Табель учета рабочего времени по часам

От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

• ненормированный рабочий день;
• режим гибкого рабочего времени;
• сменная работа;
• разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

• регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
• сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

1. Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
2. Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
3. Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
4. Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
5. Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Табель учета рабочего времени

Зарплата», 2010, N 11

Табель учета рабочего времени — это документ, без которого не может обойтись ни одна организация. О том, как его заполнять, рассказывается в статье.

Рабочим считается время, в течение которого сотрудник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Согласно ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учет отработанного сотрудниками времени.

Зачем нужен табель

В табеле содержится вся информация об использовании сотрудниками рабочего времени — о фактически отработанных часах и неотработанном времени (простой, болезнь, прогулы и т.п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру. Табель — первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение предусмотрен штраф в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, организацию заставят доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени;
• представителям ФСС РФ. Табель может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• представителям трудовой инспекции. На основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов, например форма N П-4.

Примечание. Кого не надо включать в табель

В табель не включаются исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров, поскольку нормы трудового права согласно ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса на них не распространяются. Также не отражается в табеле исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий и замещения временно отсутствующего работника. Но исполнение работником обязанностей по основному трудовому договору должно быть отражено.

Формы табеля

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1: N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и N Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Этим же Постановлением утверждены Указания по их заполнению (далее — Указания по заполнению форм).

Форма N Т-12 может быть использована не только для учета рабочего времени сотрудников. Раздел 2 формы N Т-12 предназначен для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда по видам начислений. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только разд. 1 «Учет рабочего времени».

Форма N Т-13 используется для учета рабочего времени, если в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников.

Это предусмотрено Указаниями по заполнению форм.

Назначаем ответственного за ведение табеля

Согласно Указаниям по заполнению форм табель ведет уполномоченное лицо. Если обязанность вести табель не прописана в трудовом договоре, работодатель должен издать приказ о возложении на одного из сотрудников соответствующих обязанностей. Образец приказа приведен на с. 72.

Образец приказа о назначении табельщика

Порядок заполнения табеля Учет работников

Одно подразделение — один табель. Табель ведется по каждому подразделению, составляется в одном экземпляре, подписывается лицом, ведущим табель, и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы).

Одна должность — одна позиция. Сведения о времени, отработанном по одной должности (профессии) одним работником, в табеле подразделения представлены отдельной позицией. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров — приказа о приеме на работу, увольнении, трудового договора и т.п. (п. 19 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80).

Один работник — один табельный номер. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Уникальный табельный номер сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации, а также в тех случаях, когда он исполняет трудовые обязанности по второй должности (профессии) на условиях внутреннего совместительства. Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет (п. 18 Основных положений).

Когда сдавать табель

По окончании календарного месяца табель передается в бухгалтерию, где на его основании рассчитывают заработную плату и другие выплаты.

В компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, а не определяется расчетным путем, сведения об отработанном времени должны поступать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.

Заметим, что закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчетного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывается 27-го числа и всем работникам проставляются рабочие дни с 27-го по 30-е (31-е) число. В результате, если сотрудник заболеет (возьмет отпуск за свой счет и т.п.), может оказаться, что ему была излишне выплачена заработная плата. Ее придется удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Способы учета рабочего времени

Согласно Указаниям по заполнению форм существует два метода учета рабочего времени в табеле:

• сплошной регистрации явок или неявок на работу;
• регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Этот способ целесообразнее применять для учета рабочего времени тех категорий работников, заработная плата которых не зависит от количества отработанного времени, например работников с ненормированным рабочим днем.

Документы, на основании которых заполняется табель

Отметки в табеле о причине неявки на работу, об особом режиме работы, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда делаются только на основании первичных документов:

• листка нетрудоспособности;
• справки о выполнении государственных или общественных обязанностей;
• трудового договора о работе по совместительству;
• письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.;
• приказов о направлении в командировку, предоставлении отпуска и др.

Строки для учета отработанного времени

Каждая позиция табеля содержит две строки. В верхней строке проставляются условные обозначения (коды) рабочего времени, в нижней — количество отработанных сотрудником часов (минут).

Коды в табеле

Определенный вид рабочего времени обозначается соответствующим стандартным кодом. Буквенные и цифровые коды явок и неявок приведены на титульном листе формы N Т-12. Они же применяются и при заполнении формы N Т-13. Такой порядок предусмотрен Указаниями по заполнению форм.

Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Таблица с указанием кодов приведена на с. 86.

Дополнительный лист к табелю

В некоторых случаях возникает необходимость внести изменения в табель.

Объяснения неявки получены после сдачи табеля. Сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. До сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

Увольнение в начале месяца. Если сотрудник увольняется, то все причитающиеся ему суммы нужно выплатить в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Для того чтобы правильно начислить суммы, необходимо внести в табель сведения об этом работнике на день его увольнения. Например, если сотрудник увольняется 8 ноября, то на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.

Табель и нормы рабочего времени

При заполнении табеля с помощью кодов возникает ряд сложностей. От правильности указания кода зависит величина начисленной сотруднику заработной платы и размер среднего заработка.

Нормальная продолжительность рабочего времени

Согласно ч. 2 ст. 91 Трудового кодекса нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Выход сотрудника на работу в табеле отражается следующим образом:

• в верхних строках графы 4 напротив фамилии работника проставляется код Я или 01;
• в нижних строках указывается продолжительность работы в часах, минутах.

Работа сверх нормы

Работа сверх нормы — это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (ежедневной работы (смены)), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Для учета времени, отработанного сверхурочно, в табеле на одного сотрудника отводят две позиции. В первой отражают время, отработанное в пределах нормы, с соответствующей кодировкой. А во второй — сверхурочное. В верхней строке второй позиции проставляется код С или 04, а в нижней указывается продолжительность рабочего времени. На основании этих данных первые два часа работы нужно оплатить не менее чем в полуторном размере, а последующие часы — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Примечание. Срок хранения табеля

Табель учета рабочего времени следует хранить в организации пять лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет. Об этом говорится в п. 586 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Ранее действующий Перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, утратил силу (Приказ Росархива от 26.08.2010 N 63).

Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенный режим работы устанавливается законодательством. Категории сотрудников, на которых он распространяется в обязательном порядке, перечислены в ст. ст. 92, 320, 333 и 350 Трудового кодекса, Постановлении Правительства РФ от 20.11.2008 N 870, Федеральном законе от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», Постановлении Верховного Совета РСФСР от 01.11.1990 N 298/3-1 и т.п. Как правило, сокращение рабочего времени связано с работой во вредных и (или) опасных условиях труда, инвалидностью работников и другими обстоятельствами.

При сокращенной продолжительности рабочего времени в верхней строке указывается код ЛЧ или 21, а в нижней — продолжительность работы в часах, минутах.

Сокращенная продолжительность рабочего времени, установленная для отдельных категорий работников, является для них нормой и поэтому не влечет уменьшения заработной платы (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.05.2006 N 12918/МЗ-14).

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время — это режим частичной занятости, при котором сотрудник работает неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, например не пять рабочих дней, а четыре (ч. 1 ст. 93 ТК РФ). При этом все дополнительные нерабочие дни в табеле отражаются как выходные.

Перевести на неполное рабочее время работодатель может любого сотрудника по его просьбе (заявлению) (ст. 93 ТК РФ). В этом случае в ячейках верхней строки указывается код Я или 01, а в ячейках нижней строки — продолжительность отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

Кроме того, работодатель может ввести неполное рабочее время на срок до шести месяцев по собственной инициативе в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Тогда в табеле проставляется код НС или 25 и продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени.

При установлении неполной рабочей недели дополнительные нерабочие дни в табеле отмечаются как выходные.

Заработная плата работникам с таким режимом выплачивается пропорционально отработанному ими времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 2 ст. 93 ТК РФ). Время, отработанное сверх установленной им продолжительности рабочего дня, оплачивается как сверхурочное на основании ст. 152 Трудового кодекса.

Табель и режимы работы Гибкий график работы

При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по договоренности с работодателем (ч. 1 ст. 102 ТК РФ). Такой режим устанавливается сотрудникам, продолжительность работы которых отклоняется от установленной нормы (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). Напомним, что за неделю она не может превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Норма рабочего времени на иные периоды рассчитывается в соответствии с Порядком исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н.

Если сотруднику установлен гибкий график, в табеле проставляется код Я или 01 и указывается фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность его рабочего времени не превысила норму.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа ведется в соответствии с графиком сменности, в котором указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день (общая продолжительность работы не должна превышать 40 часов в неделю).

Работа в дневную смену обозначается кодом Я (01). Если же смена приходится и на дневное, и на ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать двумя позициями. Для этого в табеле на одного работника отводится дополнительная позиция, в которой отдельно указывается время работы ночью (код Н или 02).

В нижней строке ночной позиции нужно указать продолжительность рабочего времени ночью в часах, минутах.

Ненормированный рабочий день

Для некоторых категорий работников невозможно соблюдение норм труда. Им устанавливается ненормируемый рабочий день (ст. 101 ТК РФ). Как правило, это руководящий, технический и хозяйственный персонал, а также другие лица, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету (п. 2 Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.12.2002 N 884). Конкретный перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором или иным локально-нормативным актом (ст. 101 ТК РФ).

При ненормированном рабочем дне работа сверх установленной продолжительности рабочего времени в табеле не отражается. В нем указываются только отклонения от режима работы — неявки, дни болезни, отпуска, нахождения в командировке и т.п., то есть дни, когда сотрудник не выполнял свои основные трудовые обязанности.

Компенсировать сотруднику работу в ненормированном режиме нужно дополнительным отпуском, который не может быть меньше трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ). В табеле дни такого отпуска отражаются кодом ОД или 10. Если отпуск не предоставляется, переработка сверх нормы оплачивается как сверхурочная работа по правилам ст. 152 Трудового кодекса. В этом случае в табеле нужно указывать фактические часы сверхурочной работы.

Разделение рабочего дня

Этот режим работы устанавливается в организациях, где интенсивность работ в течение рабочего дня различна (городской пассажирский транспорт, отделения связи, коммунальные службы и т.п.).

В данном случае в табеле указывается общее количество фактически отработанных часов, которое должно соответствовать установленной продолжительности ежедневной работы. Это значит, что если рабочий день или смена составляют восемь часов, то независимо от деления на части рабочее время должно также составлять восемь часов. При этом в верхней строке указывается код Я или 01.

Табель и учет особенных периодов времени Выходные и праздничные дни

Выходные в рабочем периоде. В течение периода работы выходные и праздничные дни, в которые работник фактически отдыхал, обозначают кодом В или 26. При этом нижние ячейки (часы) не заполняют.

Далее мы расскажем, как отмечаются выходные и праздничные дни в период командировки и отпуска.

Работа в праздник. Работу в выходной или праздничный день нужно отразить кодом РВ или 03, а в нижних строках указать продолжительность работы в такой день. Работу в праздник нужно оплатить не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 153 ТК РФ).

Если же за работу в выходной сотрудник берет отгул (ч. 3 ст. 153 ТК РФ), то данный день в табеле обозначается кодом НВ или 28, а нижняя строка остается незаполненной. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Если выходной переносится на рабочий день. В этом случае продолжительность работы в бывший выходной должна соответствовать продолжительности рабочего дня, на который перенесен выходной день. Это предусмотрено п. 1 Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н.

Работа накануне праздничного дня. Продолжительность рабочего дня или смены перед государственными праздниками уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если это правило не соблюдается, такая работа будет считаться сверхурочной (ч. 2 ст. 95 ТК РФ). Чтобы зафиксировать факт переработки, в табель напротив фамилии сотрудника можно добавить позицию и проставить в ней код С или 04, а ниже — время, отработанное сверх установленной нормы (например, один час).

Учет работы в ночное время

Ночной является работа с 22.00 до 6.00 (ч. 1 ст. 96 ТК РФ).

Если смена целиком приходится на ночное время, в табеле нужно проставить код Н или 02 и указать продолжительность работы в часах, минутах. Напомним, если смена приходится и на дневное, и на ночное время (например, суточные дежурства, эпизодические выходы на работу в ночное время), учитывать рабочее время в табеле удобнее по двум позициям — в одной указать время работы днем (код Я или 01), а в другой — ночью.

Учет рабочего времени совместителя

Совместительство — это выполнение сотрудником другой оплачиваемой работы в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Сотрудник может быть совместителем как по месту основной работы (внутренний совместитель), так и в других организациях (внешний совместитель) (ч. 3 ст. 282 ТК РФ).

Продолжительность работы. В течение дня совместитель может работать не более четырех часов, в течение 40-часовой недели — 20 часов, а в течение месяца — не более половины месячной нормы рабочего времени, установленной для соответствующей категории работников (ч. 1 ст. 284 ТК РФ).

Обратите внимание: согласно ч. 6 ст. 282 Трудового кодекса для отдельных категорий работников могут быть установлены иные нормы времени работы по совместительству. В частности, для педагогических, медицинских и фармацевтических работников, а также работников культуры нормы прописаны в Постановлении Минтруда России от 30.06.2003 N 41.

Особенности заполнения табеля. Если работник является внутренним совместителем, то в табеле его фамилия будет указана два раза с одним табельным номером, но с разными наименованиями должностей. По одной позиции будет учтено время основной работы, а по второй — время работы по совместительству. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика.

Продолжительность отработанного совместителем времени (в часах, минутах) можно указывать дробными числами. Например, если совместитель ежедневно работает по 2 часа 30 минут, то в табеле нужно указать дробное число — 2,5 часа (2 ч + 30 мин. : 60 мин.).

Если внутреннего совместителя направили по основной должности в командировку, то на период командировки совместителю нужно оформить отпуск без сохранения заработной платы (в табеле — код ДО или 16).

Учет рабочего времени сдельщиков

Оплата труда сдельщиков зависит от объема выполненной работы (ч. 2 ст. 150 ТК РФ). Если их труд измеряется в часах (например, преподаватели, водители и т.д.), то время работы в табеле указывается. В противном случае в табеле проставляют буквенно-цифровой код Я или 01, а нижнюю строку оставляют без заполнения.

Чем больше в месяце нерабочих праздничных дней (например, в январе), тем меньше зарплата сдельщиков. Поэтому работодатель обязан дополнительно оплачивать сдельщикам нерабочие праздничные дни (ч. 3 ст. 112 ТК РФ). Размер доплаты законодательством не установлен. Каждая организация определяет его самостоятельно либо в положении об оплате труда, либо в трудовом или коллективном договоре.

Работу в выходной или в праздник таким работникам нужно оплатить не менее чем по двойным сдельным расценкам либо предоставить другой день отдыха (ст. 153 ТК РФ). Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем по полуторным, последующие часы — не менее чем по двойным сдельным расценкам (ст. 152 ТК РФ). При этом сдельные расценки за единицу продукции устанавливает работодатель.

Оформление табеля при командировках

По графику места постоянной работы время пребывания сотрудника в командировке (включая выходные и нерабочие праздничные дни) обозначается кодом К или 06. За дни командировки, которые являются по основному графику сотрудника рабочими, ему будет начислен средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

День отъезда (приезда). Согласно п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках), вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день приезда из нее решается по договоренности работника и работодателя. Как правило, это устанавливается либо в локальном нормативном акте, либо в приказе руководителя. Если работник должен отбыть в командировку, например, 25 октября в 22.00, то по согласованию с руководителем он может в этот день выйти на работу. Такой день будет считаться рабочим (код Я или 01) и оплачиваться в обычном порядке. Но может быть и другая договоренность — этот день будет отнесен только к периоду командировки, работник на работу не выходит.

Болезнь в командировке. Дни болезни в командировке, подтвержденные больничным листом, в табеле будут отмечены кодом Б, поскольку за эти дни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 Положения о командировках).

Работа в выходной в командировке. Если работник, находясь в командировке, по заданию работодателя исполнял служебное поручение в свой выходной, этот день в табеле следует отметить кодом РВ или 03. За этот день работнику будет выплачен не средний заработок, а обычная заработная плата в повышенном размере в соответствии с ч. 1 ст. 153 Трудового кодекса.

Примечание. График работы в командировке и табель

Исходя из норм Положения о командировках, командированный не обязан соблюдать как график работы организации, в которую он прибыл, так и график, установленный на месте постоянной работы.

Учет неотработанного времени

Отпуск. Если работник находится в отпуске, то в табеле это отмечают кодом ОТ или 09. Причем данные коды должны быть проставлены и в рабочие, и в выходные дни, поскольку оплачиваемый отпуск предоставляется исходя из количества календарных дней.

Праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), приходящиеся на период отпуска, напротив, следует отмечать кодом В или 26, так как они не входят в календарные дни отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Если отпуск продлевается, дни продления отмечаются кодом ОТ или 09.

Дополнительный отпуск в табеле отражается тем же кодом, что и основной, если для него не выделено отдельных обозначений.

Обучение с отрывом от производства. В табеле дни, когда работник проходил обучение с отрывом от производства, обозначаются кодом ПК или 07.

Прогул. Прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительных причин (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):

• в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности;
• более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как было отмечено выше, дни отсутствия сотрудника на работе до выявления причин отмечаются в табеле кодом НН или 30. После того как будет установлено, что работник отсутствовал по неуважительным причинам, следует заменить код НН на ПР или 24. Для этого к табелю составляется дополнительный лист, который заверяется подписью работника, заполнившего форму.

Если же работник прогулял не весь день, а его часть, в табеле нужно указать количество отработанных в течение рабочего дня часов (код Я или 01).

Период временной нетрудоспособности. По аналогии делаются отметки в табеле и в случае болезни работника. Единственное отличие — код НН в дополнительном табеле нужно будет заменить на код Б или 19, когда станет известно о том, что сотрудник заболел. Дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные, также необходимо отмечать кодом Б или 19. Дело в том, что пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Если болезнь пришлась на время отпуска работника, дни временной нетрудоспособности должны быть отмечены в табеле кодом Б или 19.

Период простоя. Время простоя по вине работодателя отражается в табеле кодом РП или 31 и в соответствии с ч. 1 ст. 157 Трудового кодекса оплачивается не менее 2/3 средней заработной платы работника.

Буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле, приведены в таблице на с. 86.

Пример. В ЗАО «Амурский хмель» установлена пятидневная рабочая неделя. Как заполнить табель учета рабочего времени за первую половину октября 2010 г., если:

• П.К. Томин является внутренним совместителем. По основной работе он выполняет обязанности агротехника, а по совместительству — генетика-селекционера по графику: вторник и пятница по 2 часа;
• С.В. Хабаров занимается обработкой хмеля сернистым газом, работает во вредных условиях труда (Постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22 и Письмо Минтруда России от 12.08.2003 N 861-7). Ему установлена 36-часовая рабочая неделя (ч. 1 ст. 92 ТК РФ). Продолжительность рабочей смены — 7 часов 12 минут в день (ч. 2 ст. 94 ТК РФ). С 7 по 11 октября сотрудник болел;
• Е.Н. Шиманов работает инженером-механиком. Продолжительность его рабочего дня составляет 8 часов (с 9.00 до 18.00). 4 октября работник с его согласия был привлечен к сверхурочной работе на 2 часа (с 18.00 до 20.00) и 11 октября на 3 часа;
• О.Г. Серышев, хмелевод, к началу октября находился в отпуске, должен был выйти на работу 4 октября, но заболел и был нетрудоспособен с 4 по 6 октября. С 7 октября он оформил продление ежегодного отпуска на 3 дня (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169);
• М.Л. Аргуновская работает менеджером по продажам. В связи с осложненными родами ей был предоставлен дополнительный отпуск по беременности и родам сроком на 16 дней с 8 октября (п. 50 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514, и ст. 255 ТК РФ). Больничный лист выдан со следующего дня, после того как окончился основной декретный отпуск;
• П.М. Белогорский трудится почвоведом. С 1 по 15 октября он находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. С 11 октября работодатель решил направить его на курсы повышения квалификации на 10 дней (учеба должна проходить по месту работы, но с отрывом от производства). Для этого был оформлен вызов сотрудника из отпуска.

Как заполнить раздел о явках и неявках на работу табеля по форме N Т-13 за первую половину октября 2010 г.?

Решение. Образец заполнения табеля приведен на с. 89.

Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк

Год документа: 2024

Вид документа: Табель, Форма, Бланк

Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF

Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.

Заполнение документа

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

• 
• 

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:

• Подсчет времени наемного работника;
• Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
• Начисление заработной платы на основании указанной информации.

Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.

Форма Т-12

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

• Подсчет времени потраченного на работу;
• Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

Пометки в табеле

• «Я», «01» — работа в дневную смену;
• «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
• «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
• «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
• «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Скачать документы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Форма Т-13. Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.

Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения