Положение об электронном документообороте

Эффективная работа системы ЭД требует регламентации на локальном уровне. Такая задача может быть решена посредством внесения изменений в существующую инструкцию по деловодству. В некоторых случаях целесообразно утвердить положение об электронном документообороте отдельным документом.

Выгода нормативного урегулирования ЭД

Переход сотрудников предприятия от традиционной работы с бумажными документами к ЭД сопряжен с разнообразными трудностями организационного характера. Неизбежно возникают вопросы о:

• возможностях системы;
• алгоритме действий с документами;
• оформлении результата работы с текстами.

• обеспечит однообразное понимание и применение установленных правил;
• повысит исполнительскую дисциплину;
• упростит адаптацию к работе новым сотрудникам.

Общие требования к нормам документооборота

Регламентация процессуальной деятельности подлежит постоянному усовершенствованию, а внедрение системы ЭД должно стать дополнительным толчком в этом направлении.

Начать следует с анализа действующих регуляторных актов на предмет их актуальности и соответствия реалиям хозяйственной деятельности учреждения. Либо понадобится констатировать их отсутствие.

В связи с появлением новой формы делопроизводства, руководителю нужно:

• четко сформулировать требования к организации ЭД;
• оформить их в виде акта;
• довести его к сведению персонала под расписку, а в случае необходимости – провести инструктаж;
• требовать неукоснительного исполнения предписаний.

Кому поручить составление положения и какими нормами его снабдить?

Эту важную миссию стоит возложить на отдел, ответственный за координацию процедур бумажного документооборота, – секретариат или канцелярию.

Неоценима помощь системного администратора или отдела компьютерного обеспечения для оптимизации ЭД. Стоит также привлечь департамент, курирующий сертификацию предоставляемых предприятием товаров и услуг, поскольку ЭД требует контроля над качеством производимых в ней процессов.

Акт, призванный упорядочить ЭД, должен содержать:

• понятие и цели ЭД;
• требования к электронной цифровой подписи;
• порядок предоставления документу юридической силы;
• способы защиты документа от несанкционированных изменений;
• условия и способы заверения подлинности оригинала и его копий;
• порядок создания или автоматической генерации электронного документа и его отправки адресату;
• место хранения электронной документации и ее носителей.

Акты, регулирующие движение и учет документов

Независимо от количества наемных работников, сложности иерархичной структуры юридического лица и объемов его реального документооборота, необходимо разработать следующие документы.

1. Комплексное положение о документообороте учреждения, устанавливающее правила работы одновременно с бумажными и электронными носителями.
2. Детальные регламенты работ:

• относительно разработки нормативной документации;
• по подготовке исходящих писем;
• со входящей корреспонденцией;
• с обращениями граждан;
• по контролю над исполнением предписаний.

Необходимо также установить правила проведения отдельных процессов, таких как:

• архивное дело;
• управление документацией;
• совместная работа нескольких лиц над документацией.

Стоит ли выделять регуляторный акт по ЭД в отдельный документ?

На первый взгляд, целесообразным кажется наличие двух отдельных положений о бумажном и электронном документообороте. Но, приступив к их составлению, разработчики быстро придут к выводу, что:

• документ является базовой единицей для обеих систем;
• требования к его реквизитам единообразны;
• принципы организации деловодства неизменны.

Таким образом, общие положения придется либо дублировать в этих актах, либо установить, что положение об электронном документообороте в организации является специальным по отношению к общей инструкции по деловодству. При этом пользоваться им будет крайне неудобно.

Варианты составления комплексного акта могут быть следующие:

1. Актуализация существующего положения о документообороте путем внесения в содержание разделов, регулирующих ЭД.
2. Анализ предписаний каждого раздела действующего акта о деловодстве и адаптация его для нужд ЭД.

Положения учетной политики об электронном документообороте

Екатерина Колесникова,

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса
Специально для компании «Такском»

Конец года – это традиционно время для разработки и уточнения учетной политики. Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета вносятся на основании п.10 ПБУ 1/2008 и статьи 313 НК РФ в связи с изменением законодательства или по собственному желанию, например, если компания перешла на электронный документооборот.

Что нужно зафиксировать в учетной политике

Для начала разберемся, что представляет собой учетная политика. Согласно статье 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» учетная политика представляет собой совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. Следовательно, применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике.

При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами. Основным стандартом, регулирующим ведение учетной политики, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008).

Что должно быть утверждено в учетной политике?

Учетная политика организации должна обеспечивать:

• полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
• своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
• готовность к признанию в бухгалтерском учете в большей степени расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
• отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
• тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
• рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйствования и величины организации (требование рациональности).

В учетной политике необходимо закрепить:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
• формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;т
• способы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;
• другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В части электронного документооборота обязательных требований к учетной политике в ПБУ нет особых требований. Однако в учетной политике целесообразно предусмотреть следующее:

• порядок ведения электронного документооборота: на каких участках бухгалтерского и налогового учета ведется электронный документооборот;
• перечень документов, которые оформляются в электронном виде;
• какая электронная подпись применяется (простая или квалифицированная);
• способ электронного обмена документами (с указанием оператора электронного документооборота);
• порядок хранения документов на бумажных носителях и электронных документов;
• порядок представления документов в налоговый орган (по электронным каналам связи, на бумажных носителях), порядок представления пояснений, а также документов при проведении встречной налоговой проверки.

Приведем пример фрагмента учетной политики

Особенности ведения аналитического учета

Регистры бухгалтерского учета ведутся в виде электронных баз данных (файлов, каталогов, компьютерных программ).

Ведомость остатков по лицевым счетам, а также ведомость размещенных (привлеченных) средств ведется в электронном виде и выдается на печать по мере необходимости.

Первичные документы ведутся в электронном виде, в случае отсутствия у контрагента системы электронного документооборота, документы предоставляются на бумажных носителях.

Бухгалтерская и налоговая отчетность, а также отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования направляется в форме электронных документов.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, предусматривающие обработку и хранение в электронном виде, утверждаются отдельными внутренними нормативными документами.

Право подписи документов

Правом подписи документов бухгалтерского и налогового учета обладает генеральный директор и главный бухгалтер.

Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее электронные аналоги. Первичные учетные документы, сформированные в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной подписью лиц, осуществивших отражение операции в бухгалтерских регистрах и лиц, осуществивших дополнительный контроль за правильностью оформления операции.

Хранение документов

Организация организует хранение всех бухгалтерских и налоговых документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Нормативный срок хранения документов для целей бухгалтерского учета – 5 лет, для целей налогового учета – 4 года. По истечении данного срока документы подлежат архивации и сдаче в архив.

Кроме общих положений о ведении документооборота в компании необходимо в учетной политике отразить особенности, свойственные конкретной отрасли и компании. Также в учетной политике целесообразно установить обязательность отражения законодательных изменений 2016 года.

Отражение в учетной политике изменений законодательства

Как известно, в учетную политику вносятся изменения в случае изменений нормативных актов. В частности, в 2017 году в части использования электронного документооборота целесообразно отразить следующее.

Использование нового формата электронных документов

В соответствии с поправками, внесенными в Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме», с 1 июля 2017 года будут применяться новые форматы документов.

По 30.06.2017 налогоплательщики вправе создавать счета-фактуры в электронной форме как по формату счета-фактуры, применяемому при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме, утвержденному Приказом Федеральной налоговой службы от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

С 1 июля 2017 года будут применяться два новых формата счета фактуры:

• счет-фактура с дополнительной информацией с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• счет-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны.

Начиная с указанной даты, организации могут не только обмениваться электронными счетами-фактурами с дополнительной информацией между собой, но и передавать их в налоговые органы.

Указанные форматы документов могут применяться вместо универсального передаточного документа для экспортных целей. Согласно пп. 4 п. 1 ст. 165 НК РФ и пп. 4 п. 4 Протокола о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки НДС 0% налогоплательщик представляет в налоговый орган, в том числе копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, подтверждающих соответственно вывоз товаров за пределы территории Российской Федерации.

Соответственно, порядок применения форматов электронных документов, а также виды документов, которые используются компанией (счета-фактуры с дополнительной информацией, УПД) также важно учитывать при разработке учетной политики.

Использование реестров таможенных деклараций

В соответствии с Федеральным законом от 05.04.2016 № 101-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и главу 22 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» с 1 апреля 2017 года налогоплательщики могут использовать реестры таможенных деклараций в электронном виде. Подобные реестры призваны облегчить экспортно-импортные операции, а также подтверждение нулевой ставки НДС, а также декларирование подакцизной продукции. Налогоплательщики также могут использовать в электронном виде реестры транспортных, товаросопроводительных и иных документов.

Следовательно, возможность применения данных видов документов в электронной форме, должна быть закреплена в учетной политике.

Предоставление пояснений по НДС

Если компания применяет общую систему налогообложения, то это означает, что она является плательщиком НДС, а, следовательно, подает налоговую декларацию в электронном виде. А с 1 января 2017 года необходимо также представлять все пояснения в отношении заполнения декларации в электронной форме. Соответствующие поправки приняты в Законе от 1.05.2016 № 130-ФЗ. Ранее, если налоговый орган требовал пояснений по таким декларациям, НК РФ не определял, в какой форме они должны быть представлены. ФНС России давала разъяснения, что пояснения можно представить как на бумажном носителе, так и по электронке (Письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).

Необходимость подачи пояснений может возникнуть в следующих случаях:

• наличие ошибок в поданной декларации;
• заявление уточненной декларации с уменьшением суммы налога.

При проведении камеральной налоговой проверки такой налоговой декларации представляют пояснения в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота по формату, установленному федеральным органом исполнительной власти.

Если компания или предприниматель подадут декларацию на бумажном носителе, то такая декларация не будет считаться поданной. Соответственно, в учетной политике для целей налогового учета необходимо отразить, что пояснения подаются только в электронной форме. Во избежание ошибок соответствующий порядок сдачи пояснений в электронной форме нужно закрепить в учетной политике.

Администрирование страховых взносов

С 2017 года Налоговый кодекс будет дополнен главой 34 НК РФ, регулирующей уплату страховых взносов и подачу отчетности в ИФНС. Начиная с отчетности за I квартал 2017 года расчет по форме 4 — ФСС подается, но только в части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Расчеты по формам РСВ-1 и РСВ-2 направлять не нужно. По взносам с 2017 года расчет необходимо будет представлять в ИФНС.

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

Форма отчетности зависит от численности. Если в компании или у предпринимателя работают до 25 человек, то в этом случае отчетность возможно представить на бумажном носителе. Если в компании или у предпринимателя работает менее 25 человек, то отчетность можно представить на бумажном носителе, однако запрет на электронную отчетность отсутствует. Подобная практика была и ранее, но тем не менее необходимо проверить учетную политику на соответствие нормам в отношении подачи электронной отчетности.

В заключение необходимо отметить, что учетная политика является обязательным элементом бухгалтерского и налогового учета для всех компаний и предпринимателей. И, безусловно, учетная политика должна отражать и порядок ведения учета и деятельности, а также изменения, внесенные в законодательство.

Электронные документы – это будущее, которое уже наступило. Сдать отчетность в контролирующие органы можно с помощью продуктов «Такском» , вести электронный документооборот с контрагентами с помощью линейки программного обеспечения для ЭДО. Позвоните нам, и мы выберем для вас самый удобный вариант.

Положение об электронном документообороте

Образец (бланк; форма; шаблон; пример)

________ (товарный знак)

решением Общего собрания участников

общества с ограниченной ответственностью «________»

Председательствующий ________ ________

Адрес государственной регистрации ________

Код ОКПО ________

ОГРН ________ ИНН ________ КПП ________

Код ОКУД ________

Протокол №________ от ________ г.

Регламент составлен (утвержден) ________

Внутренний регламент — положение

О документообороте в обществе с ограниченной ответственностью

1. Электронный документооборот

1.1. Для целей Регламента используются следующие основные понятия и определения электронного документооборота:

1.1.1. Электронный документ — Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

В Обществе используются два типа электронного документа:

— Документ, раннее созданный в письменной форме, путём процедуры (процесса) ввода документа сохранённый в информационной системе Общества;

— Документ раннее не был создан в письменной форме и не сохранённый в информационной системе Общества путём процедуры (процесса) ввода документа.

1.1.2. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

1.1.3. Статус электронного документа — Установление (признание)/ не признание за электронным документом статуса равнозначности документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, на основании условий ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1.1.4. Корпоративная информационная система — Информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

1.1.5. Файловый формат – Структурированный способ организации и кодирования данных в файле, обеспечивающий хранение, извлечение, обработку, отображение и/или передачу данных программным обеспечением.

1.1.6. Электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

1.1.7. Электронный архив — Система структурированного хранения электронных документов (Специализированная программа для ЭВМ и сформированная база данных; специализированный функционал комплексной программы для ЭВМ и сформированная база данных), обеспечивающая надёжность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

1.1.8. Электронный документооборот — Движение электронных документов в Обществе, учитывающее особенности представления документов в электронной форме и специальные реквизиты электронных документов, с момента их создания до завершения исполнения, отправления третьим лицам или направления в архив Общества.

Электронный документооборот является составной частью делопроизводства, включающего также оборот документов на бумажном носителе, их передачу, учет, регистрацию, хранение и контроль исполнения.

1.2. Электронный документооборот представляет собой взаимодействие между работниками Общества, между структурными подразделениями Общества, между Обществом и третьими лицами (физическими лицами; юридическими лицами; государственными органами; учреждениями и т.д.) посредством:

1.2.1. Обмена электронных сообщений с использованием общераспространенных программ почтового сообщения (электронная почта);

1.2.2. Обмена электронных сообщений с использованием общераспространенных программ мгновенного сообщения (сервисы коммуникаций пользователей, в том числе текстового, аудио и видео форматов);

1.2.3. Совместного использования специализированной программы для ЭВМ ________;

1.2.4. Совместного использования специализированной базы данных;

1.2.5. Совместного использования специализированной программы/ баз данных/ сервисов внешних систем с доступом к ним через локальную сеть Общества;

1.2.6. Совместного использования специализированной программы/ баз данных/ сервисов внешних систем с доступом к ним через Интернет;

1.2.7. Совместного использования специализированной программы/ баз данных/ сервисов для разработки (создания) документов любых форматов (стандартов) на любых принципах (особенностях; свойствах обмена данными) взаимодействия в среде используемой программы/ базы данных/ сервисе;

1.2.8. Любое взаимодействие работников Общества, признаваемое международными нормативными актами, действующими на территории РФ; законодательством РФ, иными нормативными актами РФ; локальными нормативными актами международных и/или российских ассоциаций (союзов, сообществ и т.д.), членом которых является Общество, как электронное взаимодействие (сообщение; предоставление доступа; копирование; редактирование и т.д.) в любом его проявлении (с любой степенью трактовки и восприятия термина, определения, Регламентя, условия).

1.2.9. Создание, использование, управление и действия по уничтожению электронных архивов Общества (на основе средств, способов, принципов хранения электронных файлов любых форматов);

1.2.10. Создание учетных записей, личных кабинетов, оформление подписок любого характера на внешних системах (сайтах; сервисах) от имени или в интересах Общества;

1.2.11. Совместный доступ к информационным системам Общества, применяемых (созданных) для сбора, сохранения, управления и распространения данных в электронных форматах из автоматизированных систем управления процессов Общества (автоматизированных систем управления технологическими процессами).

1.3. Процессы (процедуры или действия) электронного документооборота Общества:

1.3.1. Ввод документа — Процесс преобразования бумажной версии документа в электронную версию.

Подтверждением совершения действия является сохранение электронного документа в выбранном формате.

Само действие, как правило, осуществляется с помощью сканирования. В случае ограничения технических возможностей работник Общества может осуществить действие путем фотографирования и сохранения полученного изображения в электронном формате.

В момент ввода документа путем сканирования работник Общества определяет необходимость применения функций распознавания текста и сохранения документа в различных форматах (конвертацией сохраненного файла в иные форматы).

1.3.2. Ввод данных — Процесс ввода данных в электронный документ или процесс извлечения из электронного документа определенных данных.

Данными являются как информация, так и свойства (показатели; характеристики; возможности) электронного документа, в том числе (для примера), но не ограничиваясь: ввод данных/ извлечение в/ из поле/ поля ввода в документе либо вставка/ удаление поля ввода в документе.

1.3.3. Создание/ получение/ оформление/ регистрация/ использование/ преобразование/ редактирование/ уничтожение/ восстановление электронного документа — Набор действий с электронным документом;

1.3.4. Архивирование — Хранение электронных документов на материальном носителе на основе определённых в Обществе требований.

Архивирование обусловлено различными целями (сохранение; постоянное текущее использование; периодическое (по случаю) использование; резервное копирование); способами доступа к сохранённым файлам (открытый; ограниченный; закрытый); способами обновления (дополнения; изменения содержания файла/ папки/ блока/ раздела и т.д.); видами архивов (совместимые с иными ПЭВМ — СУБД или интегрированные с ПЭВМ (СУБД); не совместимые; классифицированные (по какому либо показателю; не классифицированные) наличием или отсутствием иерархической структуры; применяемыми программами для ЭВМ (общераспространенные; специализированные; индивидуальные); способами управления (администрирования) процессом архивирования; способами навигации в архиве/ поиска электронного документа.

1.3.5. Регистрация электронного документа — Процесс присвоения электронному документу уникального идентификатора и заполнение относящейся к данному электронному документу регистрационной карточки при его вводе в информационную систему Общества.

1.4. В Обществе применяется информационная система на основе программы для ЭВМ ________ и сформированной в ней базе данных.

Данная программа совместима с используемыми в Обществе программами ________, имеющие самостоятельные сформированные базы данных.

1.5. В Обществе создается электронный архив в программе для ЭВМ ________.

Статья написана по материалам сайтов: taxcom.ru, internet-interes.ru.

»