Как заверить документы по новому госту

Новый стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

В частности, теперь необходимо по новому заверять копии трудовых книжек. Согласно пункту 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Стоит отметить о новом правиле подписи документов за руководителя. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

А как правильно нумеровать документы?

На основании пункта 5.11 ГОСТА, регистрационный номер документа – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Как правильно нумеровать страницы документа?

На основании пункта 3.2 ГОСТА, при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Как заверять документы: новый ГОСТ

С 1 июля 2018 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97–2016. Стало не ясно, надо ли соблюдать новые правила, если фирма заверяет документы для налоговиков. Этот вопрос разъяснило УФНС по Москве в письме от 14.08.2018 № 24–15/176045@.

Налоговики вправе требовать документы на проверке. Их надо представлять в виде заверенных копий. Порядок, по которому компании заверяют бумаги для налоговиков, определяет ФНС (п. 2 ст. 93 НК). Служба еще в феврале разработала проект приказа с новыми правилами, но до сих пор не утвердила документ.

Правила нового ГОСТа

Новый ГОСТ предлагает два способа, как заверять копии. Правила зависят от того, куда компания передает заверенные документы.

Для внутреннего пользования. Если фирма делает копии для внутреннего пользования, то ставит на ней следующие реквизиты:

• – надпись «Верно»;
• – наименование должности сотрудника, который заверил копию;
• – собственноручная подпись сотрудника;
• – расшифровка подписи;
• – дата заверения.

УФНС по Москве отметило в письме № 24–15/176045@, что отметку о месте хранения документа ставить необязательно, если фирма сдают документы в инспекцию по статье 93 НК. НК не требует, чтобы на копиях были такие сведения. Но если такая отметка все же стоит, то налоговики примут документы. В любом случае на документе должна быть заверительная виза. Если ее нет, инспекторы посчитают, что вы не представили бумаги и оштрафуют компанию на 200 руб. за каждую копию (ст. 126 НК, письмо ФНС от 16.07.2013 № АС-4-2/12705). Основные правила о том, как заверять подшивку и образец заверительной надписи смотрите ниже.

Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

Какие документы оформлять по новым правилам

Заверение копий документов по новым правилам

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

Скорректирован состав реквизитов документа

Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

• наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
• гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
• отметка об электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Общие требования к созданию документов

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ. Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

• Times New Roman № 13, 14;
• Arial № 12, 13;
• Verdana № 12, 13;
• Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Кроме этого, в ГОСТе указано, что документы можно создавать на обеих сторонах листа (на лицевой и на оборотной). В таком случае ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Как теперь заверять копии документов для инспекции

При проведении налоговой проверки в ряде случаев инспекция может затребовать документы у организации или предпринимателя. Такие документы представляются в виде копий, заверенных проверяемым лицо м п. 2 ст. 93 НК РФ .

Копия документа может быть заверена печатью организации (если она имеется) или штампом.

Выглядеть заверительная надпись может так.

— Налоговый кодекс не требует указания в заверительной надписи сведений о месте хранения документа.

В настоящее время ФНС России разрабатывает требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носител е п. 2 ст. 93 НК РФ , и эти требования также не будут обязывать налогоплательщиков указывать подобные сведения.

Например, подшивка будет содержать копии 20 различных документов из разных мест хранения. В этом случае указывать информацию о месте их хранения будет технически невозможно.

Таким образом, и после 01.07.2017 налоговые органы обязаны будут принимать копии документов без указания мест их хранения.

• инспекторы не имеют права требовать от налогоплательщиков нотариального заверения копий запрошенных документов, если только это прямо не предусмотрено законодательством;

• копии документов можно представить в инспекцию в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщик а ст. 93 НК РФ .

Статья написана по материалам сайтов: e.26-2.ru, www.buhonline.ru, glavkniga.ru.

»