Инвентаризация товарно материальных ценностей в аптеке

Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 1

Для любого предприятия, не только для аптечного, проведение инвентаризации является обязательным мероприятием, так как знание фактического положения дел необходимо для эффективного управления. Каков порядок проведения годовой инвентаризации? Каковы особенности проведения инвентаризации в аптеке? Как оформить результаты инвентаризации? Об этом вы узнаете из нашей статьи.

Инвентаризация: основные положения Зачем нужна инвентаризация?

Близится пора составления годового отчета, а перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательно проведение инвентаризации. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации.

К основным целям инвентаризации относятся выявление фактического наличия имущества и обязательств, сопоставление их фактического наличия с данными бухгалтерского учета, документальное подтверждение наличия имущества и обязательств, определение их состояния и оценка. Что дает инвентаризация? Вот лишь несколько доводов:

• контроль сохранности производственных запасов. Аптечные организации должны вести налоговый учет сырья, материалов и покупных товаров, чтобы правильно рассчитать сумму расходов, также это необходимо для того, чтобы избежать злоупотреблений материально ответственных лиц (хищений, обмеров, обвесов и т.д.), а также контролировать сохранность материально-производственных запасов. Данные складского учета следует периодически сверять с фактическим наличием товарно-материальных ценностей в организации путем проведения инвентаризации;
• возможность выявить и списать недостачи, в том числе в пределах норм естественной убыли. Лекарственные средства подвергаются естественным природным воздействиям (усушка, утруска, испарение, порча и т.д.), в результате которых возможны расхождения между учетным и фактическим количеством. Списать недостачу не только лекарственных средств, но и других материальных ценностей можно лишь на основании результатов проведенной инвентаризации;
• информация о реальном положении дел в аптеке. Инвентаризация необходима для того, чтобы иметь достоверные сведения о фактическом положении дел в организации, в чем заинтересованы в первую очередь ее собственники и руководители.

В совокупности все эти причины свидетельствуют о необходимости проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, тем более что затем нужно правильно отразить в налоговом учете результаты инвентаризации, которые часто бывают непредсказуемыми.

Примечание. Годовую инвентаризацию должны проводить все аптечные организации, независимо от применяемого режима налогообложения.

Что инвентаризируем?

Годовая инвентаризация охватывает все имущество аптечной организации: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также неучтенное имущество. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Примечание. Необходимо помнить и о правах налоговых органов: согласно пп. 6 п. 1 ст. 31 НК РФ они вправе осматривать любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества. Такая инвентаризация может быть осуществлена при выездной налоговой проверке (п. 13 ст. 89 НК РФ). Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке утверждено Приказом Минфина России и МНС России от 10.03.1999 N 20н/ГБ-3-04/39.

Отражение порядка проведения инвентаризации в локальных актах аптеки

Приказ об учетной политике. Согласно п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

В приказе об учетной политике необходимо указать внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок проведения инвентаризации, разработанные организацией формы для учета и обработки результатов инвентаризации, периодичность проведения инвентаризации основных средств.

Положение о проведении инвентаризации. В положении могут предусматриваться также количество инициативных инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств. Выбранный аптечной организацией порядок проведения инвентаризации зависит от масштабов деятельности, количества видов деятельности, разветвленности организационной структуры, общего объема имущества и обязательств организации, объемов и специфики складского хозяйства, географического размещения организации и ее подразделений, особенностей систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств вносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом (Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, от 27.03.2000 N 26).

Начинаем инвентаризацию Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации, как правило, создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Типовая форма договора утверждена Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

До начала инвентаризации.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Документальное оформление

Для проведения инвентаризации необходимо оформить следующие документы.

Проводим инвентаризацию Инвентаризация основных средств

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Соответствующее положение должно быть отражено в учетной политике.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета ;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При их отсутствии необходимо обеспечить их получение или оформление.

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

В случае обнаружения расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и отражает в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых к учету, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неверные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям согласно прямому назначению объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим его новому назначению.

Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и другие основные средства одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, вносятся в описи по наименованиям с указанием их количества.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (автомашины в дальних рейсах, отправленные на капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до их временного выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени их ввода в эксплуатацию и причин, приведших их к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По данным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие их принятие на ответственное хранение или в аренду.

Оформляем результаты инвентаризации. Для оформления инвентаризации основных средств составляются следующие документы.

Инвентаризация нематериальных активов

Порядок проведения инвентаризации. При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

• наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.

Оформляем результаты инвентаризации. Для учета результатов инвентаризации нематериальных активов применяются следующие формы.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Порядок проведения инвентаризации. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. ТМЦ, поступающие в ходе инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в ходе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности вносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентарь и хозпринадлежности, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи такой инвентарь и хозпринадлежности вносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. Инвентарь и хозпринадлежности, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются, по ним составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования в хозяйственных целях.

Тара вносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Примечание. Юридические лица — владельцы лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, обязаны ежемесячно проводить инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, находящихся в их распоряжении, и составлять баланс товарно-материальных ценностей. Данные о расхождениях в балансе или несоответствии данных баланса результатам проведенной инвентаризации в трехдневный срок после их обнаружения доводятся до сведения органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах»).

Оформляем результаты инвентаризации. Для оформления результатов используют следующие формы.

Инвентаризация расчетов

Порядок проведения инвентаризации. Инвентаризация расчетов может быть не только частью обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств, проводимой перед составлением годового отчета, но и действенным механизмом текущего контроля, способствующим повышению эффективности использования активов организации, сокращению дебиторской и кредиторской задолженностей, улучшению взаиморасчетов по заключенным договорам и своевременности поставок товарно-материальных ценностей.

К основным целям инвентаризации расчетов относятся выявление дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов). Наиболее целесообразной и рациональной представляется ежеквартальная инвентаризация расчетов (раз в год — обязательно), которая включает проверку:

• расчетов с банками по кредитам;
• расчетов с бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по взносам;
• расчетов с покупателями и поставщиками (акты сверок с контрагентами составляются в двух экземплярах);
• расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) представляет собой проверку обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и на других счетах учета. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Оформляем результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации оформляются следующие документы.

Инвентаризация кассы

Порядок проведения инвентаризации. Отдельным этапом проведения инвентаризации является инвентаризация кассы. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. При инвентаризации кассы проверяются наличие денежных средств, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. Остаток наличных денежных средств, указанный в кассовой книге, должен соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе, что можно проверить только в ходе инвентаризации.

Оформляем результаты. Для документального оформления результатов инвентаризации кассы используем следующие документы.

Инвентаризация завершена. Что дальше?

По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором:

• фиксируются выводы и решения по результатам инвентаризации;
• отражаются результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.

На основании протокола заседания инвентаризационной комиссии составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по унифицированной форме ИНВ-26 .

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26.

Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а при проведении годовой инвентаризации — записями декабря.

Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом или находящегося в оперативном учете, в первую очередь представляют интерес для организации с точки зрения управленческого учета и внутреннего контроля.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Инвентаризация в аптеке

Как и в любой организации, занимающейся розничной торговлей, в аптеке периодически проводятся инвентаризации. Основная цель инвентаризации – проверка ТМЦ, денежных средств, оборудования и техники, и сверка полученных данных с показателями бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет получить оценку о реальном положении дел в аптеке и проводится в различные сроки в зависимости от вида.

Виды инвентаризации

Полная инвентаризация – проводится не чаще, чем один раз в три года. В данном случае учитываются все товарно-материальные ценности, денежные средства, мебель, оборудование, техника и пр.

Годовая инвентаризация – проводится один раз в год перед составлением годового бухгалтерского отчета, а ее результаты вносятся в отчеты за декабрь. Инспекции подлежат лишь денежные средства из кассы и ТМЦ.

Промежуточные (внеплановые) инвентаризации – инициируются для отображения реальной картины работы аптеки. Данный вид инвентаризации обязательно проводится при ротации в штате (увольнение старого сотрудника, прием на работу нового и пр.), а также при обнаружении фактов убытка (кража или порча товара).

Участники инвентаризации

Проведение инвентаризации требует обязательного участия всего персонала аптеки (провизоры, фармацевты, консультанты), а в случае автоматизированной инвентаризации и IT-специалист. В состав инвентаризационных комиссий могут входить работники бухгалтерии, экономисты, уполномоченные представители администрации и прочие специалисты.

Члены инвентаризационной комиссии несут ответственность за соблюдение порядка и сроков инвентаризации, полноту и точность данных о фактических остатках, правильность оформления материалов.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В процессе инвентаризации определяется точное количество и суммарная стоимость ТМЦ, проверяется правильность их оценки.

Порядок проведения инвентаризации

Чтобы провести инвентаризацию, руководитель аптеки издает распоряжение, в котором указывается дата, время проведения инвентаризации, адрес аптеки, члены инвентаризационной комиссии и ее председатель, данные всех сотрудников, участвующих в инвентаризации. Распоряжение подлежит регистрации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Учреждение закрывается для посетителей, денежные расчеты не производятся. Председатель инвентаризационной комиссии получает контрольный пломбир.

Члены ИК обязаны до начала проверки наличия ТМЦ провести следующие действия:

• опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы или выходы
• осуществить проверку измерительных приборов на исправность и сроки поверки

Инвентаризация проводится путем сканирования товара или по описным листам. Последний метод является устаревшим, поскольку практически все аптеки сегодня являются компьютезированными.

В описи запрещено вносить данные об остатках ТМЦ без проверки их наличия.

При проверке производственных запасов, находящихся в невскрытой упаковке, количество ТМЦ определяется по маркировке с выборочной проверкой.

После проверки ТМЦ комиссия переходит в следующее помещение, а проверенное пломбируется.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, нужно опечатать помещения, в которых хранятся материальные ценности.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптечных предприятиях

Инвентаризация — это форма контроля за сохранением товарно-материальных ценностей, денежных и других средств учреждения, предприятия. Инвентаризации должны осуществлять всеми предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями независимо от форм собственности. Ответственность за организацию инвентаризации полагается на руководителя предприятия.

Общий порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей отделов, главного бухгалтера и возглавляется руководителем предприятия или его заместителем.

Если инвентаризации подлежит большой объем работы, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе экономиста, бухгалтера и других работников, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Если инвентаризация происходит по причине краж, ограблений, стихийных бедствий, в состав комиссии включают представителей органов милиции и исполкома. Запрещается назначать председателем рабочей комиссии одно и то же лицо дважды подряд для проверки одних и тех же материально ответственных лиц.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

— осуществляют инвентаризацию всех ценностей, имущества, средства;

— вместе с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации;

— несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации, за полноту и точность внесения к инвентаризационному описанию данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей, денежных средств и других ценностей;

— оформляют протокол с указанием в нем результатов инвентаризации и выводов относительно нее.

По поводу инвентаризации выдается приказ по учреждению с указанием состава комиссии, цели инвентаризации, времени ее проведения. Приказ вручается членам рабочей комиссии, а председателю — еще и контрольный пломбир.

Инвентаризация товаров и других ценностей

На время проведения инвентаризации аптечное учреждение закрывается на срок не больший 3-х дней, на двери должны быть указанные адреса ближайших аптек.

К началу проверки фактического наличия ценностей рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

— опломбировать материальные комнаты, кладовые и прочие места сохранения ценностей, которые имеют входы и выходы;

— проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения;

— получить последние на время инвентаризации товарные отчеты о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица каждого отдела дают расписку о том, что на момент инвентаризации все прибыльные и расходные документы на ценности сданные к бухгалтерии все ценности, которые поступили, оприходованные, а те, что выбыли, — списанные.

Такие же самые расписки дают и кассиры.

Инвентаризация ценностей осуществляется на местах сохранения, у материально ответственных лиц. Перед инвентаризацией все ценности группируются, рассортировываются, укладываются в соответствии с наименованиями.

Снятия фактических остатков ценностей определяется путем взвешивания (для сыпучих, мазей в массе, ангро), подсчета и измерения (марля).

Перевес, измерение-подсчет осуществляются в отдельности, на месте их нахождения, в каждом отделе. Фактически снятые остатки ценностей записываются в „инвентаризационные описания”, где отмечается наименования единиц измерения, количество, цена розничная, цена оптовая, сумма розничная и оптовая, НДС.

В конце каждого листа описания прописью (буквами) отмечается число порядковых номеров, внесенных товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных измерителях независимо от того, в каких единицах измерения они отображены (штуках, метрах, километрах, литрах), подбиваются суммы розничные и оптовые, НДС.

Инвентаризационные описания складываются в 3-х экземплярах, а при замене материально ответственного лица — в 4-х.

Первый экземпляр заполняет член комиссии, второй и третий — материально ответственное лицо, четвертый — лицо, которое принимает ценности.

После заполнения каждой страницы описания члены комиссии сверяют правильность записей, сделанных во всех экземплярах. В этих документах не допускаются никакие исправления, подчистка. Исправления ошибок осуществляется во всех экземплярах описания путем зачеркивания выправленных записей и написания сверху правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В инвентаризационных описаниях запрещается оставлять незаполненные строки, на последних страницах описания они прочеркиваются. Описания подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. При этом последние дают расписку в том, что проверка ценностей состоялась в их присутствия, и они не имеют никаких претензий к членам комиссии и принимают на ответственное сохранение ценности, пересчитанные в описании.

Если инвентаризация ценностей в помещении, где они сохраняются, не законченная на протяжении одного дня, то это помещение опечатывается пломбиром председателем инвентаризационной комиссии и затворяется на ключ материально ответственным лицом.

Во время перерыва работы инвентаризационной комиссии инвентаризационные описания должны сохраняться в затворенном помещении, где проводится инвентаризация. По окончании снятия фактических остатков вход к помещению снова пломбируется и комиссия переходит в следующую материальную комнату. Количество ценностей и товаров, которые сохраняются в невредимой упаковке поставщика, определяется на основании документов при обязательной проверке в натуральных измерителях части указанных ценностей. В инвентаризационное описание ценности в этом случае заносятся на основании сопроводительных документов с указанием наименования товара за дозированием, фасованием, процентным содержанием действующего вещества, вида упаковки. Не допускается занесения к описанию общей суммы стоимости товара за накладной без указания наименования ценностей. Товары, подготовленные к отпуску лечебно-профилактическому учреждению, включаются в общее описание.

К отдельному описанию включаются товарно-материальные ценности:

a. оплаченные покупателем, но не вывезенные;

b. такие, что поступили к аптеке во время инвентаризации;

c. такие, что стали непригодными, то есть с законченным сроком пригодности, биения и др.

Все лечебные средства, которые подлежат количественному учету, вносятся в отдельные инвентаризационные описания и подлежат учету, как в денежных, так и в натуральных измерителях. Фактическое наличие их сверяется с данными учета в Журнале учета отравляющих, наркотических, других медикаментов и этилового спирта.

8. Инвентаризация товарных и материальных ценностей.

Инвентаризация — периодическая проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств и расчётов и сопоставление их с данными бухгалтерского баланса и отчётности аптеки для установления достоверности.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется.

В аптеке №78 с 1.12.2001 по 3.12.2001г проводилась полная плановая годовая инвентаризация. Такая инвентаризация в аптеке проводится 1 раз год не ранее 1 октября, кроме того, в течении года проводятся внеплановые инвентаризации по усмотрению руководителя или учредителя аптеки.

Инвентаризация проводилась на основании приказа руководителя аптеки, в котором указывались сроки начала и конца инвентаризации, цель её проведения, перечень ценностей, подлежащих инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии:

сроки — с 1.12.2001г по 3.12.2001г;

цель — годовая плановая инвентаризация;

перечень ценностей — материальные ценности и денежные средства.

Инвентаризационная комиссия осуществляла инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения и производства совместно с бухгалтерией.

На время инвентаризации все торговые и финансовые операции прекращались и посторонние лица в аптеку не допускались. До непосредственного снятия фактических остатков инвентаризационных ценностей комиссия опечатывала все места их хранения. После проверялась исправность весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Перед началом инвентаризации МОЛ сдавали председателю комиссии последние товарные и кассовые отчёты с выведенными в них остатками ценностей и денежных средств.

Инвентаризация проводилась по каждому виду ценностей раздельно по местам их хранения по каждому МОЛ с обязательным их участием. Наличие ценностей определялось путём подсчёта, взвешивания, обмера.

После снятия остатков помещение закрывалось и опечатывалось, а комиссия переходила в другое помещение. При перерывах на обед и в конце рабочего дня все лица, производящие инвентаризацию, одновременно покидали помещение, которое тут же закрывалось и опечатывалось. Сначала комиссия проводила инвентаризацию ТМЦ.

Каждое проверенное наименование ценностей отражалось в “Инвентаризационной описи”, в которой указываются принятые в учёте единицы измерения ценностей, их количество, стоимость и общая сумма в розничных ценах. В конце каждой страницы описи указывалось число порядковых номеров материальных ценностей, помещённых на этой странице и количество натуральных показателей этих ценностей. На последней странице описи помимо итогов этой страницы подсчитывались общие итоги по этой описи. Описи составлялись по каждому виду ценностей раздельно по каждому отделу аптеки и по каждому МОЛ в двух экземплярах: первый — руководителю аптеки и главному бухгалтеру; второй — МОЛ под расписку в первом экземпляре.

Инвентаризация тары и других ценностей (вспомогательных и строительных материалов) проводилась также, как и инвентаризация ТМЦ, но в самостоятельных описях. ТМЦ, пришедшие в негодность, при инвентаризации обнаружены не были.

Для выявления результатов инвентаризации по отделам составлялась “Сводная ведомость”.

Инвентаризацию денежных средств в кассах проводили путём пересчёта всех денег и ценных бумаг, находящихся у кассира. фактическое наличие денег сверяли с показателями счётчиков ККА. Результаты инвентаризации кассы оформлялись “Актом инвентаризации наличия денежных средств”.

Все инвентаризационные описи подсчитывались, пронумеровывались и прошнуровывались членами комиссии. В конце каждой описи МОЛ давало соответствующую подписку, которой оно подтверждало, что фактическое наличие материальных ценностей занесено в опись правильно и что эти ценности находятся на его ответственном хранении. Первые экземпляры оформленных описей передавались главному бухгалтеру, который проводил сопоставление фактического наличия ценностей с данными учёта. Недостачи товаров при инвентаризации обнаружено не было, поэтому расчёт естественной убыли по установленным нормам (ПР МЗ РФ №286) не производился.

Предварительные результаты инвентаризации ценностей выявились инвентаризационной комиссией в процессе инвентаризации на месте до открытия аптеки. По результатам инвентаризации составлялся “Акт результатов инвентаризации”.

Окончательные результаты инвентаризации установила бухгалтерия, при этом главный бухгалтер был обязан обеспечить своевременное (в течение 3 дней после снятия остатков) и правильное выведение результатов инвентаризации и отразить их в бухгалтерском учёте.

Руководство и контроль за качественным проведением инвентаризации осуществляли заведующая аптеки и главный бухгалтер.

ЛС, стоящие на ПКУ, отражаются при инвентаризации в описях, как остальные ТМЦ.

В конце года в аптеке составляется “Ведомость результатов инвентаризации”, в которой отражаются результаты всех инвентаризаций за год. Эта ведомость прилагается к годовому отчёту аптеки.

На балансовых аптеки отражается убыль в ТМЦ пределах норм, утверждённых в установленном законодательством порядке, и недостачи и потери ТМЦ, путём списывания по распоряжению заведующей аптеки их стоимости на издержки обращения (Д44-К84).

Все документы по проведённой инвентаризации складываются в отдельную папку с надписью: “Инвентаризация на 3 декабря 2001г по МУ Аптеке №78”. В эту папка вложены следующие документы:

акт результатов инвентаризации;

акт инвентаризации наличия денежных средств;

сводная опись документов по инвентаризации по РПО (аналогичные описи по другим отделам, материальным комнатам);

Статья написана по материалам сайтов: maksal.ru, studbooks.net, studfiles.net.

»