Полному оформлению подлежат дела

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов дела;

— составление листа-заверителя (подшивается в конце дела);

— составление в необходимых случаях внутренней описи документов (подшивается после титульного листа);

— внесение необходимых уточнений в реквизиты на обложке дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Нумерация листов дела.

1. Для того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

4. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

5. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

8. Если при подготовке документов архивом организации к передаче на государственное хранение в делах выявляются отдельные ошибки в нумерации листов, по согласованию с государственным архивом допускается употребление литерной нумерации листов.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Составление листа-заверителя.

1. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой цифрами и прописью указываются:

— количество пронумерованных листов дела;

— количество листов внутренней описи;

— наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Также оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

2. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

3. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела — на верхнюю часть листа-заверителя наносят полоску клея или клеевой ленты по всей ширине и приклеивают на верхний край обложки.

Составление внутренней описи дела.

1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.

2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются — цифрами и прописью — количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

3. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Полному оформлению подлежат дела

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях, либо ответственный сотрудник общего отдела организации. Формирование дел следует начинать в конце уходящего, либо в самом начале наступающего года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Заголовок на обложку дела переносится полностью из утвержденной номенклатуры.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• по объему дело не должно превышать 200-250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях либо ответственным сотрудником общего отдела организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме,
• нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела,
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела,
• подшивку или переплет дела,
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

• наименование представительного органа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официального принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
• номер дела, — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатуры дел представительного органа;
• дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

• Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.
• Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.
• Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
• Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
• Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
• Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности представительного органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дела к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях: пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Оформление дел

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• · подшивку или переплет дела;
• · нумерацию листов дела;
• · составление листа-заверителя;
• · составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• · внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Оформление обложки дел

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

• · название организации;
• · название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
• · индекс дела по номенклатуре дел;
• · заголовок дела;
• · срок хранения дела или надпись «Хранить постоянно» (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименова-ния государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наимено-вание организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреж-дения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, прото-колов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

• · количество листов в деле;
• · дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
• · архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

Код архива ______________

Код предприятия _________

На _____ лист__

Хранить ___ лет

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Пример обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Обложка без клапанов и завязок с креплением документов в корешке.

Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны с креплением документов в корешке для хранения документации статистической, финансовой и др.

Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны для хранения уникальной и наиболее ценной документации, иллюстративных материалов, чертежей, схем, карт и других документальных материалов в свободном состоянии.

Технические требования к изготовлению обложек следующие:

• • Для изготовления обложек должен применяться картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм по нормативно-технической документации.
• • Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким, гибкость корешка обеспечивается биговкой.
• • Крепление документов в корешке обложек типов А и Б осуществляется шнурами между двумя гребешками, образуемыми проклеенными сгибами корешка с левой и правой внутренних сторон обложки.
• • Ширина каждого гребешка 20 мм, длина должна быть равна длине обложки.
• • На гребешках пробивают по четыре отверстия диаметром 5 мм. Расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия — 42 мм, между отверстиями — 80 мм.
• • В отверстия вставляют два плетеных шнура из хлопчатобумажных или синтетических нитей, не влияющих на сохранность документов, диаметром 3-4 мм и длиной 400 мм каждый, с запрессованными концами, обработанными клеем.
• • Завязки для обложек типов Б и В должны изготавливаться из тесьмы шириной 10 мм, длина концов тесьмы — 200 мм каждый.
• • Завязки крепят на внутренней стороне обложки с выводом концов шнуров через отверстия на внешнюю сторону.
• • Для крепления завязок, приклеивания гребешков, верхнего и нижнего клапанов обложки, для обработки и запрессования концов шнуров применяют синтетический клей, требующий защиты от плесневения.
• • Обрез обложек и клапанов должен быть ровным. Не допускаются заусенцы, выступающие волокна.
• • На обратной стороне каждой обложки внизу должна наноситься маркировка содержания: наименование предприятия-изготовителя или его товарный знак; обозначение настоящего стандарта, цену.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформат-ных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения докумен-тов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами вало-вой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

• · листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
• · фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
• · сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
• · лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• · подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• · подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
• · в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
• · при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумеро-ванных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номе-ров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• · не проводить систематизацию документов в деле,
• · не нумеровать листы дела,
• · не составлять заверительные надписи.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________

Форма Листа-заверителя дела

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указа-нием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах доку-ментов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № __________

Полное и частичное оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела — это комплекс работ по:

· составлению заверительной надписи,

· составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов,

· внесению уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и, соответственно, сроков их хранения, может быть частичным или полным.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, например, в скоросшивателях; в них может не производиться пересистематизация документов внутри дел; листы не нумеруются; заверительные надписи не составляются; сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Дела постоянного и долговременного хранения, свыше 10 лет, подлежат полному оформлению. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу.

Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны (бумажных, пленочных, магнитных и др.), то для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

Оформление таких дел включает:

· переплет или подшивку дела,

· нумерацию листов в деле,

· составление заверительной надписи (листа-заверителя),

· составление внутренней описи дела,

· оформление всех реквизитов обложки.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

37.252.1.220 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам