Какие документы отдают при увольнении

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

• форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Шаг 5. Какие документы и в какой срок надо выдать увольняющемуся работнику?

29.05.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа бесплатно в КонсультантПлюс

В день увольнения, то есть в последний день работы, надо выдать работнику под роспись все необходимые документы (ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 , Закона N 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). А именно:

• трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма N Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
• разд. 6 Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» расчета по форме РСВ-1. В этом разделе надо указать сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего года по дату увольнения. Получите от работника письменное подтверждение того, что вы передали ему эти сведения (п. 35 Инструкции N 987н). Например, работник может расписаться на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1, который останется у вас;
• справку 2-НДФЛ за текущий год.
  Кроме того, по письменному заявлению работника вы должны выдать ему и иные документы, связанные с его работой, например копии:
• приказов о выплате ему премий;
• приказа об увольнении.

Вы обязаны выдать работнику перечисленные документы в день увольнения, даже если он не вернул числящееся за ним имущество организации или не подписал обходной лист.

Если в день увольнения работник не может получить трудовую книжку и документы, направьте ему по почте ценным письмом с описью вложения уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на их отправку по почте.

Если работник по каким-либо причинам не получил трудовую книжку в последний день работы, то вы обязаны выдать ее ему в течение трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления.

Формы и образцы

Еще по теме:

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

Какие документы выдаются при увольнении? Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком). Согласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.

Какие документы выдаются при увольнении

Когда человека увольняют с работы, ему в день увольнения должны выдать все документы, по которым он сможет трудоустроиться в другом месте. Рассмотрим в этой статье какие документы выдаются при увольнении работника и как они должны быть заполнены.

Часто людей интересует вопрос о том, какие документы выдают при увольнении по собственному желанию, в порядке перевода в другую организацию, при сокращении кадров или при выходе на пенсию. В основном, порядок выдачи увольнительных документов один для всех.

• Трудовая книжка
• Справка о доходах формы N 2-НДФЛ
• Другие документы связанные с работой
• Свидетельство обязательного пенсионного страхования (с первого места работы)
• Медицинская книжка (в случаях, предусмотренных Минздравом)

Трудовая книжка

В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса .

Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.

Если происходит увольнение по истечению срока трудового договора, то запись производится согласно п. 2 ст. 77 Трудового кодекса , в ней указывается, что сотрудник уволен по причине истечения срока трудового договора.

Если работник увольняется по другим причинам, то они должны быть указаны в формулировке записи со ссылкой на статью и пункт закона, согласно которому происходит увольнение. Это может быть ликвидация предприятия, нарушение трудовой дисциплины и другие причины.

Справка о доходах формы N 2-НДФЛ

Если за справкой обращается бывший работник, то справка о заработке должна быть подготовлена в течение 3-х рабочих дней после получения заявления в письменном виде.

В справке должны быть указаны данные о компании, данные о работнике, а также все выплаты в его пользу, по которым начислялись страховые взносы в Фонд социального страхования.

Справка должна быть подписана руководителем организации или предприятия, главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью.

Другие документы связанные с работой

Работодатель обязан выдать заявителю нужные ему документы в течении трех рабочих дней с момента подачи заявления. Такие копии должны заверяться надлежащим образом и выдаваться бесплатно.

Свидетельство обязательного пенсионного страхования

Если это было Ваше первое трудоустройство, где Вы работали по трудовому договору, то работодатель должен выдать такое свидетельство. По нему, в соответствии с законодательством РФ, начисляются взносы в пенсионный фонд. Свидетельство выдается один раз и предоставляется при последующем трудоустройстве работодателю.

Если работник еще не получил свидетельство обязательного пенсионного страхования до увольнения

Для оформления страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работодатель предоставляет в отделение Пенсионного фонда России анкету, которую заполняет работник. Анкета должна быть предоставлена на протяжении двух недель со дня заключения трудового договора. После ее получения территориальный орган фонда в течение 3-х недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство. Полученное в Пенсионном фонде свидетельство должно быть передано работнику в течение семи дней.

В общей сложности процедура может занять до 6-и недель Если увольнение произошло раньше, то работодатель, получив это свидетельство, должен известить бывшего работника письмом с уведомлением о вручении.

Медицинская книжка

Только в тех случаях, когда работники должны проходить периодические медосмотры. Это работники медицинских и детских учреждений, бытового и коммунального хозяйства, работники предприятий, связанных с пищевыми продуктами и питьевой водой. Медицинская книжка считается личным документом и при увольнении выдается работнику.

Какие документы выдают при увольнении сотрудника, работавшего по совместительству?

Если Вы работали по совместительству, то с Вами, как и с любым другим работником должны были заключить трудовой договор. Совместитель ничем не отличается от других работников, но запись в трудовую книжку уже вносится по его желанию, ведь этот документ должен храниться в организации по основному месту работы и на руки не выдается.

Как при приеме, так и при увольнении совместителя ему выдают документ, заверенный руководителем организации, который он может при необходимости предоставить в отдел кадров по основному месту работы для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

Также выдается справка о доходах формы N 2-НДФЛ и другие необходимые документы по заявлению сотрудника.

Какие документы должны выдать при увольнении работнику

Какой нормативной базой необходимо руководствоваться при определении списка документов, выдаваемых при увольнении

Каждый увольняющийся работник должен получить от работодателя как свои собственные документы, переданные при трудоустройстве в отдел кадров или бухгалтерию, так и документы, подтверждающие стаж работы на данном месте, суммы полученных доходов, исчисленных налогов и пр.

Процедура увольнения регулируется положениями Трудового кодекса, и именно в нем, в ст. 62, приведен примерный перечень бумаг, подлежащих выдаче работникам. В отдельных законодательных актах данный перечень детализируется. К ним можно отнести:

• закон «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ;
• закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ;
• Налоговый кодекс.

Рассмотрим, как на их основании формируется пакет для выдачи на руки увольняющемуся сотруднику.

Обязательные документы при увольнении от работодателя в 2024 году: перечень

Одну часть документов при увольнении сотрудник получит только при наличии заявления. То есть если он письменно не обратится к работодателю, последний отдельные документы может и не выдать, и это не будет считаться нарушением.

Другая часть бумаг выдается в обязательном порядке независимо от того, запросил их увольняющийся или нет. Определим эти два перечня.

Какие документы при увольнении выдаются без запроса работника

Выдаются в обязательном порядке без всяких заявлений:

• трудовая книжка;
• медицинская книжка;
• подлинники документов, подтверждающих уровень образования и квалификации;
• расчетный листок по заработной плате;
• справка о заработке и прочих выплатах по форме из приказа Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182;
• выписка из СЗВ-СТАЖ;
• выписка из СЗВ-М;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что касается последних двух пунктов, то выписка из обоих отчетов должна содержать сведения только об увольняющемся лице. Сведения о стаже и прочие данные о других работниках в нее попасть не должны, ведь такая информация признается тайной, которую страхователь не имеет права разглашать.

• копия раздела 3 единого расчета по страховым взносам;
• специальная выписка из Реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3, если с выплат работнику начислялись и перечислялись взносы на дополнительное пенсионное страхование.

Какие документы при увольнении работодатель должен выдать по письменному заявлению сотрудника

Письменно запросить работник может:

• справку по форме 2-НДФЛ с начисленными доходами, примененными вычетами и исчисленным и удержанным налогом;
• справку о заработке за последние три месяца для постановки на учет в центре занятости;
• копии любых документов, подтверждающих занятость человека у данного работодателя, например кадровых приказов (об устройстве на работу, увольнении, перемещении), трудового договора (может понадобиться, если работник потерял свой экземпляр), документов из личного дела и т. п.

Заявление на выдачу документов составляется или в свободной форме, или по образцу, имеющемуся на предприятии.

Что грозит работодателю за выдачу неполного пакета документов при увольнении сотрудника

Несвоевременная выдача документов увольняющемуся грозит работодателю серьезными неприятностями. Особенно значимы последствия при невыдаче трудовой книжки, поскольку без нее человек не сможет трудоустроиться на новом месте. Так, в случае ее задержки сотрудник может затребовать компенсацию материального ущерба в размере своего заработка за все время неправомерного удержания документа.

Кроме того, предусмотрен административный штраф:

• от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц;
• от 1000 до 5000 руб. — для должностных лиц предприятия (например, руководителя) и предпринимателей.

При неоднократных нарушениях размер штрафа возрастает.

Прямых штрафов за непредставление работодателем выписок из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ не предусмотрено, данный вопрос в настоящий момент до конца не урегулирован. Однако желательно правильно скоординировать работу всех служб предприятия/ИП во избежание конфликтных ситуаций.

Отличаются ли пакеты документов, выдаваемые при увольнении по собственному желанию, по сокращению штата, по соглашению сторон?

Итак, основной перечень, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию и при других обстоятельствах, сильно не отличается. Однако некоторые нюансы все-таки есть.

Например, какие документы должны выдать при увольнении по соглашению сторон? Помимо общего перечня сотрудник должен получить от работодателя экземпляр соглашения о расторжении трудового договора по соглашению, подписываемый в таких случаях.

А что касается того, какие документы должны выдать при увольнении по сокращению штата, то здесь передача документов работодателем сотруднику начинается задолго до непосредственно даты увольнения: это и уведомление о сокращение, и предложение другой работы. Также работодателю необходимо известить о предстоящем сокращении профсоюз и центр занятости. В день же увольнения сотруднику нужно передать перечень документов, перечисленных нами в предыдущих разделах.

Увольняющийся работник должен получить от своего работодателя определенный пакет документов. Одна их часть выдается безоговорочно, в первую очередь это трудовая книжка, другая часть — по письменному заявлению работника. За невыдачу или задержку трудовой предусмотрены немаленькие штрафы. За невыдачу отдельных документов никакой ответственности нет, тем не менее работодателю лучше не доводить дело до разбирательств с работником, а исполнить его законные требования.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».

Статья написана по материалам сайтов: buh.consultant.ru, whatdocs.ru, nsovetnik.ru.

»