По назначению документы подразделяются на

Разнообразие происходящих хозяйственных операций требует применения большого количества разных по содержанию, назначению и форме документов. Бухгалтерские документы в зависимости от их особенностей классифицируются:

• по назначению;

• по порядку составления;

• по способу охвата информации;

• по месту составления;

• по способу обработки;

По назначению документы подразделяются на:

• документы бухгалтерского оформления;

Распорядительныминазываются документы, содержащие указание на совершение хозяйственных операций (чек на получение денег в банке, доверенность и др.).

Оправдательныедокументы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции и являются основанием для ее отражения на счетах бухгалтерского учета (акт о приеме-передаче объекта основных средств, товарно-транспортные накладные и др.)

Многие распорядительные документы совмещаются на одном листе бумаги с оправдательными. Их называют комбинированными (расходный кассовый ордер — содержит и распоряжение на выплату денег и подтверждает факт выплаты).

Документы бухгалтерского оформления —это документы, которые составляются в самой бухгалтерии организации по данным распорядительных, оправдательных и комбинированных документов (бухгалтерские справки, РПВ)

По порядку составленияразличают документы:

Первичныесоставляются на местах совершения хозяйственных операций (акт на оприходование , карточка учета и др.)

Сводные документы составляются на основании первичных документов (отчеты о движении , ведомость движения и др.)

По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяют на:

Разовые — составляются в один прием, в них записывается одна хозяйственная операция (приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и др.)

Накопительные —этодокументы, в которых в течение определенного времени повторяются записи однородных операций по мере их совершения (карточки учета материалов, ведомость расхода материалов и др.)

По месту составления документы подразделяются на внутренние— оформляются непосредственно в организации и внешние— составляются в других организациях и поступают в данную организацию со стороны (счет-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные).

По способу обработки документы подразделяются на документы, составляемые вручную, и на технических средствах пишущей машинке, ЭВМ и др.

Классификация документов по назначению и порядку составления

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

накладные на работу;

чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

приходная (расходная) накладная — накладная на получение (отпуск) товара;

акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

калькуляции фактической себестоимости продукции;

разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По степени обобщения документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

— о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

— об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

— о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

— о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. — в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских документов по общим и качественным признакам

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Выделяют несколько классификаций:

• · по месту составления;
• · по назначению;
• · по способу охвата фактов;
• · по объему отраженных операций;
• · по содержанию хозяйственных операций.

По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляют вне данного предприятия и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Они поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры и накладные поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учета». Учебное пособие. Тамбов, 2004 г., изд. «ТГТУ»..

Внутренние документы создаются внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только в пределах данной организации.

К таким документам можно отнести расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы и распоряжения руководителей организации и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске и т.д.). Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Следовательно, распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательными (исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, приходные кассовые ордера, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются и затем принимаются к учету Алексеева Г.Н. «Теория бухгалтерского учета». Учебное пособие. Тамбов, 2004 г., изд. «ТГТУ»..

Комбинированные документы — документы, которые одновременно являются и распорядительными, и оправдательными (исполнительными). Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

По способу охвата фактов документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов — сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, двухнедельные наряды на работы, лимитно-заборные карты на материалов со склада, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовые отчеты, реестры и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.Климович Л.П. Судебная бухгалтерия: учебно-наглядное пособие. Красноярск, 2010..

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы — документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения и др.).

Расчетные документы отражают расчеты организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).

По качественным признакам выделяют:

• · полноценные документы;
• · неполноценные документы.

Полноценные документы должны отвечать следующим требованиям:

• — формальное требование- в соответствии с ним каждый бухгалтерский документ должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты;
• — требование законности- должен отражать законную по своему содержанию операцию;
• — требование своевременности — первичный бухгалтерский документ должен быть составлен во время совершения хозяйственной операции, если это невозможно — сразу после ее завершения;
• — требование действительности_ должен отражать хозяйственные операции, которые были на самом деле совершены.

Документы, не отвечающие хотя бы по одному из перечисленных требований, является неполноценными.

В зависимости от того, какое требование нарушено, неполноценные документы в свою очередь могут быть отнесены к одной из следующих групп.

• а) Неправильно оформленные-документы в которых отсутствуют необходимые реквизиты (например, инвентаризационная опись без даты, нет подписи бухгалтера на расходном кассовом ордере). Их часто называют недооформленными:
  • — документы, имеющие лишние реквизиты (накладные на выдачу товара, заверенные гербовой печатью, название предприятия на документе внутреннего пользования и его адрес).
  • — документы с ненадлежащими реквизитами (расходный кассовый ордер-подпись лица, не имеющего на это полномочий).
  • — использовались бланки неустановленной формы /например использовались бланки строгой отчетности Дубоносов Е.С. Судебная бухгалтерия: электронный учебник. 4-е изд., перераб. и доп. М., 2012..
• б) Документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, т.е. документы, составленные с нарушением действующих законов и правил.
• в) Документы, отражающие такие операции, которые в действительности не были совершены:
  • — документы, отражающие вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции.
  • — документы, которые содержат ложные сведения об отдельных сторонах действительно совершенной операции.

Классификация документов в бухгалтерском учете

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.

Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.

Статья написана по материалам сайтов: helpiks.org, studwood.ru, psyera.ru.

»