Номенклатура дел управления образования на 2020 год

Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.

Содержание

Законодательное регулирование

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

Правила формирования дел

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  • наименование организации и структурного подразделения;
  • номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  • заголовок;
  • срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел

Не так давно Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. В чем суть изменений? Посмотрим в таблице.

Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ

Срок хранения документов по личному
составу — 75 лет

1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 лет.
2. Документы по личному составу, завершенные после 01.01.2003, — 50 лет.

(За исключением тех документов, для которых в Перечне (Приказ № 558) установлен иной срок хранения.)

Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет хранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году можно в конце материала, а в представленной ниже можно ознакомиться со сроками хранения некоторых бумаг.

Период хранения Наименование
1 год
  • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
  • данные лиц, не принятых на работу;
  • графики отпусков.
3 года
  • учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
  • записи о трудовой дисциплине.
5 лет
  • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
  • выписки по улучшению условий и охраны труда;
  • документы по технике безопасности и ее соблюдению;
  • документы о командировках.
50 лет (до востребования)
  • личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.).
75 лет
  • характеристики и личные карточки сотрудников;
  • трудовые договоры.
Постоянно
  • коллективные договоры;
  • личные дела руководителей.

Административная ответственность

За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения наказание может быть предупреждением, штрафом или дисквалификацией. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20 , 13.25 , 19.5 , 19.6 , 19.7 КоАП РФ.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Это интересно:  Льготы для чернобыльцев в 2020 году

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;
  • Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.
Это интересно:  Кбк подоходного налога в 2020 году

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

  1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  3. Третий используется в архиве компании.
  4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
  5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Актуальные образцы

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения.

Примерная номенклатура дел отдела образования администрации муниципального образования

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Сроки хранения дел и номера статей

в номенклатуре дел проставлены в

соответствии с «Перечнем типовых

управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности

государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций,

с указанием сроков хранения, М., 2010 г.

Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел Отдела образования Администрации муниципального образования

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Отдела образования Администрации муниципального образования (далее – Отдел), является методической основой для рационального построения делопроизводства.

Примерная номенклатура дел построена по структурному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости.

Примерная номенклатура дел составлена в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 000.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, образующихся в деятельности Отдела, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

— выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве Отдела;

— уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

— дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел.

Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с архивным органом (архивным отделом ) Администрации муниципального образования путем определения научной, исторической или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии Отдела.

Все сроки хранения являются обязательными при составлении номенклатуры дел. В конкретных случаях к сроку хранения некоторых дел может быть указана отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности документов.

Форма конкретной номенклатуры дел определена Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденными приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010 г. № 32.

Заголовки дел в номенклатуре дел ежегодно уточняются. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией Отдела, а затем (архивным отделом) Администрации муниципального образования, утверждается руководителем Отдела. Отдел обязан не реже одного раза в пять лет согласовывать номенклатуру дел с архивным органом (архивным отделом) Администрации муниципального образования. В случае коренного изменения функций и структуры Отдела должна быть разработана новая номенклатура дел.

Зам. начальника Управления

по делам архивов РБ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Глава Администрации муниципального образования

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Статьи по теме

Как составить и оформить номенклатуру дел организации? Кто ее утверждает и каков срок хранения? Обо всем читайте в статье.

Что такое номенклатура дел в делопроизводстве

Ни одно предприятие не может функционировать без издания и принятия множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться, и, чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно как-то систематизировать. Для этого в 2020 и нужна номенклатура дел организации – регистр, учитывающий и систематизирующий все важные документы, образующиеся в процессе жизнедеятельности компании.

Это интересно:  Постановка машины на учет через госуслуги

Как организовать дела и документы по личному составу в 2020 году

В номенклатуру дел включаются учредительные документы, приказы, исходящие и входящие документы и т.д. Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В итоговом регистре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения. Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив. К ним относятся:

  • государственные и муниципальные конторы;
  • негосударственные компании в части документов, касающихся госсобственности;
  • негосударственные компании, заключившие договор с госархивом.

И все же, прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет весьма полезно, в частности, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на утилизацию.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

  • типовая. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны в типовой номенклатуре;
  • примерная. Из названия понятно, что список дел, заносимых в примерную номенклатуру, определен не строго, а лишь в общих чертах, и может быть расширен или уменьшен, но все же при его составлении лучше максимально придерживаться рекомендованного перечня;
  • индивидуальная. Основываясь на первых двух видах номенклатур, каждая компания вправе разработать свою собственную, индивидуальную номенклатуру, в которой будут учтены именно те дела, которые обусловлены документооборотом конкретного предприятия.

Мелкие компании обычно обходятся одной номенклатурой, а крупные составляют отдельную для каждого подразделения и по мере готовности объединяют их в сводную.

Составление номенклатуры дел

Регистр на будущий год составляется ближе к окончанию текущего календарного года, в декабре. Занимаются этим вопросом руководители отделов, если таковые имеются, если же их нет, ответственность за составление берет на себя делопроизводитель, секретарь или кадровик.

Задача это довольно рутинная и имеет обыкновение затягиваться, в таком случае директору целесообразно издать приказ о сроках сдачи локальных номенклатур. Для учреждений, обязанных законом к ее созданию, форма номенклатуры дел приведена в приказе Минкульта №526 от 31.03.2015, и они пользуются строго именно этим бланком. Прочие компании также могут составлять годовые регистры, ориентируясь на этот лист, но по своему усмотрению добавляя в него или убирая разделы. Но чтобы структура номенклатуры была понятна и полна, в ней должны присутствовать данные:

  • название компании;
  • номер и дата составления;v
  • список включенных документов;
  • подписи ответственных лиц.

Если дела номенклатуры имеют несколько томов, об этом делается отметка. Нет ограничений относительно того, как составить номенклатуру дел в 2020 – в бумажном виде или электронном. Все больше компаний переходит на электронный формат ведения регистра, это проще и удобнее.

Кто утверждает

«Основные Правила работы архивов организаций» четко оговаривают, что номенклатура согласовывается с госархивом раз в пять лет, уточняется там же ежегодно, затем утверждается приказом директора, чтобы можно было начать вести ее с первого дня нового года. Это касается тех компаний, которые обязаны создавать регистры, остальные фирмы свои номенклатуры не согласовывают, но у руководства утверждают.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Оформление номенклатуры дел

Оформлять номенклатуру дел организации нужно грамотно и аккуратно, в особенности, если предстоит ее сдача в госархив. В документах, содержащих несколько листов, страницы нумеруются, комплект прошивается и заверяется на обороте контрольным листком с датой, количеством листов и подписью ответственного.

На титульном листе, помимо стандартной общей информации, проставляется отметка об утверждении и автограф директора.

Основная часть оформляется в виде таблицы с графами, описывающими каждое включенное в перечень дело:

  • индекс;
  • заголовок;
  • количество томов (заполняется в конце года);
  • срок хранения со ссылкой на законодательный акт (в соответствии с пр. Минкульта № 558 от 25.08.2010 или иным законом); примечания.

Завершает документ подпись сотрудника, его составившего. Закон обязывает создавать четыре экземпляра номенклатуры дел организации в 2020:

  • для хранения в службе документального обеспечения (при ее отсутствии – у директора, секретаря или кадровика);
  • для применения в работе делопроизводителя;
  • для хранения в архиве предприятия;
  • для хранения в госархиве.

По необходимости копии рассылаются в структурные подразделения.

Срок хранения номенклатуры дел в организации

Ст. 200, п. а) «Перечня типовых управленческих архивных документов» предписывает хранить номенклатуру дел в организации (по месту разработки) постоянно. В подразделениях – до замены новыми и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных.

Статья написана по материалам сайтов: gosuchetnik.ru, pandia.ru, www.pro-personal.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector