План закупок по 223 фз пошаговая инструкция

On 01.07.2018 0 Комментарии 223-ФЗ, ЕИС, Планирование закупок

Сегодня расскажем о том, что делать, если необходимо внести изменения в план закупок по 223-ФЗ. Сразу отметим, что этот порядок должен регламентироваться Положением о закупке. Поэтому формируя Положение, нужно детально прописать основания и порядок корректировки плановых документов. В статье рассмотрим типичный порядок его изменения, который можно взять за образец.

Когда нужно менять план закупки?

Обратимся к Правилам формирования плана закупки, утвержденным постановлением Правительства № 932 от 17 сентября 2012 года. В пункте 8 говорится о том, что план закупки следует менять:

• когда изменяется потребность заказчика в ТРУ, включая сроки их приобретения, способ определения поставщика, срок исполнения договора;
• когда стоимость необходимых ТРУ при подготовке закупки изменилась более чем на 10% от планируемой;
• в других случаях, которые заказчик прописал в своем Положении о закупке и иных документах.

Так, заказчик может установить, что вносить изменения в план закупки необходимо, если:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2024 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

• в инвестиционную или производственную программу предприятия вносятся коррективы;
• меняется бюджет закупки, объем финансирования;
• закупку необходимо провести повторно.

Итак, вносить изменения в план закупки по 223-ФЗ нужно тогда, когда этого требует постановление № 932 либо Положение о закупке заказчика.

Корректировка плана закупки

Порядок внесения изменений в документ также должен быть прописан в Положении о закупке. Например, он может быть таким:

1. Подразделение заказчика, у которого возникла потребность изменить план, формирует обоснование для внесения такого изменения. В этом документе следует указать основание, например, возникновение потребности в дополнительных товарах или услугах.
2. Обоснование направляется в закупочную комиссию. Она проводит проверку на предмет того, соответствует ли представленный документ Положению о закупке, и решает, нужно ли менять план.
3. Если принимается положительное решение, создается приказ руководителя о внесении изменений в плановый документ. В приказе должны фигурировать:
   • дата его составления;
   • основания для изменения плана закупки со ссылкой на пункт Положения или иного внутреннего документа;
   • суть изменений, причем так, чтобы явно было понятно, какая информация исключается, а какая добавляется.

В соответствии с постановлением правительства № 908 от 10 сентября 2012 года, при публикации информации об изменениях в ЕИС размещается в документ, в котором приводится полный перечень таких изменений. Так вот, упомянутый выше приказ руководителя может являться тем самым документом.

Только начинаете проводить закупки по 223-ФЗ? Рекомендуем прочитать статью об основах работы по этому закону.

Публикация изменений в ЕИС

Когда корректировки плана закупок сделаны, их следует утвердить. После этого, в соответствии с постановлением № 908, необходимо разместить обновленную информацию в ЕИС. На это после утверждения плана закупки у заказчика есть 10 календарных дней.

Под изменением плана закупки в ЕИС подразумевается изменение структурированного документа и/или публикация электронного вида плана закупки и его измененного графического образа. Это установлено в пунктах 18, 19 постановления № 908. Также необходимо разместить в системе документ (или его электронный образ), содержащий перечень всех изменений план закупки.

Если изменения вносятся в структурированный вид плана, ЕИС выдает окно, в котором требуется указать обоснование внесения изменений в документы. Здесь нужно указать ту самую причину, по которой план закупки меняется, например, увеличение стоимости ТРУ на более чем на 10% от запланированного уровня.

Размещение в ЕИС производится следующим образом:

1. Выбирается документ в реестре планов, после чего в контекстном меню выбирается «Создать проект изменений».
2. ЕИС откроет вкладку «Общая информация». В ней будут заполнены все ячейки данными из текущего плана закупки. Нужно внести в соответствующие поля измененные сведения.
3. Необходимо заполнить поле «Основание внесения изменений».
4. Когда все поля заполнены, следует нажать «Далее» и заполнить следующие вкладки.
5. После внесения всех изменений нужно загрузить в систему актуальную редакцию плана закупки и документ-основание (решение о корректировке или другие). После этого нажать кнопку «Завершить».

Необязательно менять весь план закупки, в особенности если корректировки незначительные. Можно выбрать лишь отдельную позицию и внести изменения, кликнув соответствующий пункт в контекстном меню. При этом также будет необходимо выбрать причину изменения. При выборе причины «Иной случай» необходимо добавить обоснование.

