Документы предоставляемые при приеме на работу

Список документов для трудоустройства по ТК РФ

Ст. 65ТК РФ, определяющая список документов при приеме на работу, содержит указание о том, что они предоставляются именно при заключении трудового договора (не ранее, по запросу работодателя).

Предлагаем разделить общий реестр документов на 2 группы:

  • первичные документы для трудоустройства — именно о них идет речь в ст. 65 ТК РФ;
  • требуемые при приеме, помимо указанных в ТК РФ.

Будущий работник — назовем его соискателем — предъявляет работодателю для заключения трудового договора:

  • паспорт гражданина РФ (или документ, удостоверяющий личность);

ВАЖНО! Отсутствие паспорта является исключительным основанием для незамедлительного отказа в заключении трудового договора, тогда как непредставление иных документов, указанных ниже, подобных последствий не влечет.

  • трудовую книжку; данный документ не требуется, когда:
    • работодатель является первым местом работы для соискателя;
    • соискатель поступает на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утрачена или повреждена — в этом случае по письменному заявлению соискателя с указанием причин работодатель вправе завести новую трудовую книжку;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (как и трудовая книжка, при трудоустройстве впервые заводится работодателем либо в случае утери оформляется им заново);
  • документы воинского учета (для лиц мужского пола с 18 лет вплоть до снятия с учета);
  • документ об образовании и (или) о квалификации (аттестат, диплом) или о наличии специальных знаний в конкретных случаях;
  • справку о том, что лицо не подвергалось административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ (с 01.01.2017) – если к выполняемой работе допускаются только такие лица (например, к работе на судне, согласно Кодексу внутреннего водного транспорта РФ (ст. 27), Кодексу торгового мореплавания РФ (ст. 57));
  • справку о судимости, если к работе не допускаются лица с судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию (например, для работы с детьми).

Перечень документов при заключении трудового договора является исчерпывающим.

ВАЖНО! Закон запрещает требовать при заключении трудового договора иные документы.

Однако в отдельных случаях, обоснованных спецификой деятельности, ТК РФ, иными НПА, предусмотрено предоставление дополнительных документов: например, у несовершеннолетних лиц кадровая служба организации может потребовать справку о медицинском осмотре (ст. 266 ТК РФ).

Документы, необходимые при приеме на работу, помимо указанных в ТК РФ

Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу. В него входят:

  • заявление о приеме на работу,
  • фотографии;
  • ИНН;
  • характеристики и рекомендации с прошлых мест работы;
  • справка по форме 2-НДФЛ;
  • свидетельства о заключении брака и рождении детей.

Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.

Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.

  • наличие свидетельств о рождении детей дает возможность оформления соответствующих налоговых вычетов;
  • справка по форме 2-НДФЛ позволяет рассчитать размер среднемесячного заработка работника в случае его командировки и выплаты заработной платы;
  • справка о размере доходов за последние 2 года необходима для начисления пособий.

Таким образом, перечень документов для приема на работу не ограничивается списком, определенным в ст. 65 ТК РФ, и включает намного больше дополнительных сведений, в том числе о личной жизни работника. При этом работодателю следует помнить о том, что мотивированным будет отказ в трудоустройстве только по причине непредставления документа, удостоверяющего личность.

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Перечень предоставляемых документов

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

  • приказа о приеме на работу;
  • приказов о переводах на другую работу;
  • приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

  • о заработной плате;
  • о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

5. Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (ст. 230 НК РФ).

7. Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

8. Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже (Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Обратите внимание

Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

А теперь рассмотрим более подробно, каким образом оформляются копии, выписки из документов и справки и в какие сроки работодатель должен их предоставить работнику.

Копии документов

Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обратите внимание

В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.

Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.

В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.

Это интересно:  Пакет документов необходимый для получения кредита

К сведению

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.

Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:

Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина

Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.

Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.

Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.

Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.

Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.

записи

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Прием работника на работу — порядок оформления и необходимые документы

Действующим законодательством предусмотрен следующий порядок оформления приема на работу в негосударственные организации:

Особенности оформления на работу дистанционного работника (сотрудника)

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Какие документы необходимы для приема на работу

Любой кандидат желая поступить на работу (заключить трудовой договор), сообщает о себе много хорошего: и какой он компетентный, работоспособный и ответственный, и, вообще, очень исполнительный и покладистый. Но для заключения трудового договора одних заверений будущего работника недостаточно. Законодатель предусмотрел определенный перечень документов, которые будущий работник обязан предоставить при заключении трудового договора, а, следовательно, у работодателя есть право требовать от кандидата на должность предоставления таких документов. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (ТК) лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Понятие «иной документ», удостоверяющих личность, ТК не раскрывает. Универсального перечня таких документов, применимого к трудовым отношениям, нет. На практике под иными документами понимаются: свидетельство о рождении; заграничный паспорт — для иностранцев и другие документы;

трудовую книжку;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

В отдельных случаях с учетом специфики работы и личности самого работника Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами может предусматриваться необходимость:

предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, к примеру, водительское удостоверение (при трудоустройстве на должность водителя), разрешение на работу (при приеме на работу иностранного работника) или медицинскую книжку (при работе в сфере торговли, образования, медицины, общепита);

прохождения предварительного (при приеме на работу) медицинского осмотра;

предоставления справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие (имевшие) судимость, подвергающиеся (подвергавшиеся) уголовному преследованию.

В статье 65 ТК особо оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо непредусмотренных ТК, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства РФ.

Например, достаточно часто приходится отвечать на вопросы о необходимости ИНН (свидетельства о присвоении человеку индивидуального номера налогоплательщика). Ознакомившись со статьей 65 Трудового кодекса РФ мы увидим, что об ИНН там нет ни слова, значит — такое требование незаконно.

Также достаточно часто можно встретить объявление о работе с указанием в числе требований наличие постоянной регистрации (прописки) в регионе нахождения работодателя. Такое требование незаконно, если оно не относится к иностранным гражданам.

Что такое локальный нормативный акт

Согласно статье 5 ТК трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой кодекс РФ не содержит определения локальных нормативных актов.

В теории трудового права под локальными нормативными актами (ЛНА) понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Такие акты вправе принимать почти все работодатели (статья 8 ТК).

В некоторых случаях Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает необходимость утверждения локальных нормативных актов.

Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлены требования к форме локального нормативного акта, работодатель определяет ее самостоятельно. Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция. Некоторые специалисты относят к локальным нормативным актам также штатное расписание и график отпусков, которые составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Это утверждение является спорным.

Точка зрения, в соответствии с которой штатное расписание и график отпусков можно считать ЛНА, основана на следующих доводах:

оба документа утверждаются работодателем, т.е. принимаются им согласно статье 8 ТК;

эти документы являются обязательными в силу абз. 3 ч. 2 статьи 57, ч. 2 статьи 123 ТК.

В пользу противоположной точки зрения приводятся следующие аргументы:

штатное расписание и график отпусков не относятся к локальным нормативным актам, поскольку не устанавливают правил поведения, что является одним из главных признаков таких актов;

цель графика — установить очередность предоставления отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК)

штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации

После того, как будущий работник предоставил все необходимые документы, его необходимо ознакомить с документами, которыми регулируется трудовая деятельность кандидата. По правилам статьи 68 ТК до подписания трудового договора с работником, его необходимо ознакомить со следующими документами:

Обязательные для ознакомления:

Правила внутреннего трудового распорядка (сокрещенно — ПВТР), что предусмотрено частью 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ;

Правила обработки, хранения и использования персональных данных работников, что предусмотрено пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ;

локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если работникам организации трудовым договором установлен такой режим, а такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено статьями 57, 101 Трудового кодекса РФ;

локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (если такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено статьей 105 ТК РФ;

Положение об оплате труда (если такой раздел не включен в ПВТР), что предусмотрено статьей 135 Трудового кодекса РФ;

Положение о порядке и размерах возмещения расходов, связанных с командировками (если такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено частью 2 статьи 168 Трудового кодекса РФ;

локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (если такой раздел не включен в ПВТР, а работодатель направляет работников на обучение, переобучение или повышение квалификации), частью 2 статьи 196 Трудового кодекса РФ;

Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (для работников, которым по условиям труда полагаются средства индивидуальной защиты), что предусмотрено статьей 212 Трудового кодекса РФ и пунктом 9 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:

должностная инструкция (если в трудовом договоре нет указания на трудовые обязанности работника);

положение о социальном обеспечении работников;

положение об информационной безопасности;

положение о коммерческой тайне;

положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;

положение о документообороте;

положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;

иные документы, имеющие отношение к трудовой функции работника.

Об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в трудовом договоре, либо в отдельных журналах или ведомостях.

Кроме того, статья 225 Трудового кодекса РФ требует, что для всех поступающих на работу лиц необходимо провести:

обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим;

вводный инструктаж по охране труда;

первичный иструктаж по технике безопасности и по охране труда на рабочем месте.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях — в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.

Невыполнение положений Трудового кодекса РФ в части, касающейся ознакомления работника с локальными нормативными актами, является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность в отношении работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Важно помнить, что своевременное и правильное офомление работника позволит избежать больших штрафов и других претензий гос. органов.

Поэтому если при оформлении работника на работу возникют вопросы, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам, которые помогут определить — какие документы надо оформить, по каким формам, а если организацию или должностных лиц привлекают к административной ответственности — оценят законность и обоснованность действий гос. органов.

Для получения консультаций Вы также можете воспользоваться нашей услугой дистанционного консалтинга.

Статья написана и размещена 06 ноября 2011 года. Дополнена 12.12.2011, 27.07.2012, 31.08.2014, 16.01.2016, 26.10.2018.

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Документы при приеме на работу

Статьи по теме

При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить пакет документов при приеме на работу. Одни документы являются обязательными. Их непредоставление может повлечь отказ в заключении трудового договора для сотрудника и административное наказание для работодателя. Другие документы предоставляются на основе локального соглашения. Организация не вправе применять санкции к работнику за отказ в их предоставлении. В настоящей статье рассмотрим перечень документов при приеме на работу и правила работы с ними.

Обязательные документы при приеме на работу

Перечень документов при приеме на работу установлен ст. 65 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).

Первый в этом списке – это паспорт кандидата на должность (иной документ, удостоверяющий его личность).

Паспорт должен быть у всех граждан РФ, достигших четырнадцатилетнего возраста. Лицам, не достигшим данного возраста, необходимо предъявить свидетельство о рождении.

Если по каким – либо причинам у будущего работника нет паспорта, то заменить его сможет временное удостоверение личности. Такой документ выдается органами ФМС на время оформления общегражданского паспорта. Срок его действия составляет 2 месяца, но впоследствии он может быть продлен. Отказ в трудоустройстве на том основании, что человек предъявляет не паспорт, а такое удостоверение незаконен.

Часто на практике возникают ситуации, что именно работодатель замечает, что у работника просрочен паспорт. Принятие на работу по истекшему паспорту является неправомерным действием. За такое деяние организация может быть привлечена к ответственности. В связи с этим рекомендуем разъяснить работнику о порядке замены паспорта, а оформить с ним трудовые отношения в соответствии с временным удостоверением личности.

Трудовая книжка – это следующий по значимости документ, который предъявляет соискатель при трудоустройстве.

Порядку оформления трудовой книжки ТК РФ посвящает отдельную статью, поскольку только трудовая книжка служит подтверждением трудового стажа работника.

По общему правилу, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, проработавшего в организации больше пяти дней. Однако данное условие не распространяется в отношении кандидатов, принимаемых на работу на условиях совместительства. У совместителей трудовая находится у основного работодателя. А время работы по совместительству фиксируется в трудовой только по желанию человека.

Кстати сказать, если соискатель принимается на работу впервые, то оформляет ему трудовую книжку первый работодатель. Как правило, сотрудник пишет заявление в свободной форме с просьбой оформить ему трудовую книжку. Бланк трудовой приобретается работодателем, но его стоимость может быть вычтена из заработной платы сотрудника (см. пример заявления о выдаче трудовой книжки).

Трудовая книжка, в отличие от большинства других документов при приеме на работе не возвращается сотруднику, а храниться в фирме.

У каждого человека, зарегистрированного в системе обязательного пенсионного страхования, если страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Страховое свидетельство также входит в перечень обязательных документов, необходимых при приеме на работу. Работодателю необходимо знать номер индивидуального лицевого счета кандидата (СНИЛС).

Отметить, что если соискатель устраивается на работу впервые и страховое свидетельство у него отсутствует, СНИЛС оформляется работодателем.

Обязательные документы при приеме на работу в различных ситуациях

Законодатель устанавливает обязательные документы в некоторых случаях. Так, например, военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, должны предъявлять документ воинского учета при приеме на работу.

Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, а для лиц, находящихся в запасе, это, как правило, военный билет.

Отметим, что отсутствие документа воинского учета не может служить основанием для отказа в заключение трудового договора. Однако предупредить соискателя о необходимости представить такой документ все-таки следует.

Если предполагаемая работа требует наличия специальных знаний и подготовки, то при трудоустройстве кандидат должен предъявить документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний. Диплом не хранится у работодателя, с него делается копия и отдается обратно сотруднику.

На практике возникают случаи, когда человек предъявляет явно подложный документ об образовании. Принять по такому диплому организация не имеет право. В случае выявления подделки, необходимо составить акт в произвольной форме, в котором указать:

  • факт предъявления подложного документа при приеме на работу;
  • требование запросить у сотрудника письменных объяснений по данному факту;
  • на период проверки человек отстраняется от выполнения своих трудовых обязанностей.

В случае,если сотрудник будет признан виновным в подделке диплома или аттестата, он может быть уволен по соответствующей статье ТК РФ.

Обязательность в дипломе или иного документа, подтверждающего квалификацию может вытекать из должностной инструкции, принятой в организации. Если, например, в фирме в инструкции для должности юрисконсульта прописано наличие высшего юридического образования, взять на эту позицию можно кандидата с указанной квалификацией.

Однако если будущая работа не требует какой-либо специальной подготовки, то предоставление документа об образовании и квалификации необязательно.

Кроме того, для некоторых категорий должностей перечень обязательных документов, предоставляемых при приеме на работу, включает справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования. Это установлено для лиц, которые будут выполнять деятельностью, к осуществлению которой запрещено привлекать сотрудников, имеющие или имевшие судимость. Самым ярким примером таких сотрудников являются педагогические работники.

Справка об отсутствии судимости выдается органами внутренних дел в установленном законом порядке. Справку запрашивает сам работник, организация не вправе ее получить, только если человек не выдаст своему работодателю нотариальную доверенность.

Форма приказа о приеме на работу (скачать)

Отметим, что законом не обязывает кандидатов предоставлять копии документов при приеме на работу, однако для формирования личного дела сотрудника вы вправе их сделать.

Документы при приеме работы для особых категорий лиц

Существуют некоторые категории работников, в отношении которых установлен особый перечень документов при приеме на работу. Это, прежде всего, касается основных документов.

Так, при приеме лиц, не достигших 14-летнего возраста необходимо получить письменное согласие родителей или лиц, их заменяющих. Без этого документа прием несовершеннолетнего будет незаконным.

Особый порядок предъявления документов предусмотрен для иностранных граждан. Кроме стандартных документов иностранцы предоставляют разрешение на работу или патент. Это обязательный документ, без наличия которого организация не вправе заключить договор с иностранцем.

Для сотрудников, привлекаемых к работе в районах Крайнего Севера, обязательной будет медицинская справка. В ней должно быть прописано, что противопоказания для трудовой деятельности и проживания в районах Крайнего Севера отсутствуют.

Для ряда сотрудников, прежде всего, устраивающихся на государственные и муниципальные должности обязательным является предоставление справки о доходах. Данная справка нужна не только в отношении самого работника, но и его супруга и несовершеннолетних детей. Такая справка требуется, например, при:

  • поступлении на государственную службу;
  • поступлении на муниципальную службу;
  • заключении договора с Центральным банком РФ на ряд должностей;
  • трудоустройстве в государственные корпорации на определенные должности.

Дополнительные документы при приеме на работу

В отдельных случаях у работодателя может возникнуть необходимость расширить перечень обязательных документов при приеме на работу. И такая возможность предусмотрена некоторыми федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Кроме того, работодатель может просто предложить кандидату предъявить дополнительные документы, пояснив, для каких целей они необходимы. Среди таких документов стоит выделить:

  • Заявление о приеме на работу
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН)
  • Справка о доходах соискателя по форме 2-НДФЛ;
  • Фотография работника для оформления личной карточки (личного дела, пропуска и т.д.);
  • Справка о состоянии здоровья кандидата или его медицинская книжка (для некоторых категорий работников данный документ входит в перечень обязательных при трудоустройстве);
  • Документы о семейном положении кандидата и наличии у него детей;
  • Для иностранных граждан регистрация по месту пребывания и др.

Отметим, что работодатель сам определяет перечень дополнительных документов при приеме на работу и, как правило, закрепляет его в локальном нормативном акте организации. Однако требовать от кандидата документы, не предусмотренные законом, либо отказать ему в трудоустройстве по причине их непредставления нельзя.

На практике организации часто просят написать сотрудника заявление о приеме на работу. В нем указывается должность нового сотрудника, а также тот факт, что работник ознакомлен с правилами внутреннего распорядка. Однако нельзя обязать работника написать это заявление. Трудовое законодательство предписывает не заявительный порядок приема, а путем заключения соглашения, т.е. с помощью заключения трудового договора.

Что касается ИНН, то незаконной является практика запрашивания данного документа у всех сотрудников. У человека, не зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, может вообще не быть ИНН (п. 14 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@). Отсутствие данного свидетельства у сотрудника не является каким-либо препятствием для оформления с ним трудовых отношений. Этот факт также не влечет каких-либо неблагоприятных последствий для самого работодателя. Нюанс возникнет при дальнейшем представлении справки 2-НДФЛ в налоговую. В этом случае в ней не надо заполнять поле «ИНН в Российской Федерации». Личность сотрудника налоговая сможет идентифицировать по другим персональным данным.

Кроме того, определен несколько иной перечень документов при приеме на работу совместителей. Так, к обязательным добавляются:

  • Копия трудовой книжки (по причине того, что оригинал хранится по основному месту работы);
  • Справка об условиях труда на основном месте работы (если условия труда на работе по совместительству являются вредными и (или) опасными).

Таким образом, требуемые документы при приеме на работу предусмотрены ТК РФ. Предъявлять дополнительные документы, которые не входят в обязательный перечень, кандидат вправе, но не обязан. Отказ в их предоставлении никак не может быть основанием для отказа в заключение трудового договора с соискателем.

Ответственность организации за прием на работу без необходимых документов

Если работодатель вопреки нормам закона заключил договор без обязательных документов, то к нему могут быть применены санкции. За такое правонарушение организации может быть назначен штраф в размере до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если будет выявлено повторное правонарушение штраф возрастет до 100 тысяч рублей.

Кроме того, для работодателя существуют иные риски. Например, за заключение договора с иностранцем без документов, указанных в законе. К ним относятся разрешение на работу либо патент. За такое деяние фирма может быть подвергнута штрафу в размере до 800 тысяч или даже приостановлению деятельности.

Для фирм, расположенных в Москве, Московской области, Санкт Петербурге и Ленинградской области штраф возрастает до 1 миллиона рублей. При этом наказание в таком объеме предусмотрено за прием одного иностранца.

Учитывая достаточно серьезный размер санкций, работодателю необходимо неукоснительно соблюдать требования к документам при приеме на работу.

Статья написана по материалам сайтов: www.klerk.ru, yuridicheskaya-konsultaciya.ru, www.pro-personal.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector