Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов. По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Это не так! Юридическая значимость обмена обеспечивается действующим законодательством в этой области: следование нормативно-правовым актами, соблюдение форматов документов и регламентов обмена, использование квалифицированной ЭП. Соглашение – это показатель приоритета обмена электронными документами во взаимодействии с контрагентами. Подписать само соглашение, если решено все-таки его использовать, можно на бумаге, если так привычнее для компании.

Будет ли это отдельный документ или пункт основного договора, значение не имеет. Если соглашение заключается в электронном виде, то самый простой способ – договор оферты. В этом случае документ публикуется на сайте от имени компании и контрагенты просто присоединяются к оферте.

Второй вариант, конечно, – индивидуальный договор, подписанный ЭП.

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.
Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью».
Обратите внимание — при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах. Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

  • Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
  • Оформляем доверенность правильно, № 3
  • Применяем УПД с середины года, № 2
  • Нумерация документов с нового года, № 1
  • 2017 г.
  1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11
  1. Документооборот, № 24
  2. Восстанавливаем утраченные документы, № 20
  3. Бухгалтерские документы: составляем, заполняем, подписываем, № 20
  4. В электронную подпись желательно включить отметку о времени, № 15
  5. ФНС может принимать электронные документы только утвержденных форматов, № 13
  6. Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10
  7. Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  8. Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  9. Передаем учет аутсорсеру, № 3

2015 г.
Компании и ее партнеры могут также работать в рамках оферты оператора ЭДО, если все они уже являются пользователями сервиса, и не подписывать ничего дополнительного, как говорилось выше. *** Подключение контрагентов к обмену далеко не всегда идет легко. Если компетенций вашей компании недостаточно, чтобы решить возникшие вопросы, вы всегда можете воспользоваться помощью оператора – получить консультацию по порядку действий или полностью передать работы, в том числе и заключение всех соглашений. Еще больше информации об организации электронного обмена в разделе Основы межкорпоративного документооборота и Идеальный ЭДО-проект. Теги: Ещё материалы автора Екатерина Михеева Будущее управления контентом и искусственного интеллекта Интеллектуальные инструменты ECM.
Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа. Все ли документы можно создавать в электронном виде? И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде.
Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручноп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf. Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная.

Полезные статьи:

§ 1. дПЧЕТЕООПУФШ ЛБЛ ЗТБЦДБОУЛП-РТБЧПЧБС УДЕМЛБ1. рПОСФЙЕ ДПЧЕТЕООПУФЙуПЗМБУОП У Р. 1 УФ. 9 зл ЗТБЦДБОЕ…

Порядок проведения перерасчета в рамках ч. 9.2 ст. 156 ЖК РФПорядок проведения перерасчета в рамках…

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур.

Это интересно:  Штраф за пьяную езду в первый раз

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. Для этого достаточно, чтобы организации подключились к Диадоку и подписали лицензионный договор с компанией СКБ Контур. При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Дело в том, что все документы, которые передаются через Диадок, подписываются квалифицированной электронной подписью. В п. 1 ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорится: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Таким образом, электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую значимость, для подтверждения которой не требуется иных условий.

Разумеется, в случае необходимости юридические лица могут составить соглашение о порядке работы с электронными документами и прописать в нем формат электронных документов, порядок внесения исправлений в документы, обязательства сторон и т.д.

Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.

Соглашение об электронном документообороте (Документ Алексеевой Д.Г., Пыхтина С.В., Фальковской Я.М.)

об электронном документообороте

г. Москва __» ___________ 2005 г.

_____________________________________, далее «Бюро», в лице

________________________________________________, действующего на

основании ______, и ____________________, далее Абонент, в лице

__________________, действующего на основании __________________,

совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение (далее —

Соглашение) о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

1.1. Настоящим Соглашением Бюро и Абонент определяют порядок

применения электронного документооборота при обмене информацией в рамках

Договора N ____ об оказании информационных услуг (предоставления

______________)* от «__»_____________2005 г. (далее — Договор).

1.2. Применяя электронный документооборот, Стороны руководствуются

действующим законодательством и настоящим Соглашением, включая

Приложения к нему, а также Регламентом предоставления услуг Оператора

Удостоверяющего центра (далее — Регламент).

1.3. Термины, перечисленные в статье 3 Федерального закона от 10

января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», применяются в

настоящем Соглашении в соответствии с определениями, данными в указанном

1.4. В электронном документообороте Стороны используют документы,

представленные в электронно-цифровой форме (далее — электронные

1.5. Электронные документы, которыми Стороны обмениваются в рамках

Договора, заверяются электронно-цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного

лица отправителя документа. Каждая из Сторон может иметь несколько

уполномоченных лиц для обмена информацией по указанному Договору. Каждое

уполномоченное лицо должно иметь собственную электронно-цифровую подпись,

подтвержденную сертификатом Удостоверяющего центра, и доверенность,

подтверждающую полномочия этого лица, оформленную Стороной в

1.6. При обмене электронными документами используется средство

электронной цифровой подписи, сертифицированное в установленном порядке.

1.7. Стороны признают, что любой электронный документ, переданный в

рамках Договора и заверенный действующей на момент передачи электронной

цифровой подписью отправителя, является эквивалентом идентичного по

содержанию документа на бумажном носителе, подписанного уполномоченным

лицом организации-отправителя с проставлением печати, имеет равную с ним

юридическую силу и порождает для Сторон аналогичные права и обязанности.

1.8. Электронный документ порождает обязательства Стороны по

настоящему Соглашению с момента постановки электронной цифровой подписи,

если он заверен действующей электронной цифровой подписью уполномоченного

Стороной лица. При этом содержание электронного документа должно

соответствовать полномочиям лица, его подписавшего.

1.9. Стороны признают, что используемые средства подготовки,

передачи и проверки электронных документов достаточны для обеспечения

надежного, эффективного и безопасного документооборота.

1.10. Стороны признают используемую в электронном документообороте

систему защиты информации достаточной для защиты от несанкционированного

доступа, контроля целостности передаваемых данных, а также подтверждения

авторства и подлинности электронных документов.

2. Порядок применения электронного документооборота

2.1. Для подготовки и проверки электронных документов Стороны

используют программное обеспечение «Автоматизированное рабочее место

Пользователя Удостоверяющего Центра», предоставляемое Абоненту при

2.2. Бюро выполняет функции Оператора Удостоверяющего центра ООО

«Крипто-Про» в соответствии с Регламентом.

2.3. С помощью указанного в п. 2.1 программного обеспечения Абонент

вырабатывает ключи электронной цифровой подписи уполномоченного

представителя Абонента, в соответствии с Регламентом Удостоверяющего

центра получает и устанавливает сертификат.

2.4. Далее в настоящем Соглашении под действиями Абонента или Бюро

будут пониматься действия соответствующих уполномоченных представителей

Сторон, а под электронными цифровыми подписями Сторон — электронные

цифровые подписи их уполномоченных представителей.

2.5. Для корректного функционирования системы электронного

документооборота Стороны самостоятельно обязаны обеспечить доступ с

рабочих мест, на которых установлен «АРМ Пользователя», к пункту

размещения списка отозванных сертификатов в соответствии с Регламентом.

2.6. Функции постановки и проверки электронной цифровой подписи в

электронных документах выполняются с помощью «АРМ Пользователя».

Постановка электронной цифровой подписи выполняется непосредственно перед

отправкой электронного документа, а проверка — незамедлительно при

3. Права и обязанности Сторон

3.1. Взаимные обязанности и права сторон

3.1.1. Стороны обязуются:

— за собственный счет приобрести и поддерживать в рабочем состоянии

свои программно-технические средства, используемые для электронного

документооборота в соответствии с настоящим Соглашением;

— содержать компьютер, на котором установлено программное

обеспечение электронного документооборота, в охраняемом служебном

— не допускать появления в компьютере, на котором установлено

указанное программное обеспечение, компьютерных вирусов и программ,

разрушающих систему электронного документооборота, операционную систему и

прочие программные средства.

3.1.2. Стороны обязуются сохранять в тайне применяемые в системе

защиты информации секретные ключи и проводить их замену. Смена ключей

проводится в соответствии с Регламентом.

Это интересно:  Штрафы пдд с ноября 2019 года

3.1.3. Каждая сторона имеет право запрашивать и обязана по запросам

другой стороны направлять не позднее следующего банковского дня с момента

получения запроса надлежащим образом оформленные бумажные копии

электронных документов, обмен которыми проходил с помощью Системы.

3.1.4. Стороны должны хранить электронные документы, предусмотренные

настоящим Соглашением, а также сертификаты открытых ключей ЭЦП в течение

3.1.5. Стороны имеют право изготавливать электронные и бумажные

копии электронных документов, принятых и переданных в рамках Договора, и

заверять их своей электронно-цифровой подписью или собственноручной

подписью уполномоченных должностных лиц с проставлением печати.

3.2. Обязанности и права Абонента

3.2.1. Абонент обязуется за собственные средства приобрести «АРМ

Пользователя» и необходимые лицензии и установить их на рабочих местах

уполномоченных лиц Абонента.

3.2.2. Абонент обязуется выдать доверенности лицам, уполномоченным

Абонентом для обмена электронными документами с Бюро, и предоставить их в

Бюро. Абонент обязан самостоятельно следить за изменениями полномочий,

предоставленных доверенностью, и своевременно информировать Бюро об этих

изменениях в письменном виде.