План закупок по 223-ФЗ

В чем особенности планирования тендерной деятельности в рамках 223-ФЗ, что полезного для поставщика в планах-графиках заказчиков, где их искать?

Законодательство обязывает государственных заказчиков открыто и своевременно оповещать потенциальных поставщиков о закупках, которые они планируют проводить в предстоящем периоде. Это позволяет участникам заранее знать, на какие тендеры обратить внимание, и более эффективно распределять силы. Например: известно, что госзаказчик собирается начать капитальный ремонт. Он включает соответствующие закупки в план-график, опубликованный в 2018 году. У поставщиков, заинтересованных в участии в этом тендере, есть возможность подготовиться к торгам, освободить необходимые ресурсы, оформить банковскую гарантию.

В планах НЕ отражаются закупки:

• С НМЦК до 100 000 рублей. Заказчики с годовой выручкой более 5 миллиардов могут не публиковать и тендеры с ценой контракта до 500 000.
• Составляющие гостайну, плюс некоторые виды торгов, перечень которых определен Правительством. Например, поставка товаров атомной энергии, космической деятельности.
• Если потребность возникла по причине чрезвычайной ситуации.

Заказчики, у которых все закупки такие, размещают пустой план-график. Образец и примерное содержание документа можно скачать по ссылке.

Каковы сроки планирования и публикации документов?

Период планирования по 223-ФЗ составляет не менее 1 года. Исключение – продукция, относящаяся к инновациям, высоким технологиям, лекарственным препаратам. Ее закупки необходимо распланировать на 5-7 лет вперед, даже если они не производятся в принципе (тогда тоже публикуется пустой план-график).

Что можно найти в тендерных планах?

• Полную информацию о заказчике и объекте закупки: наименование, контакты, описание закупаемой продукции, коды ОКВЭД, ОКПД, единицы измерения по ОКЕИ и адрес поставки.
• Дату публикации тендера, способ определения победителя, участие СМП.
• НМЦК и сроки исполнения контракта.

Может ли заказчик изменять план-график?

Заказчик имеет право исправлять план неограниченное количество раз, однако все редакции должны быть прикреплены в ЕИС. Причиной может служить изменение:

• Потребности в продукции или сроков, в которые нужна поставка.
• Способа определения победителя.
• Себестоимости проведения закупки (отклонение от предполагаемой на 10% и более).
• Любая другая причина, предусмотренная Положением о закупках.

Где посмотреть план закупок интересующего госзаказчика на 2018 год?

Планы-графики в обязательном порядке публикуются в ЕИС и скрепляются усиленной квалифицированной подписью. Причем в случае несовпадения бумажной версии и электронной приоритет имеет именно последняя. Также Положение №932 от сентября 2012 требует, чтобы документ был опубликован в электронном текстовом формате, оформленном средствами ЕИС (не в виде отсканированной картинки) – чтобы его содержание было доступно для поиска и копирования.

Быстро и без усилий найти план закупок конкретного госзаказчика можно на Синапс: заходим в раздел “Контрагенты”, открываем карточку организации, смотрим вкладку “Закупки”. Например: планируемые тендеры ОАО “РЖД”. Там же можно получить ссылку на оригинал плана-графика на портале ЕИС.

Изменения в план закупок по 223 ФЗ

Нормативный акт №223-ФЗ дает возможность изменять закупочный план. Стоит обратить внимание на тот факт, что количество подобных изменений не ограничено. Менять закупочный план разрешено по мере необходимости.

В каких случаях можно менять закупочный план?

Каждый закупочный план утверждается на 12 месяцев. А если такой план связан с лекарственными препаратами, инновациями или высокими технологиями, то срок утверждения устанавливается намного больше. Но даже в период утверждения допускаются изменения в план закупок по 223 ФЗ. Сделать это возможно в таких случаях:

1. при необходимости изменить срок или метод покупки определенного товара или услуги;
2. при необходимости уточнить период выполнения условий соглашения;
3. в случае изменения стоимости минимум на 10%;
4. когда нужно выполнить закупку товаров или услуг, что не упоминаются в закупочном плане.

Ознакомиться с алгоритмом размещения плана на сайте закупок в 18 и 19 пунктах законодательного постановления под №908.

Как изменить структурированный закупочный план?

Заказчик может изменить закупочный структурированный план можно 2 способами. Согласно 1-му методу необходимо:

1. выполнить все нужные изменения в план;
2. изменить файл документа, в котором указаны все сделанные изменения.

Для изменения закупочного плана по 2-му методу следует:

1. изменить структуру закупочного плана;
2. выполнить размещение графического вида закупочного плана;
3. выложить на сайт также документ со всеми изменениями плана.

Файл документа со списком изменений имеет произвольный вид в электронной форме. Формирование документа осуществляется стандартным функционалом сайт. После сохранения файла пользователь может легко отыскать необходимый текстовый отрезок и скопировать его.

Пошаговая инструкция плана на официальном сайте

Для выполнения процедуры изменения пользователю следует:

1. перейти в личный кабинет сайта, используя электронную подпись;
2. зайти в раздел «Реестр планов закупки», где пользователь увидит все свои закупочные планы;
3. необходимо выбрать пункт «Проект изменений»;
4. дальше следует перейти в «Позиции плана закупки»;
5. удалить позицию с помощью клавиши «Удалить»;
6. в окне «Сведения о позиции» указать причину изменений закупочного плана;
7. на следующем шаге необходимо выполнить заполнение каждой строки, возле которой нарисована звездочка;
8. нажать клавишу «Завершить ввод данных».

Подтвердить изменение также можно с помощью кнопки «Сохранить и добавить новую позицию».

Как выполнить публикацию изменений?

Для публикации изменений в закупочном плане нужно перейти в контекстное меню и выбрать пункт публикации. Данные об изменениях будут доступны в разделе «Все сведения».

До момента подписания проекта электронной подписью в пользователя есть возможность выполнить его редактирование или полное удаление. После электронной подписи документа для проведения редактирования придется создавать новую версию проекта.

Ответственность за нарушение закупок услуг или товаров

В случае нарушения нормативных актов, связанных с проведением закупок услуг или товаров, ожидается административная ответственность. Это означает, что нарушитель будет вынужден оплатить. В отдельных случаях на него ожидает дисквалификация. Срок давности за подобные нарушения составляет 24 часа с момента совершения такого правонарушения. А сумма штрафа варьируется от 2 до 300 тысяч рублей. Размер штрафа зависит от серьезности совершенного нарушения.

Варианты формирования плана закупок по 223-ФЗ

Или «План закупок по 223-фз: как подготовить просто и легко»

Результатом планирования закупок по 223-ФЗ является сформированный по регламентированной форме и вовремя размещенный в единой информационной системе (ЕИС) план закупок. Но закон не регулирует, как вы его сформируете, поэтому заказчики сами определяют порядок процесса планирования и фиксируют его в Положении о закупке, разработанном на предприятии.

Формирование плана закупок достаточно трудоемкий процесс, так как необходимо максимально точно определить потребность всего предприятия в приобретении товаров, работ, услуг минимум на очередной финансовый год, оценить и согласовать необходимость каждого приобретения с учетом лимитов бюджета и складских запасов, при необходимости сгруппировать однотипные потребности, сформировать, согласовать, утвердить и разместить в ЕИС план закупок.

Если целью автоматизации отделов и служб, которые осуществляют проведение закупок, для вашей компании является не только выполнение регламентированных законом процедур, но и построение эффективной системы планирования закупок, в этом случае стоит обратить внимание на проработку методики планирования, выбора оптимального варианта и его автоматизации.

В данной статье разберем несколько вариантов формирования плана закупок, но сначала определимся с терминологией.

Потребность – это заявка на приобретение товаров, работ, услуг. Инициатором потребности может выступать как рядовой сотрудник (например, заявка на приобретение оборудования для выполнения своей работы), так и руководитель, его заместитель, либо специально выделенный сотрудник в отделе (например, формировать потребности для своего подразделения).

Позиция плана закупок – это отдельная составная часть плана закупок (отдельная строка). Если по-простому, то одна позиция — это один лот закупки (см. рисунок ниже).

Несколько потребностей можно объединять в одну позицию. Например, потребности на приобретение компьютеров от разных инициаторов можно включить в одну позицию. В этом случае, мы проводим одну закупку, вместо нескольких, уменьшая нагрузку отдела по организации и проведении закупки.

Позиции плана закупок формируют сотрудники организации, участвующие в обеспечении предприятия материальными ресурсами или услугами, далее ответственные за позиции плана закупок.

Ответственными за позиции плана закупок могут выступать: руководитель ИВЦ – закупка вычислительной техники, специалисты отдела маркетинга – приобретение рекламной и подарочной продукции, специалисты административно-хозяйственной службы – приобретение канцтоваров, мебели и т.д. Также роль ответственного за позиции плана закупок может выполнять ответственный за план закупок.

Использование специализированной системы для формирования плана закупок упрощает работу для ответственного за план закупок, так как она приспособлена под эту задачу, нет лишней информации и позволяет проводить составление и согласование плана максимально эффективно.

Сбор информации о потребностях

Автоматизация процесса по сбору потребностей и занесению в систему может быть организована одним из способов:

1. Непосредственно в соответствующем справочнике;

2. На основании данных учетных систем;

3. На основании служебных записок;

4. На основании планов закупок подразделений (в таблицах Excel).

Рассмотрим варианты построения процесса планирования на примере использования технического решения «Управление закупками» системы DIRECTUM.

1. Формирование потребностей инициаторами в справочнике

Инициаторы потребностей создают записи справочника Потребности в сроки, определенные регламентами предприятия, согласовывают с непосредственными руководителями. Ответственные за позиции формируют на основании потребностей позиции плана закупок, проверяя корректность введенных данных, дополняя информацией, необходимой для формирования плана закупок согласно требований законодательства. Например, способ закупок, электронная закупка или нет, дата размещения, участники могут быть только СМП и т.д.

Сформированные инициаторами потребности, как мы уже ранее обсудили, при необходимости ответственный за позиции группирует. Группировать может по общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности с учетом дат, к какому сроку необходимо исполнить каждую потребность.

К явным плюсам данной схемы можно отнести распределение нагрузки на подразделения, повышение ответственности инициаторов за планирование, повышение прозрачности процесса, максимум структурированной информации (увеличение инструментов для анализа – аналитические отчеты, KPI), возможность автоматической и ручной группировки потребностей.

2. Формирование потребностей на основании данных учетных систем

● Потребности первоначально формируются инициаторами в учетных системах. Например, 1С или других:

● производственная программа (со сметой затрат на производство);

● системы бюджетирования и т.д.

Далее информация заносится (мигрирует) в систему и дорабатывается ответственными за позиции в части требований по 223-ФЗ.

Вариант применим, когда на предприятии высокая степень автоматизации деятельности предприятия в части учетных задач, в этом случае сформировать план закупок становится менее трудоемким процессом.

Можно рассмотреть вариант загрузки информации в справочник Потребности или сразу в справочник Позиции плана закупок, не используя справочник потребностей. Зависит от того, насколько информация в учетных программах соответствует формату плана закупок, есть ли необходимость в группировке потребностей.

3. Формирование потребностей инициаторами в формате служебных записок

В этом случае на основании полученных бумажных служебных записок ответственные за позиции или ответственные за план закупок формируют позиции сами.

Такой вариант имеет место, когда:

● В системе работает ограниченное количество пользователей, например, отдел закупок, согласующие и утверждающие план закупок и документы по самой закупочной процедуре. Инициаторы в системе не работают.

● Организация пока не готова к кардинальным изменениям процесса (нет желания или возможностей отказаться от служебных записок).

При выборе данного варианта работы стоит понимать, что:

● увеличится нагрузка на специалистов тендерного отдела/ отдела закупок/ ответственных за позиции;

● увеличится риск появления ошибок от человеческого фактора при занесении информации в систему;

● нет удобных инструментов объединения потребностей.

4. Формирование потребностей на основании планов закупок подразделений

В организации может использоваться вариант, когда руководители подразделений фиксируют потребности подразделения в приобретении товаров, работ, услуг в формате таблицы Excel, отражают что, в каком объеме и в какие сроки.

При этом рекомендуется разработать сценарий по загрузке данных в справочник Потребности, это может выполнить внедряющая систему организация.

Данный вариант работы используется в тех же случаях, как и при варианте формирования потребностей инициаторами в формате служебных записок.

Выбрав для себя тот или иной вариант планирования его необходимо зафиксировать в Положении о закупках и разместить его в единой ЕИС и сформировать документ с перечнем правок. Напомню, оба документа составляются в электронном виде. Изменения Положения о закупке заказчик должен разместить в ЕИС в течение 15 дней со дня их утверждения. Если этого не сделать, компания-заказчик заплатит штраф в размере до 300 тыс. руб.

Согласование планов закупок

Как уже отмечали выше, важно не только собрать информацию от инициаторов, но обеспечить обоснованность плана закупок. В том числе это обеспечивается согласованием плана с заинтересованными сторонами и руководителем.

После того как вы определились с вариантом сбора потребностей и формированием позиций, необходимо определиться с вариантом согласования результатов планирования.

Статья написана по материалам сайтов: synapsenet.ru, okbuh.ru, ecm-journal.ru.

»