Срок хранения кадровых приказов

Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать. Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

• Документы долговременного хранения.
• Кратковременные бумаги.
• Временные приказы.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Каков срок хранения приказов?

1. Приказы о предоставлении отпуска.
2. Направления в недолгие командировки.
3. Документы, указывающие на разнообразные дисциплинарные взыскания.
4. Приказы о направлении кадров на обучение или курсы повышения квалификации.

Но это еще не все.

Правила хранения изучаемых документов имеют множество особенностей и нюансов. Помимо уже рассмотренных вариантов, можно выделить временное хранение и постоянное.

Встречаются данные случаи не слишком часто.

Сколько лет хранятся кадровые приказы

Что к ним можно отнести? Это:

1. Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
2. Документы о переводе.
3. Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.
4. Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
5. Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
6. Личные дела кадров.
7. Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
8. Приказы об увольнении.

Не по личному составу Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу.

Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить. О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности. Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются.

Также есть приказы постоянного хранения. Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе.

И уничтожается она только после закрытия компании. Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения. Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам.

И хранятся подобные документы длительное время.

Приказы по личному составу: сроки хранения

С учетом того что лишь некоторые компании способны работать долгое время после открытия, можно сказать, что бумаги долговременного хранения должны не уничтожаться на постоянной основе. Почему? Дело в том, что кадровые приказы подобной категории хранятся 75 лет.

И только по истечении данного срока можно заняться уничтожением. Лишь некоторым корпорациям удается проработать более указанного срока.

Коротко ли? А какие установлены сроки хранения кадровых документов, относящихся к категории кратковременных? Подобная документация еще может пройти этап уничтожения без закрытия или ликвидации организации. Кратковременные документы обычно хранятся 5 лет. В некоторых случаях (если это прописано в уставе) — 10.

Но не более того. Об учете и хранении Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда.

Сколько хранятся кадровые приказы

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет. ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.
Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте? Долговременные документы Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов. Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию. А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже. Что можно отнести к данной документации? Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). В коммерческих организациях Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п.

3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Сколько хранятся кадровые приказы по отпуску

Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск. Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством? К каким документам относятся приказы на отпуск? Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся. В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела.

Сколько хранятся кадровые приказы на выплату больничного

Регистрация приказов: нюансы В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу. То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно.

По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно.

Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска. Срок хранения журнала регистрации приказа Выше мы рассмотрели то, сколько хранятся приказы на отпуск.

Сроки хранения кадровых документов

srok_hraneniya.jpg

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ;

• приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
• закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
• приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
• закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
• Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

• предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
• связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

• копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
• документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

• обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
• факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

• если до 1 января 2003 года − 75 лет;
• если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

• приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
• личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
• правила трудового распорядка – 1 год;
• график отпусков – 1 год;
• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
• документы об учете рабочего времени – 3 года;
• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
• экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
• бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

• договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• график отпусков;
• личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

Приказы по кадрам срок хранения 2020 год

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты: Вид Сколько хранить Основание Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры 4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности) Пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) 5 лет после года составления Ст. 382, 392, 394, 396 Приказа № 558 По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.) 6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним Пп. 6 п. 3.4 ст.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения: 1 год Журналы учета трудового времени, графики выделенных отпускных периодов, сведения о гражданах, не принятых на работу 3 года Учетные сведения документации, которая подтверждает длительность рабочего стажа работника, данные о трудовой дисциплине 5 лет Акты, отчеты по трудовой безопасности, выписки касательно улучшения рабочих условий, документы по аттестации работников по трудовой дисциплине, сведения о командировках 75 лет Трудовые соглашения работников и персональные карточки 50 лет Личные документы работников до востребования хозяином (аттестаты, дипломы, трудовые книги) бессрочно коллективные соглашения, личные дела директоров и руководителей По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет. ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.
В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор. Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

• основные;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственной деятельности.

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет.

При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов. Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.
Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Передавайте в архив личные дела уволившихся по общему правилу не позднее чем через три года после завершения их делопроизводства. Личное дело относится к переходящим делам, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника.
Поэтому не закрывайте личное дело в конце года. Делайте это, когда поместите в дело документы об увольнении. Если компания прекратила с работником трудовые отношения в 2018 году, дело передавайте в архив в 2021 году.

Как сформировать личное дело для архива. Готовьте личное дело, как и другие документы с длительным сроком хранения. Освободите листы от скрепок, скоб, файлов. Располагайте документы в хронологическом порядке.

Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка ч.4 ст. 189 ТК РФ Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) ст. 21 ТК РФ Положение об аттестации Положение о системе обучения ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ Приказы по основной деятельности Длительное хранение Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ 75 лет Личные карточки работников (Т-2) Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 75 лет Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 лет Табели учета рабочего времени ч.3 ст.
Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию. Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.
Какова его роль Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности. Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

Приказы по кадрам срок хранения 2018 года

Если в деле есть трудовая книжка, военный билет, которые работник не забрал, вложите каждый документ в конверт и подшейте их в дело. Вначале нумеруйте сам конверт, а затем следующим номером каждое вложение в конверте.

В листе-заверителе сделайте запись о вложенных в дело конвертах и количестве вложенных в них листов. Если в дальнейшем необходимо будет отразить повреждение документов или замену подлинников, отмечайте это в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть: • меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;• не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз.
ТК РФ 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ 75 лет Ограниченный срок хранения Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст. 135, 144, 147 ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

Вы должны оформить его и описать (п. 4.19 приказа Минкультуры России № 526). Когда будете распределять приказы по личному составу, обращайте внимание на сроки их хранения.

В одно дело можно помещать только распорядительные документы с одним сроком хранения. Например, приказ об отпуске в связи с обучением храните пять лет, а приказ об отпуске без сохранения зарплаты — 50 (75) лет.

В одном деле эти приказы находиться не могут. В личных делах работников документы располагайте в хронологическом порядке по мере поступления. Но не храните в деле карточки формы № Т-2. Для них в номенклатуре дел выделяется отдельное дело.

Новшества в сроках хранения кадровых документов

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.

Общие положения о сроках хранения документов

Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .

В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности. Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации . Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Сроки хранения приказов

Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :

1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.

На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения. Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет. Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2024 г.;

3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов :

о приеме (назначении на должность);

переводе, переводе на контрактную форму найма;

увольнении (освобождении от должности);

награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;

продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);

присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

предоставлении социальных отпусков;

изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;

— 3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;

наложении дисциплинарных взысканий;

служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

оказании материальной помощи;

направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .

Новшества в сроках хранения других кадровых документов

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года. К таким документам относятся :

— журналы учета рабочего времени;

— табели использования рабочего времени;

— годовые табельные карточки;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);

— приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).

На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.

Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .

Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :

для руководителей организаций;

работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.

Статья написана по материалам сайтов: spmag.ru, 1privilege.ru, ilex.by.

»