3.2.3. Абонент обязан использовать «АРМ Пользователя» только по

прямому назначению и в соответствии с инструкцией к «АРМ Пользователя».

3.2.4. Абонент обязуется использовать ключи электронно-цифровой

подписи, созданные для работы по Договору и настоящему Соглашению,

исключительно для электронного документооборота в рамках Договора и

Соглашения, и прекратить их использование в случае прекращения действия

Договора или Соглашения. Ответственность за использование ключей ЭЦП в

иных целях лежит на Абоненте.

3.2.5. Абонент обязан использовать лицензии на создание ключей в

соответствии с лицензионным соглашением. Ответственность за нарушение

лицензионного соглашения лежит на Абоненте.

3.2.6. Абонент обязан хранить в тайне имена и пароли доступа к «АРМ

Пользователя» и запрашивать у поставщика «АРМ Пользователя» изменение

имен и паролей доступа при любом обоснованном подозрении о

несанкционированном доступе третьих лиц к этой информации.

3.2.7. Абонент обязан контролировать правильность оформления

электронных документов, предназначенных для обмена с Бюро, а также

следить за соответствием подписываемых электронной цифровой подписью

документов полномочиям лица, указанного в сертификате ЭЦП.

3.2.8. Абонент обязуется использовать «АРМ Пользователя» только на

исправном и проверенном на отсутствие компьютерных вирусов персональном

3.2.9. Абонент обязуется допускать к работе с «АРМ Пользователя»

только уполномоченных сотрудников Абонента и несет ответственность за все

действия, совершенные неуполномоченными лицами с «АРМ Пользователя» под

именем и паролем уполномоченного лица Абонента и (или) с использованием

секретного ключа ЭЦП уполномоченного лица Абонента.

3.2.10. Абонент обязуется не вносить никаких изменений в «АРМ

Пользователя» и не передавать его третьим лицам.

3.2.11. Абонент имеет право в любое время создать новые ключи

электронной цифровой подписи и в соответствии Регламентом получить и

использовать сертификат нового открытого ключа ЭЦП.

3.2.12. Абонент обязуется немедленно по доступным каналам связи с

последующим письменным сообщением информировать Бюро обо всех случаях

компрометации секретных ключей, их утраты, хищения, несанкционированного

использования, а также повреждения «АРМ Пользователя», для проведения

внеплановой смены ключей и других согласованных действий по поддержанию в

рабочем состоянии электронного документооборота. При компрометации

основного комплекта ключей Абонент по согласованию с Бюро переходит на

использование резервного комплекта ключей, а в случае их отсутствия,

недоступности или компрометации электронный документооборот с данным

Абонентом приостанавливается до проведения внеплановой смены ключей.

Ответственность за последствия, возникшие в результате обработки

электронных документов Абонента, полученных до поступления в Бюро

информации о вышеуказанных случаях, несет Абонент.

3.3. Обязанности и права Бюро

3.3.1. Бюро обязано консультировать Абонента по вопросам

3.3.2. Бюро имеет право производить замену программного обеспечения

поддержки электронного документооборота как в целом, так и отдельных

подсистем. Бюро обязано уведомить об этом Абонента при плановой замене не

менее чем за 15 календарных дней, при внеплановой — не менее чем за один

рабочий день, а Абонент обязан в соответствующий срок получить у Бюро или

приобрести за свой счет и ввести в эксплуатацию необходимые программные

3.3.3. Бюро обязуется обеспечить конфиденциальность информации,

передаваемой по Системе.

4. Ответственность сторон

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по

настоящему Соглашению стороны несут ответственность в соответствии с

4.2. Стороны не несут ответственности за задержки, сбои и другие

недостатки в исполнении обязательств по настоящему Соглашению в случае

возникновения обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).

4.3. Каждая Сторона несет ответственность за все электронные

документы, оформленные и переданные в соответствии с условиями настоящего

Соглашения от имени этой Стороны, в том числе когда электронный документ

был подготовлен и (или) передан лицом, не уполномоченным на это данной

5. Срок действия Соглашения

5.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с даты его подписания

Сторонами и действует в течение срока действия Договора.

5.2. Абонент может выйти из Соглашения при условии письменного

уведомления об этом Бюро не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней

до желаемой даты выхода.

5.3. Стороны согласны с тем, что обязательства по неразглашению

паролей доступа и ключей системы защиты информации действительны в

течение одного календарного года с даты выхода Абонента из Соглашения.

5.4. Право использования Абонентом ключей электронной цифровой

подписи, созданных для работы по Договору, прекращается с даты выхода

Абонента из настоящего Соглашения.

6. Изменения и дополнения соглашения

6.1. Все изменения настоящего Соглашения оформляются на бумаге и

заверяются подписями сторон.

Это интересно:  Отдам товар под реализацию

7. Разрешение споров и конфликтов

7.1. В случае возникновения при электронном документообороте между

Сторонами спорных ситуаций по вопросам авторства и подлинности

электронных документов, разрешение спора производится в соответствии с

7.2. Документально подтвержденные расходы, связанные с разрешением

спора, компенсирует сторона, чья позиция в споре будет опровергнута

8. Юридические адреса и реквизиты Сторон

* Указывается: либо информации, либо кредитных отчетов.

Консультации по обмену электронными документами. Быть или не быть соглашению об ЭДО?

Вопросы, переходить или нет на обмен электронными документами с контрагентами, возникают реже. Все большее число компаний решают подключиться к Оператору ЭДО, и для них актуальными становятся вопросы другого толка. Например, обязательно ли подписывать с каждым контрагентом соглашение об электронном обмене, какую силу будет иметь данное соглашение и др.

Мы собрали самые распространенные вопросы по этой теме, чтобы заполнить пробелы в ваших знаниях об обмене электронными документами. Консультируют аналитики Synerdocs.

Соглашение об ЭДО – обязательство или рекомендация?

При переходе на обмен электронными документами обязательно ли подписывать Соглашение об ЭДО с контрагентом?

Не всегда. Обязательность составления Соглашения о переходе на ЭДО с контрагентами зависит от способа обмена и вида используемой электронной подписи. Рассмотрим следующие ситуации:

а) Вы обмениваетесь с контрагентами по электронной почте и используете простую и/или неквалифицированную ЭП. В такой ситуации заключать Соглашение нужно обязательно (ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи»).

б) Вы обмениваетесь через электронную почту и используете сертификат квалифицированной ЭП. Соглашение составлять необязательно на основании ч. 1 ст. 6 ФЗ № 63, но мы рекомендуем. В случае судебных тяжб такое Соглашение может пригодиться, т.к. в нем могут быть прописаны порядок обмена, условия признания электронных документов равнозначными бумажным, ответственность сторон, права и обязанности участников и т. п.

в) Вы обмениваетесь через Оператора ЭДО СФ. Как правило, в сервисах обмена используется квалифицированная ЭП. Соглашение не требуется как на основании ч. 1 ст. 6 ФЗ № 63, так и потому, что клиенты заключают договор с Оператором. Никаких дополнительных соглашений больше не понадобится.

Обмен через Оператора ЭДО СФ

После того как наша организация подключится к сервису обмена оператора ЭДО, мы обязаны каким-то образом уведомить наших контрагентов, с которыми хотим вести электронный обмен? В какой форме необходимо это сделать? Какое соглашение следует заключить о том, что мы будем вести обмен первичкой в электронном виде?

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон при наличии у них совместимых технических средств. Взаимность перехода на электронное взаимодействие – единственное условие. Действующее законодательство не устанавливает требований по уведомлению контрагентов после подключения к сервису.

При переходе на обмен электронными документами через Оператора ЭДО никаких соглашений с контрагентами заключать не придется. В сервисах используется усиленная квалифицированная электронная подпись, согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи» указанный вид подписи признается равнозначным собственноручной, поэтому никаких дополнительных соглашений не требуется. Но при желании вы можете уведомить своих контрагентов о переходе на ЭДО, к примеру, массовой рассылкой. Это позволит им быть в курсе ваших намерений, а те, кто еще не подключился, возможно, задумается о подключении.

Что делать, если контрагент использует Соглашение против вас?

Часть наших контрагентов переведена на ЭДО, с другими работаем в бумаге. В течение месяца по техническим причинам мы не можем принимать входящие электронные счета-фактуры. Один из контрагентов отказывается отправлять нам документы в бумаге, ссылаясь на то, что у нас с ним есть соглашение об электронном обмене, заключенное с Оператором ЭДО. Насколько правомерны действия контрагента?

В данной ситуации необходимо обратить внимание на п. 1.4 разд. I Приложения к Приказу Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н (далее – Приказ). Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Таким образом, если у вас нет возможности принять электронные документы, то контрагент не вправе отказывать в выставлении бумажного оригинала. Аналогичная норма также содержится в абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса России.

Обращаем ваше внимание еще и на п. 2.20 Приказа. Если продавец не получил в установленный срок подтверждение Оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой, он сообщает о данном факте Оператору электронного документооборота. Продавец повторяет отправку файла счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота. При невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через Оператора электронного документооборота продавец выставляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Ознакомиться с полным перечнем консультаций, а также задать собственный вопроса экспертам вы можете на сайте synerdocs.ru в разделе «Консультации».

Статья написана по материалам сайтов: kontur.ru, dogovor-blank.ru, ecm-journal.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector