При инвентаризации выявлена недостача материалов

Мы рассматривали в отдельной консультации понятие инвентаризации, а также случаи, когда ее проведение обязательно. А какие делаются проводки по результатам инвентаризации?

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Итоги инвентаризации оформляются первичными учетными документами, форму которых организация может разработать самостоятельно и закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета. А можно воспользоваться формами, приведенными в Постановлениях Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, от 27.03.2000 № 26.

Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1 ) – на все проверяемые основные средства;
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18 ), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26 ) – на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете

Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

Инвентаризация: бухгалтерские проводки

В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:

Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1

Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:

Что делать в случае недостачи при инвентаризации в 2024 году

Иногда результатом проведенной в организации инвентаризации становится недостача ценностей или излишек. Если в случае с излишком предстоит оприходование ценностей, то при выявлении недостачи потребуется выявить виновных лиц, а также правильно оформить списание.

Инвентаризация

Независимо от того в какой организации проводится инвентаризация, существуют ее основные виды и правила проведения. К основным видам инвентаризации относят:

Плановую организацию должны проводить все компании в конце года, перед тем как составить годовую ответственность. Внеплановая инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникает срочная необходимость в ней. Например, при выявлении факта хищения, при смене материально-ответственного лица или при ликвидации фирмы. По итогам проведенной инвентаризации материальных ценностей может быть выявлена недостача или излишки.

Что такое недостача

Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.

Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:

1. Установить степень ответственности каждого причастного лица.
2. Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
3. Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
4. Выявить причины излишков или недостачи.
5. Получить пояснения по факту недостачи.

Недостача при инвентаризации: что делать

Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Выявление недостачи в торговой точке

При выявлении недостачи в торговой точке, по отношению к продавцу возможны следующие действия:

1. Потребовать от него объяснительную по поводу выявленной недостачи.
2. Если выявлена вина продавца, либо имеется ответственность по коллективному договору о материальной ответственности, то недостача, которая не подлежит списанию, может вычитаться и зарплаты. В первом случае в полной сумме, во втором — в определенном проценте. Процентные вычеты, превышающие 20% устанавливаются только в суде.

Суммы, взимаемые с работников, не должны превышать их должностной оклад. Однако, в случае необходимости, по решению суда возможно и превышение.

Действия работодателя при выявлении недостачи

При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:

1. Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
2. Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.

Недостача при инвентаризации: что делать материально-ответственному лицу

В качестве материально-ответственного лица может выступать начальник склада, администратор, старший кассир и т.д. Согласно них законодательство предусматривает следующее:

1. После того, как оформлен акт о недостаче, наступает ответственность того лица, которое согласно документам несет эту ответственность.
2. Наступить ответственность может и в соответствии с положениями законодательства, и в соответствии с условиями подписанного соглашения о материальной ответственности.
3. Если недостача ответственного лица не связана с исполнением им трудовых обязанностей, то привлечение его к ответственности возможно только по решению суда.

Как оформить

Когда в результате проведенной инвентаризации выявляется недостача, то потребуется оформление специальной ведомости, в которой содержатся сведения о выявленных расхождениях по данным бухучета и фактическим остаткам. В данной ведомости содержится следующее:

• размер недостачи в денежном выражении;
• естественная убыль, допустимая для компании;
• рыночная и балансовая стоимость товара, а также разница, выведенная между ними.

После оформления ведомость подписывают все члены инвентаризационной комиссии. После этого все отчеты направляют в бухгалтерию, которая уже проводит окончательную сверку учетных и фактических данных. Для того, чтобы оформить недостачу, используются специальные унифицированные бланки:

• акт инвентаризации товара, находящегося в пути;
• опись принятого товара, который хранится в торговом зале или на складе;
• сличительная ведомость.

Списание недостачи

Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:

• списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
• недостача имеет четкое количественное выражение;
• списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.

При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:

Недостача при инвентаризации: проводки

Важно! В результате проведенной инвентаризации может быть выявлена не только недостача ценностей, но и излишек. Кроме того, возможен также и такой результат, как пересортица. Она означает, что с остатка требуется снять одни наименования, а другие оприходовать.

Порядок отражения в бухгалтерском учете будет следующим:

1. При выявлении излишка, ценности приходуют на момент проведения инвентаризации. Приходуются они по рыночной цене, если иной порядок не предусмотрен внутренними правилами компании. Денежные показатели относят на финансовые результаты вместе с иными расходами, или на доходы в НКО.
2. Если недостача попадает под естественную убыль, то суммы списывают как расходы, либо как издержки. Если недостача превышает естественную убыль, то списание происходит за счет виновных лиц. Если виновных установить не удалось, то списание производится на финансовые результаты.

Основные проводки при списании недостачи:

Взыскание недостачи с виновных лиц

Для того, чтобы с виновных лиц было возможно списать недостачу, должны соблюдаться некоторые правила:

1. Данный процесс возможен только в том случае, если с виновным лицом подписан договор о материальной ответственности.
2. Ответственность сотрудника может быть полной или частичной. В зависимости от этого и будет определяться сумма взыскания.

В некоторых случаях взыскать с виновного лица денежные средства можно только через суд. К ним относят следующие:

• возврат недостачи в случае увольнения виновного сотрудника, так как из зарплаты удержать денежные средства будет невозможно;
• работник отказывается от возмещения убытка, не согласен с суммой взыскания или с самим фактом взыскания;
• работник согласно своим трудовым обязанностям не может выступать в качестве материально-ответственного лица.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Инвентаризация: что делать, если выявлена недостача?

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

Как определяется недостача продукции при инвентаризации?

Основная сложность контроля за состоянием материальных ценностей, числящихся на балансе организации — это так называемая естественная убыль или нормируемые потери (порча, усушка и т. д.).

Человеческий фактор — ещё одна причина появления недостачи, излишков, пересортицы и т. д.

С целью избежать материальной ответственности работников в случае обнаружения недостачи имущества в организациях проводятся инвентаризации.

1. Началу данной процедуры предшествует подготовительный этап — подготовка отчётной документации. На этом этапе бухгалтерия проводит подсчёты всего имеющегося на балансе имущества, а в случае обнаружения несостыковок ответственные лица документально подтверждают эти факты.
2. Затем сотрудники приступают непосредственно к инвентаризации, т. е. подсчёту. Он может выполняться как вручную, так и с помощью разнообразных технических средств. Результаты подсчётов также фиксируются за подписью членов инвентаризационной комиссии.
3. Заключительный этап — и есть процесс выявления недостачи продукции: сравнение данных бухгалтерских расчётов и реального количества продукции на складах организации. Если различия между учётным и реальным количеством по некоторым позициям слишком велико, назначается повторная инвентаризация с новым составом комиссии.

После проведения (при необходимости) повторной процедуры инвентаризации, производится пересчёт выявленных расхождений в денежный эквивалент. Он может быть как положительным (экономия), так и отрицательным (недостача).

Независимо от этого, значительное расхождение — повод для служебного расследования службы безопасности, поскольку причиной недостачи может быть факт хищения, а излишка — обман клиентов или махинации с документами.

Как оформить недостачу?

Недостача в рамках норм естественной убыли причисляется к статье расхода «Издержки производства и обращения». Стоит отметить, что потери в результате недостачи приравниваются к материальным расходам. Предельно допустимые нормы в этом случае определяются законодательно на уровне Министерств, но не внутренними документами организации.

В рамках норма естественной убыли

В бухгалтерской отчётности недостача в рамках норм естественной убыли оформляется следующим образом:

Отображение в бухгалтерских проводках:

• Дт 94 Кт 41: 1500 — сумма недостачи по продажным ценам;
• Дт 94 Кт 42: 500 — сумма торговой наценки на недостающий товар;
• Дт 44 Кт 94: 1500 — покупная стоимость недостачи в составе издержек обращения.

В результате неконтролируемых обстоятельств

Недостача, возникшая в результате неконтролируемых обстоятельств, а также в случаях, когда виновные не найдены или суд отказал в возмещении ущерба, недостача списывается на финансовые результаты организации.

91–2, 02, 94 01, 94

В этом случае недостающие материальные ценности приравнивают к внереализационным расходам.

Отображение в бухгалтерских проводках:

• Дт 02 Кт 01: 2500 — сумма амортизации;
• Дт 94 Кт 01: 15000 — стоимость основного средства;
• Дт 91-2 Кт 94: 15000 — сумма недостачи при отсутствии ответственных лиц.

В результате хищения

Недостача в результате хищения подразумевает материальную ответственность работников (ограниченную или полную, индивидуальную или коллективную).

73, 50, 51, 70 94, 91, 73

Отображение в бухгалтерских проводках:

Дт 70 Кт 73: 1250 — часть суммы недостачи удержана из зарплаты виновного лица.

Взыскание ущерба с виновных лиц

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, виновником которой признан сотрудник организации, работодатель вправе взыскать с него сумму нанесённого ущерба. Процедура взыскания выглядит так:

1. создание комиссии;
2. проведение инвентаризации;
3. установление причин недостачи;
4. письменное разъяснение сотрудником данного факта;
5. составление акта при отказе работника дать письменное объяснение.

Размер материального ущерба, причинённого организации в результате порчи или утраты имущества, определяется на основании рыночных цен, действующих на момент причинения ущерба, но не менее его покупной стоимости с учётом степени износа.

Если сумма ущерба не превышает средней заработной платы работника, основанием для взыскания денежных средств является приказ работодателя, изданный в течение одного месяца с момента определения размера ущерба. Если работник не против добровольного возмещения недостачи, приказ не составляется.

В случаях, когда со дня обнаружения недостачи прошло больше месяца, сумма ущерба превышает месячный заработок работника или он не согласен на возмещение убытков, работодатель может обратиться в суд.

Если ответственным за
факт недостачи признан рабочий коллектив, то степень материальной ответственности отдельного сотрудника определяется с учётом вины каждого работника, его заработной платы и трудового стажа в организации.

Наиболее часто при определении размера возмещения ущерба каждого члена коллектива пользуются формулой: произведение общей суммы ущерба на среднемесячную заработную плату работника за период с предпоследней инвентаризации до выявления недостачи по отношению к зарплате всего коллектива с учётом трудового стажа.

Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и безтарифной) вам понадобится изучить эту статью.

Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Выявление излишков

В этом случае также необходимо провести служебное расследование для выявления причин расхождения между учётными и реальными данными. Поскольку ущерб организации в этом случае не причинён, наказать виновных материально не получится, но дисциплинарное взыскание сделать необходимо, ведь зачастую излишки — признак подготовки к воровству.

В бухгалтерской документации выявленные излишки проводят как прочие доходы, учитывая их по рыночной стоимости на сегодняшний день. Записываются они так:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Научная электронная библиотека

Кибиткин А. И., Дрождинина А. И., Мухомедзянова Е. В., Скотаренко О. В.,

7.6. Инвентаризация материалов

Инвентаризация материалов выполняется инвентаризационной комиссией в сроки, определенные руководителем организации, а также в случаях, когда её проведение обязательно в соответствии ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инвентаризация материалов проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Фактическое наличие МПЗ проверяется путем обязательного их пересчета, перемеривания и перевешивания, эти данные заносятся в описи.

Материалы, поступившие во время проведения инвентаризации, принимаются на склад материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, на них составляются отдельные описи.

По материальным ценностям, при инвентаризации которых выявлены отклонения фактического наличия от данных бухгалтерского учета, составляются сличительные ведомости.

Суммы излишков или недостач указываются в сличительных ведомостях в соответствии с оценкой их в бухгалтерском учете.

По данным сличительных ведомостей выявляется пересортица по отдельным наименованиям производственных запасов. Пересортица образуется в результате того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены, одно и тоже производственное назначение, но разные характеристики. В результате пересортицы возникает разни-
ца – излишек или недостача. По решению руководителя организации недостача по пересортице может быть покрыта суммой излишка по пересортице. Такой взаимозачет допускается за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально-ответственного лица. Если в результате зачета сумма недостачи не покрыта, то она может быть уменьшена на величину потерь в пределах норм естественной убыли, либо списана на виновника.

Все расхождения, выявленные инвентаризацией, должны быть объяснены материально-ответственным лицом в письменной форме. Окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель организации.

Порядок отражения в бухгалтерском учете недостач и излишков, выявленных в результате инвентаризации, представлен в табл. 7.5.

Порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации

Выявлена сумма недостачи материалов

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Сумма в пределах нормы естественной убыли

Недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновников

Отражена разница между взыскиваемой стоимостью недостающих материалов и суммой, по которой они отражены в учете

Разница между рыночной и учетной стоимостью

Недостача возмещена наличными денежными средствами

Сумма недостачи удержана из заработной платы виновного лица

Недостача возмещена материальными ценностями

Отражено списание сумм недостач при отсутствии конкретных виновников

Организацией отражено списание сумм выявленных недостач и потерь в связи с чрезвычайной ситуацией

Признан доход текущего периода по возмещенной недостаче

Разница между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью в доле возмещения

Приняты к учету излишки неучтенных материалов

Порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации

Отражена недостача материалов

Списана недостача на виновное лицо

Отражено списание суммы недостачи при отсутствии конкретных виновников

Удержана из заработной платы недостача в 1-м месяце

Удержана из заработной платы недостача во 2-м месяце

1. Какие различают виды материально-производственных запасов по степени их участия в хозяйственных процессах?

2. По каким признакам выделяются из материально-производственных запасов материалы, товары и готовая продукция?

3. Что является единицей учета материалов и в какой оценке они принимаются к учету?

4. Что входит в сумму фактических затрат по приобретению материалов?

5. Какие методы оценки материалов используются при их отпуске в производство?

6. Для каких видов материалов используется метод оценки по стоимости каждой единицы?

7. В чем состоит сущность способа отпуска материалов ФИФО и по средним ценам?

8. Какую стоимость по сравнению с рыночной отражают остатки материалов при их отпуске способом ФИФО?

9. Какими функциональными зонами и оборудованием должно быть обеспечено помещение склада материально-производственных запасов?

10. Какие документы используются для учета материалов на складе?

11. По каким параметрам и документам материалы принимаются на склад?

12. Какие документы используются для планового и разового отпуска материалов в производство?

13. Каков порядок применения лимитно-заборных карт и требований-накладных?

14. Какие документы используются бухгалтерией для учета материалов при сальдовом методе?

15. В чем состоит особенность инвентаризации материально-производственных запасов?

16. Что такое пересортица при инвентаризации материально-производственных запасов, в какой мере и кем она допускается?

17. При каких вариантах поступления материалов учитывается НДС?

18. При каких вариантах выбытия материалов начисляется НДС?

19. Каким образом выделить сумму НДС из договорной стоимости приобретения материалов?

20. Каким образом определить сумму НДС, начисляемую при выбытии материалов?

21. По каким признакам материалы можно отнести к группе специальных, учитываемых по субсчету 10-10?

22. В чем состоит отличие учета спецодежды от учета обычных материалов и какими бухгалтерскими записями отражается ее отпуск в эксплуатацию?

23. Каким образом учитываются износ спецодежды и недостача спецодежды, бывшей в употреблении?

24. Что является критерием для списания стоимости спецодежды за один раз на затраты производства?

Учредитель внес в качестве вклада в уставный капитал основные материалы (НДС – 18 %) согласованной стоимостью 3000 руб. За услуги по доставке материалов транспортной организации уплачено по договору 300 руб. Выгрузка материалов оплачена наличными в размере 150 руб. Произведены расчеты по договору в объеме 80 %. Все материалы отпущены в основное производство. Определить сумму НДС, которую можно предъявить к вычету в бюджет.

Строительная организация купила кирпич для выполнения работ.

Строительная организация купила кирпич для выполнения работ.

Рабочему выдана 2 января текущего года на производственные нужды спецодежда стоимостью 600 руб. сроком на один год. При инвентаризации 1 сентября обнаружена недостача спецодежды. Рабочий признан виновным лицом, обязанным возместить убыток наличными в размере 400 руб. Определить доход организации после возмещения.

При инвентаризации взамен пяти коробок бумаги для факса стоимостью 700 руб. за штуку обнаружено пять коробок бумаги для ксерокса по 600 руб. за штуку. Заведующий складом признан виновным лицом с возложением на него обязанности возместить недостачу в полном объеме. Определить размер недостачи.

При инвентаризации обнаружена недостача двух ящиков гвоздей общей стоимостью 500 руб. Недостача отнесена на виновное лицо в размере рыночной стоимости 600 руб. с возложением на него обязанности возместить стоимость материалов из заработной платы за два месяца. Определить доход организации после первого возмещения недостачи.

Приобретены основные материалы (НДС – 18 %) по договору за 3000 руб. Стоимость консультационных услуг по выбору материалов экспертной организацией по договору составила 300 руб. Материалы приняты к учету на склад, 80 % из них отпущено в производство. Остатки материалов реализованы на сторону как излишки запасов за 590 руб.
(в том числе НДС – 18 %). Определить финансовый результат как разность доходов и расходов.

Статья написана по материалам сайтов: www.klerk.ru, zakonguru.com, monographies.ru.

»