работодателя – позаботиться о том, чтобы определенное число бланков ТрК всегда было в наличии.

Требовать, чтобы работник самостоятельно приобрел бланк ТрК или вкладыш наниматель не вправе (п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Тем более что бланки, приобретенные самими работниками в частном порядке для оформления работодателям принимать нельзя.

Поскольку торговля ТрК и вкладышами считается незаконной. Бланк ТрК – это документ строгой отчетности.

Это объясняет защитный комплекс, включающий — водяной знак, защитные волокна, химическую защиту, сетку, краску, переход и микротест.

Бланк даже сшит с помощью защитных ниток, особым швом. Заполнять ТрК следует вручную.

Допускается внесение сведений в документ с помощью компьютера, но, не имея предварительно освоенных навыков и подобного опыта заполнения, от такого шага лучше воздержаться во избежание порчи документа.

Работодатель может впервые оформлять ТрК бесплатно или с последующим вычетом стоимости бланка из выплат при увольнении работника.

Определения

Официальное трудоустройство гражданина при оформлении трудовой книжки или вкладыша предполагает использование следующих определений:

Трудовая книжка Официальный документ, подтверждающий факт трудоустройства, увольнения или перевода гражданина на другую работу, а также его стаж по соответствующему уровню квалификации
Бланк трудовой книжки Документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК», который приобретает, заполняет и хранит работодатель
Вкладыш Фактическое продолжение ТрК, документ строгой отчетности, отпечатанный объединением «ГОЗНАК». Приобретается, заполняется и вшивается работодателем в трудовую книжку, если в ней больше нет места для внесения (продолжения) записей
Титульный лист Первая страница ТрК, которая содержит полные и точные сведения о трудящемся
Это интересно:  Справка о среднем заработке для соцзащиты образец

Какова ее роль

Чтобы понять, насколько важна роль ТрК в жизни человека, можно сделать попытку трудоустроиться без нее.

Представленное кандидатом на вакансию резюме работодатель, конечно, с пристрастием изучит.

Но ведь указанные в резюме данные – это, как правило, собственная оценка навыков, умений, профессионализма. А вот к записям в трудовой книжке отношение у нанимателей совсем другое.

Ведь ТрК – практически рабочая биография, в которой за каждую имеющуюся запись отвечают конкретные руководители-работодатели.

И именно поэтому доверие она должна вызывать намного большее, чем резюме. Отсутствие ТрК у человека, намеревающегося трудоустроиться, может вызывать сомнения или недоверие работодателей.

Случаи, когда уволенные за прогулы, воровство или пьянство сотрудники просто-напросто избавляются от трудового документа – это сегодня не редкость.

Сведения ТрК вносятся в общую базу данных Пенсионного Фонда. Поэтому иногда появляется необходимость в их уточнении.

В особенности это касается работников, трудовой стаж которых начался задолго до введения системы персонифицированного учета (ст.1 ФЗ от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Система учитывает сведения о каждом работнике. Введение персонифицированного учета и контроля поступающих сведений определяет в будущем размеры пенсионного обеспечения трудящегося.

А в случае болезни, данные ТрК, используются для подсчета трудового стажа и размера выплат по листкам нетрудоспособности.

В некоторых случаях трудовую книжку нужно представлять для оформления загранпаспорта. Нередко ее копию требуют в банках для принятия решения о выдаче кредита.

Нормативная база

При официальном оформлении трудоустройства граждан наниматели обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:

Возложение обязанности оформления трудовых книжек на работодателей, порядок внесения сведений Определяется в соответствии со ст.66 ТК РФ
Форма ТрК, образец вкладыша, оформление, ведение и хранение документов, а также их выдача при увольнении Регулируется Постановлением Правительства РФ № 225
Правила заполнения ТрК Закреплены Постановлением Минтруда России № 69

Как оформить титульный лист трудовой книжки (образец заполнения)

Впервые нанятым работникам ТрК «открывают», заполнив в его присутствии соответствующий бланк. Все данные вписываются на русском языке.

При местонахождении работодателя на территории республики, имеющей свой язык, русский текст может быть дублирован иным этническим языком.

Обязательна ли выплата выходного пособия при ликвидации организации, читайте здесь.

Сведения вписываются черными, синими или фиолетовыми чернилами перьевой, гелиевой или шариковой ручкой.

В записях не должно быть никаких сокращений, например — в датах год прописывается словом «год», а не буквой «г» с точкой.

Длинные слова пишут мелко, но разборчиво. Перенос слов на другую строку разрешен. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, в. т. ч. образование.

В каких случаях заводится

Для начала следует определиться с работодателями, обязанными заводить, заполнять и в последующем вести ТрК. Это:

Юридические лица Организации, учреждения и предприятия, которые зарегистрированы в установленном порядке в ЕГРЮЛ (ст.48 ГК РФ)
Физические лица Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без образования юридического лица (ст.66 ТК РФ)

Для физических лиц – частнопрактикующих нотариусов, адвокатов и других работодателей, подлежащих госрегистрации и лицензированию исполнение вышеуказанного законодательства также обязательно.

В двух случаях наниматель обязан заводить ТрК своему работнику. Если:

Гражданин поступает на работу впервые ст.65 ТК РФ
У принимаемого работника ТрК Отсутствует, утеряна или повреждена

А теперь о категориях работников, для которых заводить, заполнять, вести и хранить ТрК наниматели обязаны.

К ним относятся:

  • приступившие к основной работе 5 дней назад;
  • сезонные рабочие;
  • временные работники;
  • внештатные сотрудники.

Не заполняется ТрК для лиц заключивших договора гражданско-правового характера. На них положения ТК РФ не распространяются.

Порядок заполнения титульной страницы

Первая или титульная страница ТрК, отражающая сведения о трудящемся, заполняется четко и разборчиво, как и весь документ в целом.

К сведениям, предназначенным для внесения в титульный лист, относятся:

  1. Фамилия, имя, отчество гражданина.
  2. Дата его рождения.
  3. Образование.
  4. Профессия.
  5. Специальность.

Графу «ФИО» нужно заполнять, сверяя данные с паспортом или с иным документом, который удостоверяет личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права).

Видео: как заполнить титульный лист трудовой книжки?

После внесения сведения обязательно перепроверяют, т. к. ошибки в титульном листе недопустимы. Бланк с ошибками и исправлениями признают испорченным.

Он подлежит уничтожению. Дату рождения надо записывать блоками — две цифры должны обозначать число, еще две – месяц рождения, оставшиеся четыре – год рождения. К примеру — 06.09.1976.

Уровень образования граждан вписывается с учетом документа, подтверждающего прохождение государственной итоговой аттестации. К ним относятся:

Аттестаты об основном общем образовании Для выпускников 9 классов
Аттестаты о среднем (полном) общем образовании Для выпускников 11–12 классов
Дипломы об образовании Начальном, среднем, высшем, послевузовском, неоконченном высшем

Последний пункт следует подтверждать справками из вузов, зачетными книжками, студенческими билетами.

Воспользоваться этими документами придется и при заполнении графы о профессии и специальности. Здесь следует учитывать многие факторы.

К примеру, диплом бакалавра свидетельствует — присуждена степень по одному из направлений профподготовки, а не присвоена квалификация.

Выпускникам школ, не имеющим профессий и специальностей, в эту строку ничего не вписывают до получения ими образования.

Еще при заполнении этой графы нужно уметь различать «специальность» от «квалификации». Чаще всего специальность – это длинное выражение, а сокращения не допускаются.

В строке, обозначающей дату заполнения ТрК, следует использовать буквенное и цифровое обозначение.

Причем дата заполнения документа со временем начала работы может не совпадать — нанимателю дается 5 дней для принятия решения о приеме на работу.

Титульный лист предполагает наличие двух подписей – лица, которое отвечает за ведение ТрК и того, кому книжка и предназначается.

Во избежание всевозможных нюансов лучше не подпись ставить, а фамилию. Писать следует разборчиво, а еще лучше печатными буквами.

Первую страницу книжки заверяют печатью того предприятия, на котором она впервые заполнена или печатью кадровой службы. Без печати титульный лист и сама ТрК считается недействительной.

При необходимости внесения изменений

В жизни человека происходят разные события, и, к сожалению, зачастую приходится проходить долгую и утомительную процедуру переоформления, замены документы.

При изменении персональных данных в трудовой книжке прежние данные зачеркивают полностью, новые вписываются рядом, сверху или в продолжение этой же строки.

Никаких «Исправленному верить» быть не должно. А изменения следует подтвердить ссылками на паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, указав серию и номер документа.

Ссылки проставляются на обложке ТрК, на внутренней стороне. Они должны быть заверены подписью и печатью работодателя или службы кадров.

А вот для изменения строки об образовании зачеркивать первоначальный вариант не надо. Просто вносят новую запись.

Сведения о вновь полученных профессиях должны быть дополнением к ранее существовавшим. Ссылки на документ также располагаются на внутренней части обложки ТрК.

Как подписывать титульный лист книги учета движения трудовых книжек, читайте здесь.

Пример письменного отказа в приеме на работу, смотрите здесь.

Следует помнить, что даже мельчайшие неточности и ошибки в ТрК могут привести к довольно серьезным и обременительным последствиям.

Поэтому прежде чем ставить свою подпись, нужно внимательно изучать документ.

Пример документа

Ознакомиться с порядком заполнения страниц ТрК, следующих за титульным листом, можно на примере:

Фото: титульный лист трудовой книжки

Фото: запись в трудовой книжке

Как видим, первичное оформление ТрК, заполнение всех строк документа, внесение новых сведений о принятом работнике требуют от работодателя, кадровой службы или бухгалтерии знаний основ ТК РФ и других нормативных актов.

Это непростая задача, требующая особого внимания: слишком большая ответственность возлагается на каждую цифру или букву в этом документе.

Что-то пропустил, отвлекся, не заметил ошибки – и работник может проститься со спокойной, а в дальнейшем и обеспеченной жизнью.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 113-16-21
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 660-51-54
    • Регионы — 8 (800) 551-91-02

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Статья написана по материалам сайтов: jurist-protect.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector